Komu należy się odprawa pośmiertna? Taka kwota trafia do rodziny lub spadkobierców

Obowiązki pracodawcy po śmierci pracownika

Moment śmierci pracownika jest równoznaczny z wygaśnięciem stosunku pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy, umowa kończy się automatycznie w dniu zgonu. Pracodawca nie musi składać żadnego oświadczenia o wypowiedzeniu czy rozwiązaniu umowy. Jego obowiązkiem jest jednak uporządkowanie formalności. Po otrzymaniu aktu zgonu, firma musi jak najszybciej wyrejestrować zmarłego pracownika z ubezpieczeń społecznych w ZUS, składając formularz ZUS ZWUA. Niezbędne jest również przygotowanie i wydanie rodzinie świadectwa pracy. To kluczowy dokument, który potwierdza przebieg zatrudnienia. 

Na pracodawcy ciąży także obowiązek rozliczenia wszelkich należności, jakie przysługiwały pracownikowi do dnia śmierci. Chodzi tu przede wszystkim o niewypłacone wynagrodzenie za pracę oraz ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Te należności, określane jako prawa majątkowe ze stosunku pracy, wchodzą w skład masy spadkowej i są wypłacane spadkobiercom na zasadach ogólnych prawa cywilnego. Czym innym jest jednak specyficzne świadczenie, jakim jest odprawa pośmiertna.

Czym jest odprawa pośmiertna?

Odprawa pośmiertna to specjalne, jednorazowe świadczenie pieniężne, którego zasady przyznawania reguluje art. 93 Kodeksu pracy. Co istotne, nie wchodzi ona do masy spadkowej. Oznacza to, że nie podlega dziedziczeniu na zasadach ogólnych i nie jest wypłacana wszystkim spadkobiercom. Prawo do odprawy mają ściśle określone osoby. 

Pierwszeństwo ma zawsze małżonek zmarłego pracownika. Poza nim, uprawnieni są także inni członkowie rodziny, ale tylko tacy, którzy spełniają warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. W praktyce dotyczy to najczęściej dzieci do ukończenia 16. roku życia (lub 25. roku życia, jeśli kontynuują naukę) oraz ewentualnie rodziców, jeśli pracownik bezpośrednio przed śmiercią ich utrzymywał. 

Jeżeli do świadczenia uprawnionych jest kilku członków rodziny, na przykład małżonek i dwoje dzieci, kwotę odprawy dzieli się między nich w równych częściach.

Ile wynosi odprawa pośmiertna i kiedy firma jej nie zapłaci?

Wysokość odprawy pośmiertnej zależy wyłącznie od jednego czynnika: stażu pracy pracownika u danego pracodawcy. Kodeks pracy precyzyjnie określa widełki:

• Jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat, rodzina otrzyma równowartość jednomiesięcznego wynagrodzenia. 
• Przy stażu wynoszącym co najmniej 10 lat, ale krótszym niż 15 lat, odprawa wzrasta do wysokości 1,5-miesięcznej pensji.
• Najwyższe świadczenie, czyli trzykrotność miesięcznego wynagrodzenia, przysługuje rodzinie, jeśli zmarły pracownik przepracował w firmie co najmniej 15 lat. Wysokość świadczenia oblicza się na zasadach analogicznych jak przy ustalaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. 

Warto podkreślić, że odprawa pośmiertna jest zwolniona zarówno z podatku dochodowego (PIT), jak i ze składek ZUS. Rodzina otrzymuje więc pełną wyliczoną kwotę. Istnieje jednak jeden kluczowy wyjątek, który zwalnia pracodawcę z tego obowiązku. Jak wskazuje art. 93 § 7 K.p., firma nie musi wypłacać odprawy, jeżeli sama ubezpieczyła pracownika na życie. Warunkiem jest jednak, aby odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela (np. z polisy grupowej) nie było niższe niż kwota odprawy pośmiertnej. Jeśli okaże się niższe, pracodawca jest zobowiązany wypłacić rodzinie tylko różnicę.