Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie

Podstawa prawna rozliczenia kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie.

W zależności od tego, na jakich warunkach posiadamy pojazd w firmie, tak mamy różne możliwości odliczania kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie. Generalnie kwestie rozliczania paliwa reguluje ustawa o podatku dochodowym a dokładnie art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PIT

Art.  23. [Wyłączenia od kosztów uzyskania przychodów]

1. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

46) poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek nam ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;

46a) 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;

Znając już podstawę prawną, możemy przejść do omówienia poszczególnych przypadków.

Rozliczenie paliwa samochodu osobowego będącego środkiem trwałym firmy

W niektórych przypadkach samochód osobowy może być zaliczany jako środek trwały w firmie. Należy go wówczas wprowadzić do kartoteki tychże środków i amortyzować w czasie. Aby samochód mógł być zaliczany do tychże środków musi spełniać poniższe wymagania

· Stanowić własność lub współwłasność podatnika

· Jego wartość początkowa musi przekraczać 10 000 zł

· Być kompletnym i zdatnym do użytku

· Mieć przewidywany czas użytkowania dłuższy niż 1 rok

· Być używany a potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu

Wówczas rozliczenie kosztów paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych samochodu osobowego wykorzystywanego zarówno prywatnie, jak i służbowo podlega ujęciu w kolumnie 13 KPiR w 75% ich wartości.

Rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie a leasing

Jeśli chodzi o samochody leasingowane przez przedsiębiorcę – koszty paliwa związane z ich eksploatacją podlegają rozliczeniu bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu w wysokości 75% jeśli pojazd użytkowany jest zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych. W określonych przypadkach, można odliczać 100% kosztów paliwa, ale tylko wtedy, kiedy udowodnione zostanie, że pojazd użytkowany jest tylko w celach służbowych. Ponadto czynni podatnicy VAT zobowiązani są tutaj do prowadzenia kilometrówki dla celów VAT oraz zgłoszenia danego pojazdu w urzędzie na druku VAT-26.

Rozliczenie kosztów paliwa prywatnego samochodu osobowego w działalności gospodarczej

Nowelizacja ustawy o PIT obowiązująca od 01.01.2019 wprowadziła znaczące zmiany dla podatników, którzy do prowadzenia działalności gospodarczej wykorzystują prywatny samochód. Mianowicie, do tego czasu konieczne było prowadzenie kilometrówki, czyli ewidencji ilości przejechanych w celach służbowych kilometrów, na podstawie której można było dokonywać odliczenia kosztów paliwa w samochodzie osobowym od kosztów uzyskania przychodu. Obecnie obowiązek ten został zniesiony, a rozliczenie kosztów paliwa samochodu osobowego przedsiębiorcy jest możliwe w wysokości 20% poniesionych kosztów, niezależnie od tego, ile kilometrów w jakim celu przedsiębiorca przejechał.

Jak widać, istnieje przynajmniej kilka możliwości rozliczenia kosztów paliwa samochodu osobowego w firmie. Dla niektórych przedsiębiorców, forma odliczenia może być jednym z czynników decydujących o formie zakupu samochodu, która opcja, okaże się najbardziej opłacalna w ogólnym rozrachunku?