Delegacja krajowa. Jak ją rozliczyć? Zasady
Pixabay.com
Autor Tomasz Majta - 29 Listopada 2020

Delegacja krajowa. Jak ją rozliczyć? Zasady

Pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma wyszczególnione w umowie miejsce wykonywania obowiązków służbowych. Czasami zdarza się, że kwestie firmowe trzeba załatwić w miejscu odległym od siedziby firmy., co wiąże się z potrzebą delegacji krajowej. Delegację krajową trzeba rozliczyć, ponieważ pracownikowi przysługuje dieta oraz zwrot poniesionych kosztów. Jak to zrobić?

Delegacja krajowa. Czym jest? Jak długo może trwać?

Delegacja krajowa to nic innego jak podróż służbowa, w którą pracownik udaje się w ramach wykonywanej pracy do miejscowości innej niż siedziba firmy. Co ważne, pracownik nie ponosi żadnych kosztów z tytułu delegacji krajowej, wszelkie wydatki powinny być pokryte przez pracodawcę, który również wskazuje cel i czas trwania podróży służbowej. Planując wyjazd pracownika, przełożony musi pamiętać, że delegacja krajowa nie powinna trwać dłużej niż trzy miesiące.

Jak rozliczyć delegację? Koszty podróży

Pracownik może udać się w podróż służbową zarówno publicznym środkiem transportu, jak i pojazdem służbowym czy prywatnym samochodem. Jeżeli pracownik jedzie w delegację krajową własnym pojazdem, przysługuje mu zwrot kosztów podróży, wyliczony w następujący sposób:

  • samochód o pojemności do 900cm3 - 0,5214 zł/km,
  • samochód o pojemności powyżej 900cm3 - 0,8358 zł/km,
  • motocykl - 0,2302 zł/km,
  • motorower - 0,1385 zł/km.

Dieta dla pracowników. Jak ją rozliczyć?

Pracownicy często zastanawiają się, jakie poniesione wydatki mogą być wliczone w koszty delegacji krajowej. Wyjazd służbowy często kojarzy się z luksusem, ale w rzeczywistości każdy pracownik odbywający delegację krajową musi pamiętać o limitach i odpowiedniej dokumentacji poniesionych kosztów. Pracownikowi podczas delegacji krajowej przysługuje prawo do otrzymania diety, co pokrywa koszty wyżywienia podczas podróży służbowej na terenie Polski. Ta kwota w przypadku delegacji krajowej nie jest zawrotna, gdyż wynosi 30 zł na dobę. Należność z tego tytułu oblicza się za czas trwania delegacji, rozpoczynając od startu delegacji krajowej, tożsamego z wyjazdem, na zakończeniu, czyli przyjeździe, skończywszy.

Niepełna doba. Jak obliczyć dietę?

W niektórych przypadkach pracownicy odbywający delegację krajową mogą liczyć na część diety nawet w sytuacji, gdy podróż służbowa trwa mniej niż dobę. Wygląda to w sposób następujący:

  • mniej niż 8 godzin - dieta nie należy się pracownikowi,
  • 8-12 godzin - pracownikowi należy się 50 procent diety,
  • powyżej 12 godzin - dieta należy się w całości.

Pracownikowi przysługuje 100% diety za każdą pełną dobę w sytuacji, gdy delegacja krajowa trwa powyżej 24 godzin, od północy licząc. Pracodawca musi ponadto wypłacić część diety za każdą niepełną, ale rozpoczętą, dobę w wysokości:

  • 50% diety do 8 godzin,
  • powyżej 8 godzin - w całości.

Uwaga! Diety nie przysługują, jeśli delegacja krajowa odbywa się w miejscu zamieszkania pracownika. Dieta wypłacana za delegację krajową jest również obniżona w sytuacji, gdy pracodawca zapewnił posiłki. Wówczas wysokość diety wyliczana jest w poniższy sposób:

  • śniadanie - 25% diety,
  • obiad - 50% diety,
  • kolacja - 25% diety.

Pracodawca jest również zobowiązany do wypłacenia zaliczki, jeśli wyjeżdżający w delegację krajową pracownik sobie tego życzy.

Delegacja krajowa. Co z noclegami?

W przypadku delegacji krajowej trwającej dłużej niż dobę pracodawca musi rozliczyć się z pracownikiem z kosztów, jakie ten poniósł z tytułu noclegów. Korzystający z hotelu, hostelu lub innego miejsca noclegu pracownik powinien przedstawić stosowne rachunki, na podstawie których pracodawca zwróci mu poniesione koszty. W sytuacji, gdy delegowany w podróż służbową pracownik nie przedstawi rachunków za nocleg, a pracodawca nie zagwarantował mu bezpłatnych noclegów na czas delegacji krajowej, pracownikowi przysługuje ryczałt za nocleg w wysokości 150% wartości diety, co na ten moment wynosi dokładnie 45 zł. Ryczałt przysługuje w przypadku, gdy nocleg podczas delegacji krajowej trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 a 7:00. Uwaga! Powyższy ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu na delegację krajową! Pracownik nie ma prawa do zwrotu kosztów za delegację krajową również w sytuacji, gdy pracodawca stwierdził, że delegowany mógł bez przeszkód nocować w swoim miejscu zamieszkania podczas odbywania podróży służbowej.

Delegacja krajowa. Jak ją rozliczyć? Obowiązki pracownika

Pracownik jest zobowiązany do rozliczenia delegacji krajowej w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej. Delegowany pracownik powinien mieć przy sobie wszystkie rachunki, faktury i inne dokumenty, na podstawie których odzyska środki, jakie przeznaczył na potrzebne do pracy przedmioty oraz paliwo zużyte w trakcie delegacji krajowej. Powyższy obowiązek nie dotyczy objętych ryczałtem diet. W przypadku losowych sytuacji, które doprowadzą do niemożności przedstawienia rachunków, delegowany pracownik ma obowiązek złożenia przed pracodawcą pisemnego oświadczenia o poniesionych kosztach oraz wskazania przyczyn braku udokumentowania wydatków podczas delegacji krajowej.

Następny artykułNie przegap żadnych najciekawszych artykułów! Kliknij obserwuj biznesinfo.pl na:Obserwuj nas na Google News Google News