Księgowa bije na alarm. Te wydatki w kosztach to prosta droga do kontroli

Najczęściej kwestionowane koszty. „Oczywiste” tylko z pozoru

Z perspektywy fiskusa kluczowe znaczenie ma art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), czyli zasada, że kosztem może być wydatek poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania albo zabezpieczenia przychodu. Problem w tym, że ustawodawca nie tworzy zamkniętej listy kosztów „dozwolonych”, za to wprost wskazuje katalog wyłączeń.

I właśnie w tych „szarych strefach” przedsiębiorcy najczęściej próbują księgować wydatki, które później trafiają pod lupę urzędników.

- Najczęstsze koszty, jakie przedsiębiorcy chcą księgować, to masaże, usługi psychologów, okulary korekcyjne do komputera, studia, zegarki, garnitury lub inne ubrania. Takie wydatki fiskus może zakwestionować, szczególnie uważnie bada te obszary, w których trudno jednoznacznie wykazać związek kosztu z uzyskiwanym przychodem - wskazuje Katarzyna Sztupecka, księgowa Infakt w rozmowie z BiznesInfo.

 

Z punktu widzenia organów podatkowych są to koszty:

• o charakterze osobistym,
• potencjalnie poprawiające komfort życia, zdrowie lub wizerunek,
• które nie wynikają automatycznie z rodzaju działalności, nawet jeśli przedsiębiorca faktycznie z nich korzysta „do pracy”.

Dlatego fiskus nie pyta „czy to pomaga w pracy”, lecz „czy bez tego wydatku przychód w ogóle mógłby powstać lub być zabezpieczony”.

- Każdy ryzykowny wydatek musi być solidnie udokumentowany i uzasadniony. Wtedy jest szansa, że przejdzie kontrolę - podkreśla ekspertka.

Nietypowe spory z fiskusem. Nawet kawa bywa problemem

W praktyce kontrolnej nie ma kosztów „zbyt małych, by je zakwestionować”. Urzędy Skarbowe sprawdzają nie tylko kwoty, ale logikę rozliczeń.

- Kiedyś urząd zakwestionował kawę. Wydawałoby się oczywiste, a jednak. Kontrola zakończyła się pozytywnie dla klienta - relacjonuje Katarzyna Sztupecka.

 

Z perspektywy przepisów to klasyczny problem reprezentacji. Ustawy o PIT i CIT wprost wyłączają z kosztów wydatki na reprezentację, w tym m.in.:

• usługi gastronomiczne,
• żywność,
• napoje (również bezalkoholowe).

To oznacza, że:

• kawa dla kontrahenta może być zakwestionowana,
• kawa „biurowa” dla pracowników bywa broniona,
• a ostateczna decyzja często zapada na poziomie interpretacji i uzasadnienia, nie faktury.

- Jeśli uznaję koszt za wątpliwy, staram się klientowi go wyperswadować, żeby nie miał problemów z fiskusem - dodaje ekspertka.

Samochód, mieszkanie, AI. Tu fiskus ma najwięcej pytań

Zdaniem ekspertów - i co potwierdzają kontrole - dziś największe ryzyko sporów dotyczy kilku obszarów.

- Samochody np. co do ilości posiadania, mieszkania - zaliczanie w koszty części czynszu i mediów, usługi AI i subskrypcje, koszty usług doradczych i consultingowych.

– wskazuje Sztupecka.

Z punktu widzenia przepisów:

• samochody osobowe obciążone są limitami, proporcjami i zasadami użytku mieszanego,
• mieszkanie w kosztach wymaga realnego wydzielenia części firmowej (nie „biurko w salonie na oko”),
• AI i subskrypcje są nowym obszarem, gdzie fiskus oczekuje jasnej odpowiedzi: do czego dokładnie to służy i w jakiej działalności,
• usługi doradcze są regularnie sprawdzane pod kątem „pustych faktur” lub kosztów niemających realnej treści gospodarczej.

Wspólny mianownik? Brak automatyzmu. Każdy z tych kosztów trzeba „obronić”, a nie tylko zaksięgować.

Co realnie chroni przedsiębiorcę podczas kontroli?

Zarówno praktyka KIS, jak i kontrole skarbowe pokazują jedno: faktura to dopiero początek.

- Samo posiadanie faktury często nie wystarczy - liczy się spójność kosztów z profilem działalności oraz możliwość logicznego wykazania ich celu gospodarczego.

- podkreśla ekspertka.

W praktyce oznacza to:

• opisywanie celu wydatku (nie tylko „zakup usługi”),
• zachowanie umów, regulaminów, korespondencji,
• rozdzielanie kosztów prywatnych i firmowych już na etapie decyzji, a nie po kontroli.

Fiskus nie oczekuje ideału - oczekuje logiki, konsekwencji i dowodów.