Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie? Zdradzamy jak zgodnie z prawem wnioskować o urlop na żądanie i jakie konsekwencje są z tym związane

Urlop na żądanie – podstawa prawna oraz wymiar

Kwestia urlopu na żądanie została rozwiązana w Kodeksie Pracy, a dokładniej w artykule 167. Wymiar urlopu na żądanie określony został na 4 dni. Co ciekawe, nie ulega on zmniejszeniu ze względu na wymiar czasu pracy, oznacza to, że zarówno na pełnym etacie, jak i na połowie, czy nawet 1/4 możemy w ciągu roku skorzystać z 4 dni płatnego urlopu na nieprzewidziane okoliczności. Prawo do urlopu na żądanie ma każdy pracownik zatrudniony w ramach umowy o pracę. Warto jednak pamiętać, że na limit określony w ustawie nie wpływa liczba pracodawców w ciągu roku. Zgodnie z prawem urlop na żądanie przysługuje nam 4 razy do roku. Oznacza to, że jeżeli u jednego pracodawcy wykorzystamy cały „żądaniowy przydział”, to po zmianie miejsca pracy nie będą nam przysługiwały dni wolnego „na już”, nawet jeżeli będziemy dysponowali urlopem wypoczynkowym.

Warto wiedzieć, że te 4 dni przewidziane w KP jako urlop na żądanie nie są dodatkowymi dniami wolnymi. Każda zgłoszona UŻ-ta pomniejsza nasz wymiar urlopu wypoczynkowego o jeden dzień. Warto także pamiętać, że urlopy na żądanie „nie przechodzą” na kolejny rok. Jeżeli nie wykorzystamy lub nie w pełni wykorzystamy dni przewidziane jako wolne na żądanie w tym roku kalendarzowym, nie będzie to oznaczało, że w przyszłym będziemy ich mieli więcej. Po prostu niewykorzystane UŻ-ty staną się niewykorzystanym urlopem wypoczynkowym.

Przykład: Pani Karolina w 2019 roku miała prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego. Wykorzystała z niego 13 dni podczas wakacji na Sycylii. W ciągu poprzedniego roku zgłosiła także 2 razy urlop na żądanie. Na 2020 rok przeszło jej 5 dni urlopu wypoczynkowego, co oznacza, że ma do wykorzystania w tym roku 25 dni urlopu (zakładamy, że staż pracy nie zwiększa w tym roku wymiaru urlopu), w tym 4 dni urlopu na żądanie. Pani Karolina nie ma żadnych dodatkowych „użetek” w związku z tym, że poprzednim roku wykorzystała tylko 2 z 4 możliwych.

Istotną informacją, o której niewielu wie jest fakt, że mamy pełne prawo zgłosić od razu zapotrzebowanie na „pełen pakiet” na żądanie. Oznacza to, że w nagłej i niespodziewanej sytuacji możemy zadzwonić do pracodawcy i zawnioskować o 4 dni urlopu na żądanie. Warto również podkreślić, że nie mamy żadnego obowiązku informowania pracodawcy o powodzie urlopu – jest to jednak dobra praktyka grzecznościowa, która wzmacnia budowanie relacji z szefostwem.

Jak i kiedy zgłosić urlop na żądanie?

De iure urlop na żądanie nie wymaga składania papierowego wniosku. Kodeks Pracy wskazuje jedynie na „skuteczny sposób”, oznacza to, że o potrzebie wzięcia wolnego możemy poinformować pracodawcę mailowo, telefonicznie, SMS-em, czy faxem. W praktyce i tak najczęściej po powrocie do pracy będziemy musieli wypełnić i podpisać stosowny wniosek – czy to w elektronicznym systemie ewidencjonującym czas pracy, czy na papierowym druku. Pracodawcy tłumaczą to koniecznością udokumentowania wymiaru pracy.

Urlop na żądanie powinien z zasady zostać zgłoszony przed rozpoczęciem dnia pracy. Ustawa nie precyzuje czy ma to być doba, czy wystarczy godzina przed planowym rozpoczęciem pracy. Mimo wszystko pracodawca ma prawo w wewnętrznym regulaminie określić w jakich godzinach należy zgłaszać urlopy na żądanie.

Urlop na żądanie musi być zgłoszony przed rozpoczęciem pracy. Oznacza, że gdy zaczynamy pracę o 9.00 i do niej nie przyjdziemy, a następnie o 17.00 poinformujemy szefa, że skorzystaliśmy z urlopu na żądanie, możemy liczyć się z nieusprawiedliwioną nieobecnością i konsekwencjami, a w grę wchodzi nawet zwolnienie dyscyplinarne.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Tak. Pracodawca ma prawo nie udzielić urlopu na żądanie. Na szczęście – ma do tego ograniczone podstawy. Z zasady obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie (maksymalnie 4 dni w roku) wolnego w nagłych sytuacjach. Odmowa udzielenia UŻ wynikać musi z art. 100 par. 2. Pkt 4 Kodeksu Pracy, czyli aby UŻ nie został udzielony musi być zagrożony interes firmy lub zaistnieć inna, wcześniej nieprzewidziana sytuacja. UŻ może także zostać nieudzielony, jeżeli istnieje ryzyko przerwania ciągłości pracy w firmie – mówimy o nim najczęściej, gdy jest środek sezonu urlopowego, a dodatkowo wielu pracowników jest na zwolnieniach lekarskich. Wówczas zasada „wszystkie ręce na pokład” może być powodem odmowy przyznania urlopu na żądanie.

Urlop na żądanie w pigułce

UŻ można zgłosić maksymalnie 4 razy w roku, nie ma jednak zapisu mówiącego, że ma być to jeden dzień.Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu na żądanie, odmowa jest zarezerwowana dla naprawdę wyjątkowych sytuacji.Każdy dzień urlopu na żądanie pomniejsza pulę z dni urlopu wypoczynkowego.