Nie wykorzystałeś urlopu w 2025 roku? Oto co mówi prawo, firmy mogą się doigrać

Urlop wypoczynkowy to nie przywilej, a obowiązek pracodawcy

Zbliża się koniec roku, a wraz z nim powraca temat niewykorzystanego urlopu. Wielu pracodawców w tym czasie delikatnie zachęca swoich pracowników do wzięcia przysługujących dni wolnych - nie bez powodu. Podstawowe prawo do urlopu wypoczynkowego jest jedną z fundamentalnych zasad polskiego prawa pracy, uregulowaną w Kodeksie pracy. Urlop ten ma na celu regenerację sił pracownika, jest prawem niezbywalnym i nie można się go zrzec. Prawo do urlopu nabywa się z upływem każdego roku kalendarzowego, a wymiar urlopu jest uzależniony od stażu pracy. Choć to pracownik składa wniosek o urlop, należy pamiętać, że to pracodawca ostatecznie decyduje o jego terminie, uwzględniając jednocześnie wnioski pracownika oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Standardowa długość urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni (przy stażu pracy krótszym niż 10 lat) lub 26 dni (przy stażu co najmniej 10 lat). Co kluczowe, urlopu wypoczynkowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, wyłączając niedziele, święta oraz dni wolne od pracy wynikające z rozkładu w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Co ważne, pracownik w ramach przysługującego urlopu wypoczynkowego może wykorzystać 4 dni jako urlop na żądanie. Dni te nie przechodzą na kolejny rok - jeśli nie zostaną wykorzystane, zostaną zaliczone do standardowego urlopu wypoczynkowego w następnym roku.

Tworzenie rezerw na niewykorzystany urlop obciąża wyniki finansowe firmy, a odejście pracownika wiąże się z koniecznością wypłaty ekwiwalentu, co generuje dodatkowe koszty. Dlatego wykorzystanie urlopu jeszcze przed końcem roku przynosi wymierne korzyści - nie tylko dla pracownika, który może odpocząć, ale także dla samej firmy. Ignorowanie przepisów w tym zakresie może jednak słono kosztować przedsiębiorstwa, narażając je na konsekwencje finansowe i prawne, a przy tym wywołując frustrację wśród personelu.

Zaległy urlop wypoczynkowy. Co zrobić, gdy firma zbyt długo zwleka z przyznaniem urlopu?

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy to, mówiąc najprościej, ta część przysługującego urlopu za dany rok kalendarzowy, która nie została odebrana przez pracownika do końca tego roku. W praktyce oznacza to, że z dniem 1 stycznia danego roku staje się on urlopem zaległym. Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi tego zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. 

W sytuacji, gdy stosunek pracy ustaje, pracownik ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jest to świadczenie, które pracodawca musi wypłacić w dniu zakończenia umowy, jeśli pracownikowi zostały jeszcze jakieś dni urlopowe, niezależnie od tego, czy są to dni bieżące, czy zaległe. Prawo do tego ekwiwalentu dotyczy urlopu za dany rok i lat ubiegłych, byleby nie doszło do przedawnienia roszczenia.

Choć niewykorzystanie urlopu w terminie jest formalnie naruszeniem przepisów, sam pracownik nie ponosi z tego tytułu kary. Odpowiedzialność spoczywa głównie na pracodawcy, który jest zobowiązany prawnie do terminowego udzielenia urlopu. Jeśli pracodawca nie dopilnuje terminu do końca września, podlega karze grzywny. Jest to moment, w którym teoretycznie spokojna kwestia staje się potencjalnym polem konfliktu i ryzyka prawnego dla firmy.

Co z zaległym urlopem wypoczynkowym? Prawo jest jasne, ale firmy wciąż ryzykują

W obliczu restrykcyjnych regulacji prawnych oraz ryzyka wysokich kar finansowych, polityka urlopowa w firmach wymaga szczególnej staranności. Pracodawcy muszą pamiętać, że niewykorzystany urlop to nie tylko kwestia formalna - to ustawowy obowiązek, który trzeba zrealizować w ściśle określonym terminie, czyli do 30 września.  Prawo w tej kwestii nie pozostawia pola do dowolnej interpretacji.

Co grozi przedsiębiorcy, który nie udzieli zaległego urlopu wypoczynkowego na czas? Takie zaniedbanie stanowi naruszenie przepisów Kodeksu pracy i może skutkować nałożeniem przez Państwową Inspekcję Pracy kary grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł.

Należy przy tym pamiętać, że roszczenia pracownika o urlop wypoczynkowy, w tym o ekwiwalent za niewykorzystany urlop, przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Oznacza to, że jeśli pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu, pracownik ma trzy lata na dochodzenie swoich praw, co jest niezwykle ważnym zabezpieczeniem dla personelu i dodatkowym obciążeniem prawnym dla przedsiębiorstwa.