Duplikat faktury a możliwość odliczenia z niej VAT
Odliczenia podatku VAT to jedna z możliwości zmniejszania kosztów uzyskania przychodu w firmie. Dzieje się to jednak na podstawie faktury, a tej z różnych przyczyn może czasami zabraknąć. Czasem dobiera ona do odbiorcy już jako duplikat, często po dłuższym czasie. Czy w takich przypadkach można odliczyć podatek? Za jaki okres powinno się uwzględnić odliczenie? Z jakich powodów i kiedy dany podmiot może wystawić duplikat?
Czy mogę rozliczyć VAT z duplikatu faktury?
Podstawowe pytanie wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych mikro, opiera się na założeniu, że duplikat faktury i jej rozliczenie w VAT jest bardziej skomplikowane lub niemożliwe. Oczywiście jest ton założenie błędne. Co jednak ciekawe, ustawodawca w ogóle nie przewidział takiej sytuacji, to znaczy w ustawie o podatku VAT nie uwzględnił definicji ani zastosowania duplikatów faktur VAT.
Nie oznacza to jednak, że nie ma o nic zupełnie nic w orzecznictwie. Mimo że prawo nie wskazuje na okres, w którym powinno się rozliczać VAT z duplikatów, to jednak wielokrotne wyroki sądów i liczne stanowiska organów podatkowy jasno sprecyzowały przepisy w tym zakresie. Dzięki temu podatnik ma możliwość odwołania się do poszczególnych decyzji urzędów, a przy tym może odliczyć podatek od towarów i usług na podstawie wystawionej później faktury w duplikacie.
Trzeba pamiętać, że nie może to nastąpić za okres, w którym de facto faktura powinna być wystawiona. Sytuacja jest bardzo prosta, bo ustawodawca pozwala na odpisanie od podatku kosztów VAT, ale tylko za okres albo wówczas, gdy podatnik otrzymał duplikat, albo w okresie dwóch następnych miesięcy. Nie ma więc możliwości powrotu do faktury z 2019 roku, jeśli duplikat został wydany dopiero w połowie 2020 roku itd. Rozliczenie w VAT z duplikatu faktury musi więc spełnić odpowiednie warunki.
Zastosowanie duplikatu faktury VAT
Co ciekawe, trzeba pamiętać, w jakich sytuacjach duplikat w ogóle może być wystawiony oraz kto ma takie możliwości. Pierwsza sytuacja to zniszczenie lub zaginięcie pierwotnej faktury VAT wystawionej zgodnie z prawem. Artykuł 106l ust. 1 ustawy o podatku VAT precyzuje, że w takiej sytuacji do wystawienia faktur upoważniony jest podatnik na własne potrzeby lub na wniosek nabywcy.
Jeśli chodzi o mikroprzedsiębiorców, to najczęściej mamy do czynienia z trzema sytuacjami, gdy duplikat faktury do rozliczenia w VAT jest potrzebny. To sytuacja gdy:
a) faktura dotarła do podatnika, a podatek został odliczony, ale następnie została przypadkowo zniszczona lub zaginęła. Wówczas późniejsze odliczenia nie będą już mogły mieć miejsca.
b) faktura dotarła do podatnika, ale nie została ujęta w rejestrach VAT, gdy zaginęła lub została zniszczona. W tej sytuacji podatnik nie może odliczyć VAT-u na podstawie duplikatu, ale musi dokonać korekty deklaracji VAT z okresu, w którym otrzymał pierwotną fakturę.
c) faktura nie dotarła do podatnika i tutaj może on dokonać odliczenia VAT właśnie na podstawie duplikatu faktury w okresie, w którym ją otrzymał.
Moment naliczenia obniżonego podatku z duplikatu w przypadku faktury korygującej
A co dzieje się, gdy nabywca towaru lub usługi otrzymuje fakturę korygującą? Wówczas jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego za dany okres, w który otrzymał fakturę. Jeśli nabywcy nie udało się obniżyć kwoty podatku, wówczas pomniejszenie powinno zostać ujęte w okresie, w którym podatnik dokonuje obniżenia, czyli po otrzymaniu faktury korygującej. Tyle tylko, że tu mogą zacząć się schody.
Czasem dzieje się bowiem tak, że podatnik nie otrzyma faktury pierwotnej, a zamiast tego pojawi się korygująca. Musi więc postarać się o duplikat faktury, by zadbać o rozliczenie VAT. Tylko w taki sposób będzie mógł zgodnie z prawem dokonać odliczenia podatku od towarów i usług na podstawie faktury korygującej, przed którą nie otrzymał faktury pierwotnej. Wszystko będzie działo się za okres, w którym otrzymał duplikat lub w przeciągu dwóch kolejnych miesięcy. Warto o tym pamiętać – terminy w tym przypadku są bardzo ważne.
