Kiedy przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiać faktury VAT?

Czym jest faktura

Faktura to podstawowy dowód zakupu i sprzedaży. Ustawa o VAT określa ją jako „dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej”. Wymienia też szczegółowo, co faktura musi zawierać.

Co zawiera faktura?

Ustawa o VAT wymienia 24 punkty opisujące możliwą zawartość faktur. Co więcej, poprawnie wystawiona faktura musi być wystawiona zgodnie z ustawowym opisem; nie są to zalecenia, lecz wymóg.

Najważniejsze punkty w każdej fakturze to:

1.   dane identyfikujące dokument (data wystawienia, nazwa dokumentu „faktura” i jej numer),

2.    dane wystawcy i odbiorcy faktury (imię i nazwisko/nazwa, adres, ewentualnie NIP lub PESEL),

3.    dość dokładny opis sprzedaży lub usługi,

4.    szczegóły płatności (cena jednostkową netto, wartość sprzedaży netto, stawka VAT, suma wartości sprzedaży netto – z podziałem na różne stawki podatku, suma brutto).

Kto wystawia fakturę VAT?

Jedynie czynny płatnik VAT może wystawić taką fakturę. Dzięki dokumentowi nabywca towaru lub usługi ma prawo do odliczania podatku zapłaconego przy zakupie. Podatek na podstawie faktury odliczyć może tylko płatnik VAT.

Kiedy przedsiębiorca nie wystawia faktury?

Przedstawmy teraz sytuacje, kiedy przedsiębiorca, będący płatnikiem VAT, nie musi dokumentować sprzedaży fakturą VAT.

Po pierwsze przedsiębiorca nie wystawia faktury nabywcy, który jest ostatecznym konsumentem towaru lub usługi, chyba że ten jej zażąda. Faktura VAT nie umożliwi nabywcy, który jest osobą fizyczną niepłacącą VAT, odliczenia tego podatku. Dlatego fakturę w tym przypadku należy wystawić wyłącznie na żądanie takiej osoby. Oczywiście, sprzedający musi udokumentować każdą sprzedaż, lecz w przypadku konsumenta ostatecznego wystarczy paragon fiskalny lub rachunek.

Jak mówi ustawa o VAT, na wyraźne żądanie nabywcy zgłoszone w ciągu trzech miesięcy, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę bądź otrzymano zapłatę, sprzedawca musi wystawić mu fakturę.

Kolejnym wyjątkiem jest sytuacja, kiedy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo kwoty 100 euro, a transakcję udokumentowano paragonem zawierającym NIP nabywcy. Sprzedawca nie tylko nie musi, ale nawet nie może wystawić do takiego paragonu faktury. Zgodnie z ustawą o VAT w takich wypadkach paragon z NIP jest traktowany jako faktura uproszczona i nie można do tej transakcji wystawić drugiej faktury, nawet jeśli nabywca tego zażąda. Należy jednak zastrzec, że nie dotyczy to m.in. sprzedaży wysyłkowej.

Ponadto przedsiębiorca nie wystawia też faktury, kiedy podczas sprzedaży sam nie występuje jako podatnik VAT. Dzieje się tak np. podczas sprzedaży jego majątku prywatnego, podczas której to czynności nie jest przecież rozliczany VAT.