Koniec zbędnej biurokracji. Nawrocki podpisał ustawę, Polacy wolni od uciążliwego obowiązku
Wielu Polaków czekało na ten moment od lat. Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy, która ma realnie odciążyć działy kadr i księgowości. Nowe przepisy, będące efektem działań Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, to krok w kierunku usprawnienia procedur i większej digitalizacji procesów w firmach.
ZUS likwiduje uciążliwy obowiązek
Do tej pory, mimo nowoczesnych form komunikacji i pełnej cyfryzacji obiegu dokumentów w ZUS, istniał pięcioletni obowiązek archiwizacji papierowej wersji zgłoszenia. To generowało ogromne koszty i wymagało fizycznej przestrzeni magazynowej, szczególnie w dużych przedsiębiorstwach. Polskie firmy były zobowiązane do utrzymywania podwójnego obiegu: cyfrowego dla ZUS i papierowego dla własnego archiwum.
Sejm jednogłośnie uchwalił nowelizację ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, likwidującą kłopotliwy obowiązek dla przedsiębiorców, a ta trafiła z Senatu na biurko Karola Nawrockiego. Prezydent przychylił się do decyzji o wprowadzeniu nowego rozwiązania i ograniczeniu “papierologii”, wskutek czego nowe przepisy wejdą w życie po opublikowaniu w Dzienniku Ustaw. Ostateczne usunięcie tego obowiązku jest odpowiedzią na wieloletnie apele środowisk biznesowych. Wprowadzenie nowej regulacji ma charakter deregulacyjny i jest częścią szerszego planu upraszczania prawa gospodarczego w Polsce. Jaki wpływ na koszty pracy będzie miało usunięcie tego wymogu?
Zmiany w ZUS: jakie będą koszty pracy?
Nowelizacja przepisów oznacza dla przedsiębiorców, że w przypadku przekazywania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego nie będą już musieli przechowywać ich dodatkowo w formie pisemnej, opatrzonej własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej. W skrócie, jeśli przedsiębiorca wyśle zgłoszenie do ZUS w formie pliku (na przykład przez PUE ZUS), ten plik elektroniczny staje się jedynym i wystarczającym dowodem.
Szacuje się, że koszty związane z przechowywaniem dokumentów to nie tylko przestrzeń fizyczna, ale także czas pracy poświęcony na archiwizowanie, katalogowanie i ewentualne odnajdywanie papierowej dokumentacji. Ustawodawca, dążąc do ułatwienia prowadzenia działalności, kierował się zasadą minimalizacji obciążeń biurokratycznych dla firm.
Ten proces nie jest odosobniony: na przykład, w latach 2007-2017 minimalny okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został skrócony z 50 do 10 lat, a w 2019 roku wszedł w życie mechanizm, który pozwala skrócić ten okres jeszcze bardziej, pod warunkiem prowadzenia przez pracodawcę akt w formie elektronicznej. Zmiany w ZUS wpisują się w ten trend, choć dotyczą innego typu dokumentów.
Eliminacja obowiązku papierowej archiwizacji jest szczególnie ważna dla firm zatrudniających dużą liczbę pracowników, gdzie comiesięczne drukowanie i archiwizowanie setek zgłoszeń stanowiło poważne wyzwanie logistyczne. Jak w obliczu zmian będzie wyglądała praca działów kadrowych?
Jak zmieni się praca działów kadrowych w ZUS?
Bezpośrednie konsekwencje nowelizacji odczują przede wszystkim działy kadr i księgowości oraz biura rachunkowe, które obsługują klientów. Od momentu wejścia w życie ustawy, proces zgłaszania nowego pracownika lub zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych zostanie skrócony o etap drukowania, uzyskania fizycznego podpisu i zorganizowania archiwum dla dokumentu ZUS ZUA.
O ile samo wysłanie zgłoszenia elektronicznie przez program Płatnik czy PUE ZUS nie było problematyczne, to obowiązek przechowywania przez pięć lat pisemnych zgłoszeń z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej wymuszał na pracodawcach stałe utrzymywanie tego archaicznego procesu. Nowe zasady wprowadzają większą efektywność operacyjną (operacyjność firmy), zmniejszają zużycie materiałów biurowych i redukują czas poświęcony na fizyczne zarządzanie dokumentami.
