Czy prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, można posiadać dwa telefony?

Telefon służbowy w kontekście kosztów uzyskania przychodu

Każdy przedsiębiorca posiadający firmowy telefon musi, a zwłaszcza dwa firmowe telefony, musi mieć świadomość, że aby koszty ich zakupu i użytkowania, zaliczone zostały do kosztów uzyskania przychodów, muszą spełniać warunki wydatków ponoszonych w celu uzyskania przychodu. To po stronie przedsiębiorcy będzie leżało w razie kontroli udowodnienie urzędowi skarbowemu, że telefony wykorzystuje wyłącznie do na potrzeby prowadzonej przez siebie jednoosobowej działalności gospodarczej. 

Warto przypomnieć, że zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodu są wydatki, które spełniają łącznie trzy warunki:

• zostały faktycznie poniesione;

• zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;

• nie są zawarte w wykazie kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu w art. 23 ust. 1.

Czy urząd skarbowy może skontrolować posiadanie dwóch telefonów w jednoosobowej działalności gospodarczej?

Kontrola skarbowa ma prawo zweryfikować, czy telefony służbowe wykorzystywane w działalności gospodarczej były użytkowane wyłącznie na potrzeby takiej działalności. Oczywiście w razie odkrycia, że telefony służyły prywatnym rozmowom,przedsiębiorca musi liczyć się z konsekwencjami. A te mogą być różne. 

Po pierwsze przedsiębiorca, który wykorzystywał telefony firmowe do prywatnych celów będzie musiał liczyć się z koniecznością zmniejszenia kosztów uzyskania przychodu o wydatki poniesione na rozmowy prywatne. Może wówczas powstać zaległość podatkowa, do której bezzwłocznego uiszczenia wraz z odsetkami podatkowymi podatnik będzie zobowiązany. 

Kontrola skarbowa może również uznać wykorzystywanie telefonu służbowego do prywatnych celów za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, co wiążę się z odpowiedzialnością karno skarbową przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą. 

Wykorzystywanie prywatnego telefonu w jednoosobowej działalności gospodarczej

Jak pokazuje portal poradnikprzedsiębiorcy.pl, przedsiębiorca, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może także rozważyć, czy do jej celów nie wykorzystywać telefonu prywatnego. Wówczas wydatki, które przedsiębiorca ponosi na rozmowy służbowe wykonywane z użyciem prywatnego telefonu spełniają warunki, aby zostać uznane za koszty uzyskania przychodu. W sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą ma telefony prywatny na abonament, może rozliczyć koszty rozmów firmowych za pomocą telefonicznego billingu rozwój. Sam abonament jednak nie podlega rozliczeniu na firmę. Na firmę nie można także rozliczyć kosztów rozmów wykonywanych z telefonów na kartę, gdzie nie ma możliwości uzyskania bilingów rozmów. 

Podsumowanie

Przepisy polskiego prawa podatkowego dopuszczają wykorzystywanie w jednoosobowej działalności gospodarczej dwóch telefonów. trzeba jednak pamiętać, aby korzystać z nich jedynie do celów służbowych. Inaczej przedsiębiorca naraża się na kary albo nawet na odpowiedzialność karno skarbową. W sytuacji kontroli bowiem, przedsiębiorca musi wykazać, iż oba telefony były wykorzystywane w 100% do celów służbowych, gdyż to niezbędny warunek, który musi zostać spełniony, aby wliczone one zostały do kosztów uzyskania przychodu. Pamiętać trzeba też, że prywatny telefon także może zostać ujęty w kosztach firmowych, jednakże musi to nastąpić na podstawie bilingów telefonicznych.