Refakturowanie. Co to jest? Kiedy jest możliwe?
Pixabay.com
Autor Tomasz Majta - 1 Grudnia 2020

Refakturowanie. Co to jest? Kiedy jest możliwe?

Refakturowanie to bardzo znany i utarty w polskiej praktyce gospodarczej proces, choć samo pojęcie refakturowania nie istnieje w prawnych przepisach, a zatem nie można mówić o formalnej definicji refakturowania. Samo pojęcie oznacza bardzo korzystny dla przedsiębiorców proces, który w skrócie można wytłumaczyć jako odsprzedaż usług po tej samej cenie bez doliczania prowizji i marży. Podczas refakturowania pojawia się jednak kilka wątpliwości, które należy wyjaśnić, przede wszystkim jest to kwestia podatku VAT.

Refakturowanie. Na czym polega?

Refakturowanie to, najprościej mówiąc, odsprzedaż usług po tej samej cenie, bez marży czy prowizji. Chodzi o to, by za sprawą refakturowania przenieść koszty za usługę na osobę, która faktycznie z niej korzystała. Refakturowanie zatem staje się niemożliwe do zrealizowania, jeśli podatnik działa we własnym imieniu – musi reprezentować osobę trzecią. W praktyce wygląda to tak, że płatnik będący pośrednikiem wystawia fakturę za wykonaną usługę. Ważne! Dokonując refakturowania, trzeba pamiętać, że na fakturze muszą znajdować się dokładnie te same kwoty, które wcześniej znajdowały się na pierwotnej fakturze. Wykluczone jest więc doliczanie jakiejkolwiek marży czy prowizji.

Refakturowanie. Podatek VAT

Bardzo ważną zasadą podczas refakturowania jest zastosowanie takiej samej stawki podatku VAT, z jaką usługa została zakupiona. Oznacza to, że jeżeli do usługi doliczono stawkę podatku VAT w wysokości 8%, podczas refakturowania również należy zastosować podatek VAT wynoszący 8%. Od tej zasady istnieje jednak kilka wyjątków.

Refakturowanie a „nievatowcy”

Refakturowanie wygląda nieco inaczej w przypadku zakupu usługi od tzw. „nievatowca”. Jeśli usługa została zakupiona od osoby, która jest podatnikiem podmiotowo zwolnionym z obowiązku płacenia podatku VAT, wówczas przy odsprzedaniu usługi nie należy doliczać żadnej stawki VAT podczas refakturowania. Nie oznacza to jednak, że wtedy refakturowanie w ogóle zwolnione jest z obowiązku uiszczenia VAT. W tej sytuacji czynny podatnik VAT, czyli podmiot dokonujący refakturowania, ma obowiązek zapłacenia należności.

Refakturowanie a usługi zwolnione z VAT. Zasady

Dobrym przykładem opisywanej praktyki jest refakturowanie przesyłek pocztowych. W myśl art. 43 ust.1 ustawy o podatku VAT usługi pocztowe zostały zwolnione z podatku VAT, ale mimo to podczas refakturowania nie można zamieścić adnotacji „zw” o zwolnieniu z konieczności płacenia tej daniny. Tę możliwość wyklucza fakt, że jedynie Poczta Polska korzysta z przedmiotowego zwolnienia z tego podatku, stosując stawkę VAT „zw”, ponieważ jest ona wyłącznym wykonawcą usług pocztowych w Polsce. Co zatem zrobić podczas refakturowania? Należy doliczyć podstawową stawkę VAT w wysokości 23%.

Refakturowanie usług w praktyce. Przykłady

Refakturowanie usług, mimo że nie jest powszechnie znanym terminem, bywa niezwykle często spotykane w praktyce. Niczym innym jak refakturowaniem właśnie jest sytuacja, gdy osoba podnajmująca lokal refakturuje na lokatora koszty mediów, które ten zużywa. W praktyce refakturowanie wygląda więc tak, że zarządca nieruchomości ceduje koszty zużytej energii na najemcę. Refaktury najczęściej spotkane są w następujących obszarach:

  • media (np. za energię elektryczną),
  • koszty transportu,
  • usługi hotelowe.

Refakturowanie usług. Szczegóły

Jak już wyżej wskazano, trzy najpopularniejsze obszary do refakturowania to koszty mediów, przewozu ludzi lub przedmiotów oraz wszelkie usługi hotelowe. Jak zatem wygląda refakturowanie od strony szczegółowej i czym różni się procedura w zależności od trzech wymienionych obszarów?

  • Refakturowanie energii elektrycznej ma zwykle miejsce w sytuacji najmu. Uwaga! Refakturowanie ma miejsce wyłącznie w sytuacji, gdy najemca nie jest ograniczony tylko do jednego świadczeniodawcy, może we własnym zakresie wybrać dostawcę usługi. Co więcej, sama usługa jest traktowana odrębnie od najmu jako takiego (tak stanowi wyrok Trybunału Sprawiedliwości C-42/14).
  • Refakturowanie kosztów transportu – podczas refakturowania usług transportowych zwykle największe kłopoty i wątpliwości związane są z określeniem daty wykonania refakturowanej usługi. W myśl interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z roku 2012 właściwym terminem, który należy wskazać podczas refakturowania, jest rzeczywisty dzień zakończenia refakturowanej usługi.
  • Refakturowanie hotelu jest stosowane coraz częściej podczas organizacji konferencji naukowych czy biznesowych. Wówczas pośrednik rezerwuje hotel w imieniu klienta i to właśnie kontrahent, a nie agencja reklamowa, ma prawo do korzystania z refakturowanej usługi.

Refakturowanie usług. Czy zawsze jest możliwe?

Nie należy refakturować kosztów, które mają jedynie charakter pomocniczy, konieczny do wykonania usługi. Wszystko przez to, że takie koszty podczas refakturowania mogłyby wpłynąć na zwiększenie opodatkowania, co z kolei powodowałoby nieprawidłowości podatkowe podczas refakturowania.

Refakturowanie. Jak wystawić refakturę?

Sam proces refakturowania w praktyce niczym nie różni się od wystawienia zwyczajnej faktury za wykonaną usługę. Oznacza to, że kwit musi mieć następujące obowiązkowe elementy:

  • datę,
  • numer,
  • nazwę podatnika
  • nazwę nabywcy,
  • numery NIP,
  • datę wykonania usługi lub datę zapłaty,
  • nazwę usługi,
  • miarę i ilość,
  • cenę netto,
  • kwoty upustów,
  • wartość,
  • stawkę podatku,
  • wartość podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Refaktura może zawierać adnotację o tym, że w istocie jest refakturą, a nie zwykłą fakturą, lecz nie jest to obowiązek. Ważne! Dobrym rozwiązaniem jest parafowanie umowę o refakturowaniu przez obie strony. Stanowi ona zabezpieczenie dla refakturującego, ponieważ w dokumencie kontrahent wyraża swoją zgodę na obciążenie kosztami, co może przyczynić się do wyjaśnienia ewentualnych sporów.

Następny artykułNie przegap żadnych najciekawszych artykułów! Kliknij obserwuj biznesinfo.pl na:Obserwuj nas na Google News Google News