Tych dokumentów nie wyrzucaj przez 5 lat. Wielu Polaków wciąż nie ma o tym pojęcia

Dlaczego to ważne, aby przechowywać dokumenty?

Obecnie, kiedy wiele formalności załatwia się elektronicznie, a dokumenty często wydają się jedynie niepotrzebną makulaturą, łatwo jest zapomnieć o konieczności ich archiwizacji. Mimo wszystko taka dokumentacja bywa przydatna, a nawet konieczna w celu potwierdzenia jakiejś transakcji, zabezpieczenia w sytuacjach spornych lub podczas ubiegania się o różne formy wsparcia finansowego.

W wielu przypadkach obowiązuje konieczność przechowywania tego typu dokumentów przez określony czas, zwykle wynoszący co najmniej pięć lat. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym miało miejsce zdarzenie potwierdzone dokumentacją. Oznacza to, że dokumenty dotyczące danego okresu warto zachować do końca piątego roku następującego po roku, którego dotyczą. Brak odpowiednich zaświadczeń lub dowodów może skutkować nie tylko komplikacjami proceduralnymi, ale także konsekwencjami finansowymi, takimi jak dodatkowe opłaty czy kary.

Dlatego warto podchodzić do przechowywania ważnych dokumentów z pełną świadomością i zadbać o ich odpowiednią organizację oraz bezpieczeństwo. Zaniedbanie tego aspektu może sprawić, że w krytycznych momentach nie będzie możliwości udokumentowania kluczowych informacji.  Które dokumenty należy bezwzględnie zachować? 

ZOBACZ TEŻ: Nowa tablica alimentacyjna wywołała trzęsienie ziemi. Znamy stawki przypadające na dziecko

Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty w domu?

Przechowywanie ważnych dokumentów w domu zajmuje trochę miejsca i może być uciążliwe, jednakże można zastosować kilka chwytów, które zapewnią bezpieczeństwo oraz łatwy dostęp do potrzebnych danych. Warto pamiętać, że zarówno dokumenty papierowe, jak i elektroniczne muszą być przechowywane w stanie czytelnym i możliwym do okazania na żądanie organów kontrolnych.

Na co trzeba zwracać uwagę podczas przechowywania? 

• Wybór odpowiedniego miejsca
  Najlepszym miejscem do przechowywania dokumentów jest sucha, chłodna i dobrze wentylowana przestrzeń, z dala od źródeł wilgoci i bezpośredniego światła słonecznego, które mogą przyspieszać procesy niszczenia papieru. Dobrze sprawdzają się specjalne segregatory, pudła archiwizacyjne lub metalowe szafki z zamkiem.
• Porządek i systematyka
  Aby nie tracić czasu na szukanie ważnych dokumentów, warto je systematycznie segregować według kategorii: podatkowe, umowy, faktury, zaświadczenia, dokumenty ZUS itd. Można stosować etykiety i spisy zawartości, co znacznie ułatwi ich odnalezienie.
• Dokumenty elektroniczne
  W dobie cyfryzacji coraz więcej dokumentów przesyłanych jest w formie elektronicznej. Należy zadbać o ich bezpieczeństwo, tworząc kopie zapasowe na nośnikach zewnętrznych lub w zabezpieczonej chmurze. Kluczowe jest, by pliki były kompletne, czytelne i możliwe do zweryfikowania.
• Regularne przeglądy
  Co pewien czas warto przeglądać zarchiwizowane dokumenty, by usuwać te, które straciły już swoją ważność (po upływie okresu przechowywania), oraz upewnić się, że pozostałe są w dobrym stanie.
•  Konsultacje z ekspertami
  W przypadku wątpliwości dotyczących terminów przechowywania lub rodzaju dokumentów najlepiej skonsultować się z księgowym albo doradcą podatkowym. To pozwoli uniknąć kosztownych błędów.

Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że niektóre dokumenty należy trzymać przez pięć lat, a nawet i dłużej. Planując porządki wśród papierów, lepiej sprawdzić wcześniej, które z nich należy zachować — ich zbyt wczesne wyrzucenie może przysporzyć sporych kłopotów, zwłaszcza jeśli pojawi się kontrola skarbowa.

Te dokumenty trzeba przechowywać przez 5 lat

Jakie dokumenty trzeba przechowywać przez 5 lat i jakie mogą być konsekwencje ich braku? Trzeba pilnować przede wszystkim dokumentów podatkowych i finansowych. Zgodnie z ordynacją podatkową, większość dokumentów związanych z rozliczeniami podatkowymi, w tym PIT-ami, należy przechowywać przez okres 5 lat, liczony od końca roku, w którym złożono deklarację. Wśród nich można wymienić: 

• paski wynagrodzeń — potwierdzają wysokość uzyskanego dochodu;
• umowy zlecenia i o dzieło, rachunki oraz faktury — ważne dla osób wykonujących prace na podstawie umów cywilnoprawnych;
• dokumenty potwierdzające ulgi podatkowe — np. faktury za internet, zakup materiałów budowlanych przy termomodernizacji czy rachunki za leki;
• zaświadczenia urzędowe — takie jak potwierdzenia zapłaty zaliczek na podatek.

Natomiast jeżeli chodzi o dokumentację działalności gospodarczej — przedsiębiorcy mają znacznie szerszy katalog obowiązkowych dokumentów, które muszą przechowywać:

• księgi rachunkowe i ewidencje VAT;
• dowody księgowe i potwierdzenia przeprowadzonych transakcji;
• faktury sprzedażowe i zakupowe — istotne w kontekście kosztów uzyskania przychodu.

Dokumenty dotyczące ubezpieczeń społecznych (ZUS, KRUS), takie jak potwierdzenia przebiegu ubezpieczenia, należy przechowywać nawet do 20 lat, a niekiedy aż do momentu przejścia na emeryturę.

Nieprzestrzeganie wymogów przechowywania dokumentów może prowadzić do poważnych konsekwencji, są to między innymi problemy podczas kontroli skarbowej, gdzie brak odpowiedniej dokumentacji może skutkować nałożeniem kar i koniecznością zapłaty zaległych podatków wraz z odsetkami. Zachodzi również ryzyko utraty możliwości skorzystania z ulg podatkowych, jeśli brak jest potwierdzenia ich zasadności. Do tego dochodzą trudności w dochodzeniu swoich praw, np. w sporach z pracodawcą lub w procesach sądowych, gdy nie ma dowodów potwierdzających zatrudnienie lub wysokość wynagrodzenia oraz problemy przy ubieganiu się o kredyt, lub pożyczkę, gdzie banki wymagają dokumentów potwierdzających dochody i historię zatrudnienia.

Świadome i odpowiedzialne przechowywanie dokumentów to element zarządzania finansami osobistymi i firmowymi, który może uchronić nas przed wieloma problemami. Zachowanie dokumentów przez wymagany czas i stosowanie się do zasad ich archiwizacji to inwestycja w bezpieczeństwo i spokój na przyszłość.