Dokumenty magazynowe – co warto o nich wiedzieć?
Każdy, kto prowadzi magazyn, powinien bardzo skrupulatnie dokumentować wszystkie związane z nim operacje. Należy precyzyjnie spisywać towar przyjęty i wydany. Faktury powinny być dokładnie opisane i zweryfikowane ze stanem faktycznym. Dbałość o prowadzenie dokumentacji to nie tylko porządek w księgowości związanej z magazynem, ale również kontrola nad towarem i poziomem sprzedaży w firmie. W magazynach składuje się olbrzymie ilości towarów lub surowców, które następnie wydaje się na zewnątrz, sprzedając je lub przekazując do wewnętrznego wykorzystania przez firmę. Podstawą działania każdego magazynu jest ewidencja stanu magazynowego oraz towarów przyjmowanych i wydawanych. Istnieją różne dokumenty magazynowe, które pozwalają kontrolować przyjęcie oraz wydawanie towarów i utrzymywać porządek ewidencji towarów w przedsiębiorstwie.
Dokumenty magazynowe – typy
Dokumenty magazynowe dzielą się z uwagi na kierunek przepływu towarów na dokumenty przychodowe i rozchodowe. Generalnie stosuje się klasyfikację dokumentów ze względu na kierunek obrotu towarów. Są to dokumenty:
dokumenty przychodowe - do magazynu,
dokumenty rozchodowe - z magazynu.
Dokumenty przychodowe
Dokumenty przychodowe dzielą się na kilka rodzajów. Są to przyjęcia zewnętrzne (PZ) i przyjęcia wewnętrzne (PW), zwroty wewnętrzne (ZW) i przesunięcia międzymagazynowe (MM). Przyjęcia zewnętrzne wystawia się w chwili, gdy do magazynu przyjmowany jest towar, niezależnie od tego czy przyjęcie następuje na skutek jego zakupienia czy jest to przyjęcie nieodpłatne. Można go wystawić wyłącznie na podstawie dokumentu, który potwierdza dostawę. Jest on szczególnie istotny, gdy dostawa odbywa się bez faktury. Istnieje również inny typ dokumentów przychodowych, są nimi przyjęcia wewnętrzne (PW). Stosuje się je w sytuacji, gdy towar dostarczany jest z innej jednostki należącej do przedsiębiorstwa lub też, gdy kontrahent nie jest oznaczony. Na tym dokumencie muszą się znaleźć informacje bardzo zbliżone do tych z przyjęcia zewnętrznego. Różnica polega wyłącznie na tym, że nie podaje się tu danych dostawcy. Trzeci typ dokumentów to zwroty wewnętrzne – dokumenty wyjaśniające przyczynę zwrotu, ale również pozwalające na zintegrowanie stanu faktycznego z tym zapisanym w ewidencji firmy. Najważniejszą informacją, jaka musi się na nich znaleźć, jest podanie przyczyny zwrotu.
Ostatnim z dokumentów przychodowych jest przesunięcie międzymagazynowe. Jest ono stosowane wtedy, gdy towary są przenoszone między magazynami należącymi do danego przedsiębiorstwa.
Dokumenty rozchodowe
Dokumenty rozchodowe dzielą się na trzy rodzaje. Należą do nich: wydania na zewnątrz (WZ), rozchody wewnętrzne (RW) oraz przesunięcia magazynowe. Wydania na zewnątrz przygotowuje się, gdy towar zostaje odebrany z magazynu z powodu jego sprzedaży lub nieodpłatnego przekazania. Musi to być przekazanie do kontrahenta zewnętrznego, a nie w obrębie przedsiębiorstwa. Jeżeli towar jest przekazywany wewnętrznie, stosuje się inny rodzaj dokumentu, czyli rozchody wewnętrzne (RW). Dokument WZ musi zawierać kolejny numer, datę wystawienia i wydania towaru, oznaczenie towaru, jego ilość, cenę jednostkową oraz dane wystawcy i odbiorcy. Konieczne jest również złożenie podpisu przez osobę, która jest upoważniona do wystawiania WZ. Rozchody wewnętrzne to dokumenty, które wystawia się w momencie wydania towaru na potrzeby danego przedsiębiorstwa. Obowiązek jego wystawienia spoczywa na wydającym. Musi on zawierać te same dane, które zamieszcza się w WZ, jedynie poza danymi odbiorcy. Dodatkowo na dokumencie należy wpisać numery konta kosztowego i wydziałowego – dzieje się to wtedy, gdy prowadzona jest pełna rachunkowość. Należy też zamieścić informację, o tym skąd pobrano towar i dokąd go przekazano. Ważną kwestią są dane dotyczące pozostałej wielkości zapasów. Przesunięcie międzymagazynowe (MM) wystawia się w chwili, w której towar opuszcza magazyn, ale zmienia trafia do innego należącego do przedsiębiorstwa.
Obowiązek prowadzenia magazynu – dla kogo?
Prowadzenie ewidencji magazynowej wynika z ustawy o rachunkowości, która odnosi się do przedsiębiorstw prowadzących pełne księgi handlowe, czyli spółki osobowe i kapitałowe. Osoby prowadzące księgowość na podstawie KPiR lub ewidencji przychodów przy opodatkowaniu ryczałtem ewidencjonowanym, obowiązuje odpowiednio rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia PKPiR oraz ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Dla tej grupy przedsiębiorców nie mają zastosowania przepisy ustawy o rachunkowości, nie dotyczy ich również obowiązek prowadzenia magazynu.
