Od 1 lutego 2026 r. nieodwracalna zmiana w podatkach. Faktur nie wystawisz już w ten sam sposób

Nowe przepisy wchodzą w życie. Firmy szykują się na zmiany w fakturowaniu

Od kilku lat Ministerstwo Finansów zapowiadało gruntowną przebudowę systemu rozliczeń podatkowych w Polsce. Po licznych przesunięciach terminów i konsultacjach z przedsiębiorcami, data wdrożenia nowego obowiązku została już oficjalnie potwierdzona. Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się jednym z kluczowych narzędzi fiskusa, które ma nie tylko uporządkować fakturowanie, ale też skuteczniej walczyć z wyłudzeniami VAT.

Nowe przepisy obejmą wszystkich podatników VAT – od dużych spółek po mikroprzedsiębiorców. System ma działać jako centralna platforma do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych, co w teorii uprości obieg dokumentów i ograniczy liczbę błędów. W praktyce jednak, dla wielu firm oznacza to całkowite przeorganizowanie dotychczasowych procesów księgowych.

Eksperci wskazują, że zmiany mogą być odczuwalne nie tylko dla przedsiębiorców, ale także dla biur rachunkowych, które będą musiały dostosować swoje oprogramowanie do nowych wymogów. Mimo że wdrożenie KSeF ma na celu ograniczenie biurokracji i zwiększenie przejrzystości w rozliczeniach, nie brakuje obaw, że początkowy okres funkcjonowania systemu będzie pełen trudności technicznych i niejasności proceduralnych.

Czy rzeczywiście będzie to ułatwienie, czy raczej początek nowego chaosu w polskich firmach?

KSeF budzi emocje. Przedsiębiorcy i księgowi biją na alarm

Mimo że rząd podkreśla gotowość systemu, wśród przedsiębiorców i księgowych rośnie niepokój. Badania pokazują, że znaczna część firm wciąż nie rozpoczęła przygotowań do wprowadzenia KSeF. Aż 30 proc. przedsiębiorstw nie podjęło jeszcze żadnych działań w tym kierunku, a kolejne 20 proc. przyznaje, że nie do końca rozumie, czym jest nowy system. Widoczne jest zatem jak na dłoni, że polski biznes potrzebuje pilnej edukacji i wsparcia.

Nie lepiej wygląda sytuacja wśród biur rachunkowych. Raport firmy Symfonia wskazuje, że 70 proc. z nich nie rozpoczęło przygotowań do pracy w nowym systemie. Problem w tym, że wielu przedsiębiorców mylnie zakłada, iż to właśnie księgowi zajmą się wdrożeniem KSeF w ich imieniu.

Biuro rachunkowe nie może przejąć odpowiedzialności za wdrożenie KSeF w praktyce biznesowej przedsiębiorcy. Nie uczestniczy ono w procesie sprzedaży ani wystawiania faktur, dlatego wdrożenie systemu to obowiązek samego przedsiębiorcy - wyjaśnił Bogdan Zatorski, ekspert firmy Symfonia:

Obawy budzą również kwestie techniczne. Jak wskazują dostawcy oprogramowania, testowa wersja API systemu wciąż jest rozwijana. Jeden z programistów, cytowany anonimowo przez media branżowe, tłumaczył, że „dopiero teraz pojawiają się kluczowe funkcjonalności, jak wizualizacja faktur, które mają ujednolicić sposób ich prezentacji”. To rodzi pytania o to, czy termin wprowadzenia systemu faktycznie jest realny.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy? Terminy, zasady i wyjątki

Choć w środowisku biznesowym pojawiały się spekulacje o możliwym kolejnym przesunięciu terminu, Ministerstwo Finansów stanowczo zaprzecza takim planom. Resort poinformował, że wszystkie prace nad stabilnością systemu są na końcowym etapie, a przedsiębiorcy powinni skoncentrować się na praktycznym przygotowaniu do zmian.

Zgodnie z przepisami ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur, obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie stopniowo:

• od 1 lutego 2026 roku – dla dużych firm o rocznych obrotach powyżej 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych podatników VAT, w tym małych i średnich przedsiębiorstw,
• od 1 stycznia 2027 roku – dla najmniejszych firm, których sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.

Warto podkreślić, że do końca 2026 roku nie będą nakładane kary za błędy popełnione przy wdrażaniu systemu. To swoisty okres przejściowy, który ma pomóc przedsiębiorcom w przystosowaniu się do nowej rzeczywistości.

Wprowadzenie KSeF ma też szerszy cel – walka z luką podatkową i ograniczenie nadużyć finansowych. Dzięki centralizacji danych fiskus będzie miał natychmiastowy dostęp do informacji o transakcjach między firmami. Z drugiej strony, oznacza to również większą kontrolę państwa nad działalnością gospodarczą, co nie wszystkim się podoba.

Eksperci wskazują, że pierwsze miesiące funkcjonowania systemu mogą być kluczowe. To wtedy okaże się, czy KSeF faktycznie uprości życie przedsiębiorców, czy też stanie się kolejnym biurokratycznym wyzwaniem.

Krajowy System e-Faktur to jedno z największych przedsięwzięć technologicznych w polskim fiskusie od lat. Ma zwiększyć przejrzystość, ograniczyć wyłudzenia VAT i usprawnić obieg dokumentów. Jednak, jak pokazują dane, znaczna część firm wciąż nie jest gotowa na jego wprowadzenie. Czasu pozostaje coraz mniej, a 1 lutego 2026 roku zbliża się nieubłaganie.