Zwolnienie z pracy w dokumentacji kadrowej w praktyce - szczegóły

Zwolnienie z pracy w dokumentacji kadrowej w praktyce, jakie dokumenty pracodawca ma obowiązek prowadzić?

Pracodawca zobligowany jest do prowadzenia akt osobowych pracownika, akta te składają się z następujących części:

·        Część A

akt zawiera wszelkie dokumenty z zakresu ubiegania się o pracę

·        Część B

akt zawiera wszelkie dokumenty związane z biegiem zatrudnienia pracownika

·        Część C

akt zawiera wszelkie dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy

·        Część D akt zawiera wszelkie dokumenty związane z karami dyscyplinarnymi

Akta osobowe powinny być prowadzone w sposób w zgodzie z przepisami zawartymi w Kodeksie Pracy, odstępstwa od prawa spowodują ukaranie pracodawcy karą. Odpowiedni sposób prowadzenia akt osobowych w dokumentacji kadrowej pracowników, w przypadku kontroli PIP, zaowocuje przychylniejszym spojrzeniem na pracodawcę. W przypadku prowadzenia akt w sposób niezgodny z prawem pracodawca z pewnością zostanie ukarany, dlatego niezwykle istotnym jest, aby akta prowadzone były należycie.

Zwolnienie z pracy w dokumentacji kadrowej w praktyce, jakie dokumenty pracodawca przetrzymuje w części C?

Cała dokumentacja w części C powstaje w momencie odejścia pracownika z przedsiębiorstwa. Do powyższej części zaliczane są:

·       Oświadczenie o wypowiedzeniu bądź rozwiązaniu umowy o pracę,

·       Kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

·       Informacje związane z czynnościami zajęcia wynagrodzenia pracownika w związku z prowadzonym postepowaniem egzekucyjnym,

·       Umowę dotyczącą zakazu konkurencji po zakończeniu stosunku pracy, w sytuacji, jeśli taka została zawarta pomiędzy pracownikiem i pracodawcą,

·       Orzeczenie lekarskie z przeprowadzonych badań lekarskich, wydanych po ustaniu stosunku pracy,

·       Wszelka korespondencja związana z ustaniem stosunku pracy bądź związana ze zwolnieniem z pracy.

Zwolnienie z pracy w dokumentacji kadrowej w praktyce, od czego zacząć?

W pierwszej kolejności, aby zwolnienie z pracy stało się faktem, należy sporządzić oświadczenie o wypowiedzeniu bądź rozwiązaniu umowy o pracę. Sposoby rozwiązania umowy o pracę szczegółowo opisują Kodeks Pracy, dokładnie art. 30 paragraf 1 mówi:

„Umowa o pracę rozwiązuje się:

1.     Na mocy porozumienia stron,

2.     Przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o prace z wypowiedzeniem),

3.     Przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia),

4.     Z upływem czasu, na który została zawarta.”

Zwolnienie z pracy w dokumentacji kadrowej w praktyce. Czy pracodawca musi podać przyczynę wypowiedzenia stosunku pracy?

Aby ustanie stosunku pracy było zgodne z obecnie obowiązującymi przepisami prawa, wypowiedzenie umowy o prace zawartej na czas nieokreślony musi zostać wypowiedziane wraz z podaniem przyczyny wypowiedzenia, rzecz ta wynika wprost z przepisów obowiązującego prawa w tym zakresie. Należy jednak zaznaczyć, że pracownik nie posiada takie obowiązku. Pracodawca zobowiązany jest do poinformowania o zamiarze wypowiedzenia umowy pracownikowi zatrudnionemu na czas nieokreślony, musi on również zawiadomić zakładową organizację związkową o takim zamiarze, wraz z uzasadnieniem swojej decyzji. Zakładowy związek w organizacji posiada prawo do zgłoszenia zaostrzeń w tym zakresie, ma na to czas do 5 dni od momentu wpłynięcia informacji. Należy pamiętać, że nie w każdym zakładzie pracy działają związki zawodowe, w takiej sytuacji pracodawca podejmuje decyzję wpływającą na zwolnienie pracownika w konsultacji z wybranym przedstawicielem pracowników, gdy ten został powołany na te okoliczności, lub z osobą odpowiadającą za kadry w przedsiębiorstwie. Istotnym jest, aby mieć świadomość, ze finalna decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy.