Jak rozliczyć delegację zagraniczną?

Delegacja a podróż służbowa

Do oddelegowania pracownika dochodzi wówczas, gdy pracodawca przydzieli pracownika do wykonania pracy na określony czas do innej, niż wskazana w umowie o pracę, miejscowości. Może to nastąpić poprzez podpisanie aneksu do umowy o pracę, ponieważ zmienia się miejsce wykonywania pracy.

Natomiast podróż służbowa to podróż, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jego pracy.

Podczas oddelegowania czy zmiany miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, które dostępne są dla pracowników udających się w podróż służbową. 

Dieta w delegacji zagranicznej

Wysokość diety w delegacji zagranicznej zależy od kraju, do którego pracownik odbywa podróż służbową. Co do zasady, za każdą dobę delegacji zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości, z kolei za niepełną dobę podróży przysługuje odpowiednio:

• 1/3 diety zagranicznej – do 8 godzin,

• 1/2 diety zagranicznej – od 8 do 12 godzin,

• dieta w pełnej wysokości – ponad 12 godzin.

Jeśli pracodawca zapewnia częściowe wyżywienie, pracownikowi przysługuje:

• 15% diety – śniadanie,

• 30% diety – obiad,

• 30% diety – kolacja.

Nocleg w delegacji zagranicznej

Aby otrzymać zwrot kosztów poniesionych za nocleg w delegacji zagranicznej, pracownik musi przedłożyć pracodawcy faktury i rachunki. Jeśli tego nie zrobi, przysługuje mu jedynie 25% limitu ryczałtu za nocleg. Wysokość tego limitu jest zależna od kraju, do którego pracownik został wysłany.

Dojazdy w delegacji zagranicznej

Rozliczenie dojazdów w delegacji zagranicznej odbywa się na takich samych zasadach, co przy delegacji krajowej.

Wyboru środka transportu dokonuje pracodawca, a pracownik nie może zmienić go bez uzasadnienia. Za nieuzasadnioną zmianę pracodawca ma prawo nie zwrócić pracownikowi kosztów przejazdu.

Zwrot wydatków na dojazd odbywa się na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków i faktur. W przypadku braku tych dokumentów pracownik może otrzymać 20% diety ryczałtu za dojazd za każdą rozpoczętą dobę podróży.

Pracodawca może zgodzić się również, aby pracownik odbywał podróż własnym środkiem transportu. Wówczas zwrot kosztów rozlicza się za pomocą kilometrówki.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową zagraniczną przysługuje ryczałt na pokrycie wydatków związanych z poruszaniem się środkami komunikacji miejscowej, tj.  10% diety za każdą rozpoczętą dobę tej podróży.