Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
pixabay.com
Autor Iga Marciniszyn - 3 Stycznia 2021

Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, spółki cywilne, jawne i partnerskie, mają obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, umożliwiającą rozliczenie się z urzędem skarbowym. Czym jest księga przychodów i rozchodów? Jak prowadzić ją w poprawny sposób?

Czym jest księga przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów jest narzędziem do prowadzenia bieżącej ewidencji księgowej, służącym do księgowania wszelkiego rodzaju przychodów firmy, zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych, wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W księdze przychodów i rozchodów nie uwzględniamy natomiast zaliczek na poczet dostaw i sprzedaży towarów, ponieważ nie jest to jeszcze przychód ani koszt jego uzyskania. Nie uwzględniamy w niej również kosztów inwestycji w czasie jej realizacji, obrotu opakowaniami zwrotnymi oraz jednorazowej pomocy na rozpoczęcie działalności gospodarczej, np. w formie dotacji z UE. Od kilku lat uwzględnia się również koszty prac badawczo-rozwojowych.

Kto ma obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

Nie każdy podatnik ma możliwość i potrzebę prowadzenia księgowości w uproszczonej formie. Księgę przychodów i rozchodów muszą prowadzić osoby fizyczne, które osiągają dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej, który nie jest opodatkowany ryczałtem; spółki jawne, cywilne i partnerskie. Koniecznym warunkiem, pozwalającym na prowadzenie ewidencji w formie księgi przychodów i rozchodów jest to, żeby przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczył równowartości 1 200 000 euro. Po przekroczeniu takiej kwoty istnieje ustawowy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.

Kiedy można zostać zwolnionym z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

Mimo spełniania wymogów związanych z koniecznością prowadzenia księgi przychodów i rozchodów istnieją sytuacje, w których zachodzą przesłanki do zwolnienia od prowadzenia takiej księgowości. Zwolnienie można uzyskać ze względu na stan zdrowia i wiek osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz ze względu na rozmiar i rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Do takiego zwolnienia dojść może na wniosek podatnika złożony w urzędzie skarbowym w terminie nie późniejszym niż 30 dni przez rozpoczęciem miesiąca, od którego podatnik nie chce prowadzić uproszczonej księgowości. Z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów zwolnione są również osoby, które rozliczają się w formie ryczałtu.

Jak założyć księgę przychodów i rozchodów?

Założenie KPiR regulowane jest przez zasady przyjęte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia tego rodzaju księgowości. Rozporządzenie mówi o konieczności założenia księgi na dzień 1 stycznia lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. W ciągu 20 dni od momentu założenia księgi istnieje obowiązek poinformowania o tym urzędnika skarbowego. O założeniu księgi mają obowiązek poinformować urzędnika również podatnicy, którzy w ubiegłym roku podatkowym rozliczali się poprzez ryczałt, podatek dochodowy lub prowadzili pełną księgowość. Tu również termin wynosi 20 dni od momentu założenia księgi. Ponadto, mimo że spółki prowadzą swoje księgi, każdy ze wspólników spółki ma obowiązek zgłoszenia prowadzenia takiej ewidencji do urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania.

Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

  • terminy wpisów

Osoby zajmujące się prowadzeniem księgi powinny dokonywać w niej zapisów na bieżąco, po zakończeni każdego dnia. Jeśli natomiast księga prowadzona jest przez biuro rachunkowe, zapisów można dokonać do 20 dnia każdego miesiąca w kolejności chronologicznej powstawania przychodów i wydatków.

  • zasady księgowania

Przychody zapisuje się zgodnie z datą powstania przychodu, tj. z dniem wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego jej wykonania, lecz nie później niż do dnia wystawienia faktury. Data księgowania kosztów natomiast uzależniona jest od rodzaju kosztu. Księgowanie zakupu towarów i materiałów podstawowych odbywa się zgodnie z datą wystawienia faktury, jeśli przedsiębiorca otrzyma ją wraz z dostawą towarów. W przypadku kosztów wynagrodzeń, księguje się je przed datą faktycznie poniesionego wydatku.

  • przechowywanie księgi przychodów i rozchodów

Księgę przechowuje się w miejscu, które podatnik wskazał na siedzibę firmy lub w miejscu wykonywania działalności. W przypadku przedsiębiorstw wielozakładowych może być prowadzona jedna księga, ale tylko w przypadku, gdy każdy zakład prowadzi ewidencję sprzedaży. Gdy natomiast księga prowadzona jest przez biuro rachunkowe, siedziba tego biura może być miejscem przechowywania księgi.

Co istotne, księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy, a jej wpisy muszą być dokonywane w języku polskim i w polskiej walucie. W przypadku błędu w ewidencji możliwe jest dokonanie korekty wpisu, dopuszczalne to jest przez skreślenie błędnie wpisanej treści i wpisanie nowej oraz zaopatrzenie zmiany podpisem i datą lub poprzez wpisanie do księgi dowodów korekty błędów.

Następny artykułNie przegap żadnych najciekawszych artykułów! Kliknij obserwuj biznesinfo.pl na:Obserwuj nas na Google News Google News