Niezwłocznie i bez zbędnej zwłoki - jak liczyć dni?
W umowach często pojawiają się terminy na wywiązanie się z umowy. Skutki niedotrzymania terminu mogą być poważne, dlatego warto znać zasady ich obliczania, aby nie ponieść kary. Można też się spotkać z takimi terminami jak wykonanie niezwłocznie lub bez zbędnej zwłoki. Nie tylko firmy stosują tę terminologię, ale również organy administracyjne i państwowe. Czym są te terminy? W umowach zawsze powinno się określać, w jaki sposób kontrahenci powinni się rozliczać i ile mają na to czasu. Warto też ująć np. to czy jeśli kontrahent ma na spełnienie warunków dwa tygodnie, to czy do tego czasu wliczają się weekendy i święta czy może jednak chodzi tylko o dni robocze. W umowach nie zmienia się zasad obliczania terminów wynikających z Kodeksu cywilnego, ale warto zawsze to sprawdzić.
Termin „niezwłocznie” według prawa
Termin „niezwłocznie” pojawia się m.in. w art. 455 Kodeksu cywilnego. Do kwestii tej odnosił się m.in. Sąd Najwyższy w wyrokach z 13 grudnia 2006 r., sygn. akt II CSK 293/06, LEX nr 453147 i 30 czerwca 2011 r., (sygn. akt III CSK 282/10, LEX nr 898707). Termin niezwłocznego spełnienia świadczenia, zgodnie z orzecznictwem sądów, oznacza obowiązek spełnienia go bez zbędnej zwłoki. Oznacza to, realny termin, który uwzględnia okoliczności miejsca i czasu. Nie można go jednak utożsamiać z terminem natychmiastowym - bo ten oznacza, że świadczenie powinno zostać spełnione w tym samym momencie, w którym nastąpiło wezwanie do jego spełnienia. Warto więc wiedzieć, że niezwłocznie nie jest równoznaczne z natychmiast. „Niezwłocznie” powinny być załatwiane sprawy:
które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania,
w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.
Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Załatwienie sprawy w postępowaniu uproszczonym powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od dnia wszczęcia postępowania. Organy administracji publicznej są zobowiązane załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki .
§ 1. Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. § 2. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. § 3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. § 3a. Załatwienie sprawy w postępowaniu uproszczonym powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od dnia wszczęcia postępowania. § 4. Przepisy szczególne mogą określać inne terminy niż określone w § 3 i 3a. § 5. Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania, okresu trwania mediacji oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo przyczyn niezależnych od organu. Dz.U.2021.0.735 t.j. - Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego
Obowiązek zawiadomienia o przyczynie zwłoki w załatwieniu sprawy
O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.
„Niezwłocznie” zgłoś reklamację
Jeśli okaże się, że zakupiony towar jest wadliwy, powinno się to zgłosić „niezwłocznie”. Z art. 563 § 2 Kodeksu cywilnego wynika, że przy sprzedaży między przedsiębiorcami kupujący traci uprawnienia z tytułu rękojmi, jeżeli nie zbadał rzeczy w czasie i w sposób przyjęty przy rzeczach tego rodzaju i nie zawiadomił niezwłocznie sprzedawcy o wadzie, a w przypadku gdy wada wyszła na jaw dopiero później - jeżeli nie zawiadomił sprzedawcy niezwłocznie po jej stwierdzeniu.
Jak obliczyć terminy?
Zgodnie z przepisem art. 57 § 5 k.p.a., termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało: ● wysłane w formie dokumentu elektronicznego do organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru, ● nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego albo placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej albo państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stronie umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym;, ● złożone w polskim urzędzie konsularnym, ● złożone przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej, ● złożone przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku, ● złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego. Terminy określone w miesiącach, kończą się z upływem dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca (art. 57 § 3 k.p.a.).
