Praca zdalna: 7 kwietnia wchodzą w życie nowe przepisy. Co to oznacza dla pracodawcy i pracownika

Definicja pracy zdalnej wreszcie w Kodeksie pracy

Przypomnijmy, iż nowelizację kodeksu pracy i innych ustaw zawierających przepisy regulujące zatrudnienie parlament uchwalił 1 grudnia 2022 roku. Została ona opublikowana w Dzienniku Ustaw 6 lutego, a vacatio legis wyniosło dwa miesiące, po to, by dać pracodawcom więcej czasu na przygotowanie się do zmian.

Z dniem 7 kwietnia uchylony zostanie rozdział dotyczący telepracy. Teraz pojawi się definicja pracy zdalnej, którą ustawodawca tłumaczy jako wykonywanie obowiązków w całości bądź częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (konieczne jest złożenie wniosku), w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W praktyce oznacza to, że jeśli pracownik w trakcie wykonywania obowiązków zawodowych przeniesie się np. do kawiarni, będzie to niezgodne z obowiązującymi przepisami. Każda zmiana świadczenia pracy w sposób zdalny powinna być uzgadniana z pracodawcą.

Czy pracodawca zawsze musi zezwolić na zdalną pracę?

Nowe przepisy zakładają, że praca zdalna może być wprowadzona już przy samym podpisywaniu pierwszej umowy, jak i uzgodniona z pracodawcą w trakcie trwania zatrudnienia. Jednak nie w każdym przypadku szef musi wyrazić zgodę na home office. Tyczy się to sytuacji, w których warunki techniczne i lokalowe na to nie pozwalają lub wykonywanie obowiązków zdalnie nie jest możliwe przez wzgląd na charakter pracy (np. jest ona szczególnie niebezpieczna).

Z inicjatywą przejścia na home office może wyjść też sam pracodawca. Chodzi o przypadki takie jak:

• obowiązywanie stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego lub epidemii, a także okres trzech miesięcy po ich odwołaniu;
• zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu nie jest możliwe ze względu na działanie siły wyższej (np. pożar).

Wspomnieć również należy, że od 7 kwietnia każdy pracownik zyska prawo do 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku. Chodzi o ułatwienie sytuacji życiowej w sytuacji, w której u pracownika wystąpiły okoliczności incydentalne, uzasadnione wyłącznie jego potrzebą np. konieczność opieki nad chorym członkiem rodziny.

Możliwe kontrole również w domach pracowników

Państwowa Inspekcja Pracy może przeprowadzić kontrolę również u tej osoby, która zdalnie wykonuje obowiązki zawodowe. Takie wizytacje, ze względów logistycznych, raczej nie obejmą wszystkich pracowników. Należy się ich jednak spodziewać w przypadku, gdy dojdzie do ciężkiego lub śmiertelnego wypadku z udziałem pracownika zdalnego. 

Nowe obowiązki dla pracodawców

Pracodawca ma przede wszystkim obowiązek określenia zasad dla zdalnego wykonywania obowiązków w swoim zakładzie pracy. Chodzi w tym przypadku o m.in. zwracanie kosztów pracy zdalnej oraz jej ekwiwalentu lub ryczałtu, porozumiewanie się pracodawcy i pracownika, kontrolę w zakresie wykonywania pracy i jej bezpieczeństwa. Poza teoretycznymi zasadami jest też ich praktyczna realizacja, bo pracodawca ma zapewnić pracownikowi odpowiedni sprzęt, umożliwić jego serwis i konserwację czy też pokryć koszty z tym związane oraz ze zużyciem energii elektrycznej/usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy z domu. Jeśli chodzi o zwrot kosztów, to w ustawie dokładnie nie określono, w jaki sposób ma to nastąpić. Ustalenia w tej kwestii leżą zatem po stronie pracodawcy.