Jak rozliczyć delegację zagraniczną?
pixabay.com
Autor Magdalena Chajzler - 3 Stycznia 2021

Jak rozliczyć delegację zagraniczną?

Czym różni się oddelegowanie od podróży służbowej? Jak należy udokumentować delegację zagraniczną? Które z kosztów pokryje pracodawca, a jakich nie opłaci?

Delegacja a podróż służbowa

Do oddelegowania pracownika dochodzi wówczas, gdy pracodawca przydzieli pracownika do wykonania pracy na określony czas do innej, niż wskazana w umowie o pracę, miejscowości. Może to nastąpić poprzez podpisanie aneksu do umowy o pracę, ponieważ zmienia się miejsce wykonywania pracy.

Natomiast podróż służbowa to podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jego pracy.

Podczas oddelegowania czy zmiany miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, które dostępne są dla pracowników udających się w podróż służbową.

Dieta w delegacji zagranicznej

Wysokość diety w delegacji zagranicznej zależy od kraju, do którego pracownik odbywa podróż służbową. Co do zasady, za każdą dobę delegacji zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości, z kolei za niepełną dobę podróży przysługuje odpowiednio:

  • 1/3 diety zagranicznej – do 8 godzin,
  • 1/2 diety zagranicznej – od 8 do 12 godzin,
  • dieta w pełnej wysokości – ponad 12 godzin.

Jeśli pracodawca zapewnia częściowe wyżywienie, pracownikowi przysługuje:

  • 15% diety – śniadanie,
  • 30% diety – obiad,
  • 30% diety – kolacja.

Nocleg w delegacji zagranicznej

Aby otrzymać zwrot kosztów poniesionych za nocleg w delegacji zagranicznej, pracownik musi przedłożyć pracodawcy faktury i rachunki. Jeśli tego nie zrobi, przysługuje mu jedynie 25% limitu ryczałtu za nocleg. Wysokość tego limitu jest zależna od kraju, do którego pracownik został wysłany.

Dojazdy w delegacji zagranicznej

Rozliczenie dojazdów w delegacji zagranicznej odbywa się na takich samych zasadach, co przy delegacji krajowej.

Wyboru środka transportu dokonuje pracodawca, a pracownik nie może zmienić go bez uzasadnienia. Za nieuzasadnioną zmianę pracodawca ma prawo nie zwrócić pracownikowi kosztów przejazdu.

Zwrot wydatków na dojazd odbywa się na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków i faktur. W przypadku braku tych dokumentów pracownik może otrzymać 20% diety ryczałtu za dojazd za każdą rozpoczętą dobę podróży.

Pracodawca może zgodzić się również, aby pracownik odbywał podróż własnym środkiem transportu. Wówczas zwrot kosztów rozlicza się za pomocą kilometrówki.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej, tj. 10% diety za każdą rozpoczętą dobę tej podróży.

Jakie wydatki można wliczyć w koszt delegacji zagranicznej?

Oprócz powyższych, pracownik może ubiegać się m.in. o zwrot kosztu:

  • parkingu,
  • biletu wstępu na targi,
  • przejazdu autostradą,
  • przewozu samolotem bagażu osobistego do 30 kg (w przypadku gdy delegacja trwa ponad 30 dni lub gdy miejscem oddelegowania jest państwo pozaeuropejskie),
  • leczenia i zakupu niezbędnych leków.

Pracownik powinien uwzględnić je w rozliczeniu podróży służbowej i właściwie udokumentować, podpinając pod rozliczenie faktury.

W przypadku zgonu pracownika w trakcie delegacji pracodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów transportu zwłok do kraju.

Zaliczki w delegacji zagranicznej

Pracodawca zazwyczaj wypłaca pracownikowi zaliczkę na delegację zagraniczną w walucie danego kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może zostać wypłacona również w walucie polskiej.

Rozliczenie następuje w złotych, natomiast wydatki podane w walutach obcych przelicza się według kursu średniego NBP z dnia wypłaty zaliczki na złote. Zwrot zaliczki przelicza się nie później niż 14 dni od powrotu pracownika po kursie, jaki obowiązywał w dniu jej wydania.

Następny artykułNie przegap żadnych najciekawszych artykułów! Kliknij obserwuj biznesinfo.pl na:Obserwuj nas na Google News Google News