Sprawdź, jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Kiedy należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego. Za cały lub część niewykorzystanego urlopu w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy należy się pracownikowi ekwiwalent. Aby pracodawca wypłacił pracownikowi takie świadczenie, w myśl Kodeksu pracy muszą zostać spełnione dwa warunki, tj. pracownik musi posiadać niewykorzystany urlop, a umowa musi być rozwiązana.

Możliwe bowiem jest uzyskanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jedynie w przypadku rozwiązania umowy o pracę lub jej wygaśnięcia, a strony nie planują kontynuacji współpracy na dotychczasowych zasadach. Jeżeli pracownikowi przysługuje zaległy urlop, a stosunek pracy trwa, to obowiązkiem pracownika jest wykorzystanie takiego urlopu „w naturze”, nie można bowiem wypłacić ekwiwalentu za niewykorzystany urlop pracownikowi, który nadal pracuje u danego pracodawcy.

Czy pracodawca może nie wypłacić ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?

Co do zasady, pracodawca ma obowiązek wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop pracownikowi, którego stosunek pracy wygasł lub został rozwiązany, a który nie wykorzystał części lub całości przysługującego mu urlopu wypoczynkowego. Od tej zasady istnieje jednak wyjątek. Jeżeli pracownik i pracodawca wspólnie ustalą, że urlop ten zostanie wykorzystany w kolejnym zatrudnieniu, wówczas pracodawca nie ma obowiązku wypłacania ekwiwalentu. Warunkiem jest jednak to, że zatrudnienie będzie u tego samego pracodawcy, a nowa umowa zostanie podpisana bezpośrednio po rozwiązaniu pierwszej.

Czasem dochodzi również do tzw. trójstronnego porozumienia w sprawie ekwiwalentu za urlop. Jest to porozumienie pomiędzy pracownikiem, byłym pracodawcą i przyszłym pracodawcą, które przewiduje „przeniesienie” urlopu pomiędzy dwoma podmiotami. Jednak praktyka ta może zostać podważona przez Państwową Inspekcję Pracy, ponieważ przepisy prawa pracy nie przewidują takich praktyk.

Jak wyliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Przy wyliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy stosuje się współczynnik ekwiwalentu, który jest ustalany na każdy rok kalendarzowy i wyraża przeciętną miesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania w danym roku. Ponieważ pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu w dniu wygaśnięcia lub rozwiązania umowy, do obliczenia wysokości świadczenia stosuje się wskaźnik dotyczący roku, w którym prawo to zostało nabyte (nawet jeżeli jest to urlop przeniesiony z poprzedniego roku). W przypadku pracowników zatrudnionych na część etatu współczynnik obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

W 2021 r. współczynnik urlopowy będzie równy 21, ponieważ: 365 dni - (52 niedziele + 9 dni świątecznych wypadających w inne dni niż niedziela + 52 dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy) ÷ 12 = 21.

Z kolei współczynnik dla osób zatrudnionych na część etatu będzie wynosił:

• na 3/4 etatu: 21 x 3/4 = 15,75,

• na 1/2 etatu: 21 x 1/2 = 10,50,

• na 1/3 etatu: 21 x 1/3 = 7,00,

• na 1/4 etatu: 21 x 1/4 = 5,25.

Aby obliczyć kwotę ekwiwalentu przysługującemu pracownikowi, należy:

• podzielić miesięczne wynagrodzenie (składniki stałe i zmienne) przez współczynnik ekwiwalentu,

• podzielić otrzymany wynik przez dobową normę czasu pracy,

• pomnożyć ten wynik przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.