Umowa NDA – co powinna zawierać i czy warto ją zawrzeć

Poufne informacje – czym są?

Pierwszym spotkanym terminem przy non-dicslosure agreement jest informacja poufna. Mimo iż w każdej firmie mamy z nimi do czynienia, nie każdy dobrze rozumie, czym one są. Ochrona ich jest podstawowym fundamentem bezpiecznego funkcjonowania każdej firmy. Warto jest więc przyjrzeć im się bliżej. W największym skrócie, informacjami poufnymi jest posiadanie takiej wiedzy, która nie jest ogólnodostępna i powszechnie znana osobom np. w danej branży. Najlepiej jest zobrazować kilka sytuacji. NIP, REGON czy adres siedziby firmy są dostępne w Krajowym Rejestrze Sądowym. Oznacza to, że informacje są jawne, a więc można je ujawniać na zewnątrz. Natomiast baza klientów bądź propozycje przetargów, o których Cię powiadomiono, są informacjami poufnymi. Gdybyś ich nie chronił – po pierwsze, złamałbyś na pewno przepisy RODO. Po drugie, miałbyś do czynienia z sytuacją, w której co chwila ktoś podbiera Ci klientów. Już wiesz, dlaczego posiadanie dobrej strategii ochrony tych danych jest ważne?

Jak chronić poufne dane

Jedną z cech informacji poufnych jest podjęcie działań przez przedsiębiorcę w celu ich ochrony. Osoba w posiadaniu nieznanych informacji zastrzega sobie, aby poufne informacje nie dotarły do osób trzecich. W tym celu może:

• oznaczać przekazywane dokumenty jako informacje poufne;

• zabezpieczać poufne informacje poprzez np. systemy informatyczne, które mają za zadanie zabezpieczyć dostęp do tych danych;

• zawierać z pracownikami i klientami umowy o zachowanie poufności.

Umowa NDA – czy warto ją zawrzeć?

Zapewne już znasz odpowiedź. Umowa NDA jest absolutną podstawą firmy, którą powinieneś zawierać stale ze swoimi pracownikami i kontrahentami. Dzięki temu na drugiej stronie będą ciążyć pewne obowiązki. Należą do nich między innymi:

• ochrona dostępu co do przedmiotu zawartej umowy;

• użytkowanie informacji poufnych jedynie w tym zakresie, w jakim został on zawarty w umowie;

• zapewnienie odpowiedniego przechowywania informacji – takiego, który uchroni przekazanie poufnych informacji osobom trzecim.

Umowa NDA – co powinna zawierać?

Nie ma tak naprawdę uniwersalnego wzoru na to, aby sporządzić umowę o zachowanie poufności. Wszystko zależy od charakteru świadczonych usług i prowadzonego przedsiębiorstwa. Jednakże warto pamiętać o podstawowych zapisach. Na początek warto jest spisać preambułę. Jest ona określeniem kontekstu sporządzania umowy. Niezwykle ważna okazuje się być w przypadku sporu – wskazuje istotne wskazówki interpretacyjne. Następnym ważnym punktem będzie określenie informacji poufnych. W tym celu możesz zajrzeć do art. 11 ust. 2 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (UZNK), gdzie zostały określone informacje poufne. Jednakże najlepiej jest dopasować opis do indywidualnych potrzeb. Oprócz tego należy przekazać informacje dotyczące obowiązku ochrony informacji poufnych. Można również wskazać, w jakich sytuacjach można odejść od zachowania poufności przy informacjach, o których traktuje umowa.