Nawet 3,3 mln Polaków musi o tym pamiętać w 2025 roku. Lepiej się pospieszyć, grozi surowa kara

Tak Polacy dokumentują swoją tożsamość

W polskim porządku prawnym pojęcie "dokumentu tożsamości” jest często używane potocznie, jednak precyzyjnie odnosi się ono tylko do dwóch dokumentów: dowodu osobistego oraz paszportu. Choć na co dzień miliony Polaków posługują się prawem jazdy, legitymacją studencką czy zyskującą na popularności aplikacją mObywatel, to właśnie dowód i paszport mają status uniwersalnego poświadczenia naszej tożsamości oraz, co kluczowe, obywatelstwa.

W praktyce urzędowej, na przykład w banku przy zakładaniu konta, u notariusza podczas podpisywania aktu kupna mieszkania, czy na poczcie przy odbiorze przesyłki poleconej, tylko te dwa dokumenty (oraz ich cyfrowe odpowiedniki w mObywatelu, choć z pewnymi wyjątkami) są bezwzględnie akceptowane. Paszportem możemy legitymować się w kraju na równi z dowodem osobistym, o czym wielu obywateli zapomina. Jednak to dowód osobisty, którego posiadanie jest obowiązkiem wynikającym z ustawy każdego pełnoletniego obywatela RP zamieszkującego w Polsce, pełni funkcję podstawowego narzędzia identyfikacji. Jego rola wykracza jednak daleko poza granice kraju.

Polski dowód osobisty jest jednocześnie pełnoprawnym dokumentem podróży. Umożliwia on swobodne przekraczanie granic i pobyt we wszystkich 27 krajach Unii Europejskiej oraz w państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Islandia, Norwegia, Liechtenstein) i Szwajcarii. Co więcej, na mocy umów dwustronnych, polski dowód wystarczy, by wjechać do popularnych kierunków turystycznych, takich jak Turcja (pobyt do 90 dni), Albania, Gruzja, Czarnogóra, Serbia czy Macedonia Północna. Nowoczesne dowody osobiste wydawane od marca 2019 roku, tzw. e-dowody, wyposażone są w warstwę elektroniczną (chip). Pozwala ona na identyfikację elektroniczną i logowanie do portali administracji publicznej (np. ePUAP, ZUS, US) oraz na składanie podpisu osobistego (wymaga aktywacji specjalnego certyfikatu w urzędzie), który jest równoważny podpisowi własnoręcznemu w kontaktach z urzędami.

Miliony Polaków muszą wymienić dokumenty

Skala wymiany dokumentów zaplanowana na 2025 rok jest imponująca. Wspomniane 3,3 miliona Polaków to potężne wyzwanie logistyczne dla urzędów gmin i miast, ale przede wszystkim obowiązek dla obywateli. Skąd bierze się ta kumulacja? Odpowiedź jest prosta i wiąże się bezpośrednio ze standardowym okresem ważności dokumentów. Dowody osobiste w Polsce wydawane są standardowo na 10 lat dla osób, które ukończyły 12. rok życia. Oznacza to, że w 2025 roku wygasać będzie ogromna pula dokumentów wydanych w 2015 roku, który był rokiem wzmożonego wydawania nowych wzorów.

Warto jednak pamiętać, że terminy te są krótsze w przypadku dzieci, co wynika z szybkich zmian ich wyglądu. Dla dzieci w wieku 5-12 lat dowód wydawany jest na 5 lat. Istnieje też grupa Polaków posiadająca dowody bezterminowe. Dotyczy to osób, które ukończyły 65. rok życia i otrzymały dokument przed 4 marca 2019 roku. Te dowody, choć nie mają daty ważności, utraciły swoją funkcję podróżną w ramach UE.

Zgodnie z nowymi regulacjami unijnymi, wszystkie dokumenty w obiegu muszą spełniać normy biometryczne. Oznacza to, że senior z bezterminowym dowodem starego typu załatwi sprawy w Polsce, ale nie przekroczy nim granicy UE lub Schengen. Kluczowy jest termin reakcji. Ustawodawca precyzja, że wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego należy złożyć w urzędzie co najmniej 30 dni przed upływem terminu ważności starego dokumentu. Co ważne, od kilku lat panuje "odmiejscowienie" tej usługi. Wniosek możemy złożyć w dowolnym urzędzie gminy na terenie całego kraju, niezależnie od naszego adresu zameldowania. Od 2021 roku, w związku z obowiązkiem pobierania odcisków palców (dla osób od 12. roku życia), proces online jest ograniczony. Można zainicjować wniosek przez platformę ePUAP lub mObywatel, ale i tak konieczna jest wizyta w urzędzie w celu złożenia odcisków oraz ponowna wizyta po odbiór gotowego dokumentu.

Zobacz: Pomoc od rządu na ogrzewanie, nawet do 3500 zł. Wnioski można składać od 3 listopada

Wymogi w sprawie dokumentów tożsamośći

Zaniedbanie obowiązku wymiany dokumentów może nieść ze sobą poważne konsekwencje. Media często przywołują maksymalną sankcję, jaką przewiduje Ustawa o dowodach osobistych. Rzeczywiście, za uchylanie się (co jest słowem kluczem, oznaczającym uporczywe unikanie) od obowiązku posiadania lub wymiany dowodu osobistego, sąd na wniosek policji lub straży miejskiej może nałożyć karę grzywny, która może sięgnąć nawet 5000 złotych. Taka kara jest jednak stosowana w skrajnych przypadkach.

Na co dzień znacznie dotkliwszą konsekwencją niż potencjalna grzywna jest praktyczny paraliż życiowy. Nieważny dowód osobisty oznacza brak możliwości załatwienia niemal żadnej formalności. Przede wszystkim uderzy to w nasze finanse. Banki, działając na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML) i weryfikacji klienta (KYC), mają obowiązek monitorowania ważności dokumentów tożsamości. Po wygaśnięciu dowodu bank zablokuje nam dostęp do konta, uniemożliwiając wykonanie przelewu, wypłatę środków czy opłacenie rachunków. Nieważny dokument uniemożliwi też wzięcie kredytu, podpisanie umowy notarialnej, założenie konta w banku, a nawet podpisania umowy na abonament telefoniczny czy odebrania listu poleconego na poczcie, jeśli zawiera on np. pismo z sądu.

Oczywiście uniemożliwia też jakiekolwiek podróże zagraniczne, nawet do sąsiednich Niemiec czy Czech. Kontrola policyjna za granicą z nieważnym dokumentem to gwarantowane wysokie mandaty i procedura deportacyjna. Aby sprawnie przejść proces wymiany, należy pamiętać o jednym kluczowym załączniku do wniosku, który często bywa jedynym kosztem całej operacji. Mowa o aktualnej fotografii. Musi ona spełniać ścisłe wymogi: być wykonana nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem wniosku, na jednolitym jasnym tle, z naturalnym wyrazem twarzy, zamkniętymi ustami i odsłoniętym owalem. Biorąc pod uwagę skalę wymiany w 2025 roku, warto już dziś sprawdzić datę ważności w swoim portfelu, by uniknąć kolejek w urzędach.