Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Czym jest księga przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów jest narzędziem do prowadzenia bieżącej ewidencji księgowej, służącym do księgowania wszelkiego rodzaju przychodów firmy, zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych, wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W księdze przychodów i rozchodów nie uwzględniamy natomiast zaliczek na poczet dostaw i sprzedaży towarów, ponieważ nie jest to jeszcze przychód ani koszt jego uzyskania. Nie uwzględniamy w niej również kosztów inwestycji w czasie jej realizacji, obrotu opakowaniami zwrotnymi oraz jednorazowej pomocy na rozpoczęcie działalności gospodarczej, np. w formie dotacji z UE. Od kilku lat uwzględnia się również koszty prac badawczo-rozwojowych.

Kto ma obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

Nie każdy podatnik ma możliwość i potrzebę prowadzenia księgowości w uproszczonej formie. Księgę przychodów i rozchodów muszą prowadzić osoby fizyczne, które osiągają dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej, który nie jest opodatkowany ryczałtem; spółki jawne, cywilne i partnerskie. Koniecznym warunkiem, pozwalającym na prowadzenie ewidencji w formie księgi przychodów i rozchodów jest to, żeby przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczył równowartości 1 200 000 euro. Po przekroczeniu takiej kwoty istnieje ustawowy obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.

Kiedy można zostać zwolnionym z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

Mimo spełniania wymogów związanych z koniecznością prowadzenia księgi przychodów i rozchodów istnieją sytuacje, w których zachodzą przesłanki do zwolnienia od prowadzenia takiej księgowości. Zwolnienie można uzyskać ze względu na stan zdrowia i wiek osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz ze względu na rozmiar i rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej. Do takiego zwolnienia dojść może na wniosek podatnika złożony w urzędzie skarbowym w terminie nie późniejszym niż 30 dni przez rozpoczęciem miesiąca, od którego podatnik nie chce prowadzić uproszczonej księgowości. Z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów zwolnione są również osoby, które rozliczają się w formie ryczałtu.

Jak założyć księgę przychodów i rozchodów?

Założenie KPiR regulowane jest przez zasady przyjęte w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia tego rodzaju księgowości. Rozporządzenie mówi o konieczności założenia księgi na dzień 1 stycznia lub na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. W ciągu 20 dni od momentu założenia księgi istnieje obowiązek poinformowania o tym urzędnika skarbowego. O założeniu księgi mają obowiązek poinformować urzędnika również podatnicy, którzy w ubiegłym roku podatkowym rozliczali się poprzez ryczałt, podatek dochodowy lub prowadzili pełną księgowość. Tu również termin wynosi 20 dni od momentu założenia księgi. Ponadto, mimo że spółki prowadzą swoje księgi, każdy ze wspólników spółki ma obowiązek zgłoszenia prowadzenia takiej ewidencji do urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania.