Tego musisz dopilnować do końca roku. W innym wypadku skarbówka nie odpuści

Sprawy, o których trzeba pamiętać - nie tylko rozliczenia roczne i faktury

Choć priorytetem w końcówce roku jest często fakturowanie i rozliczanie zaległych płatności, nie można zapominać o kilku innych, równie ważnych aspektach prowadzenia działalności. Jednym z nich jest staranna weryfikacja wszystkich wydatków, które zostały poczynione w ciągu roku. Należy sprawdzić, czy wszystkie poniesione koszty mają odpowiednie uzasadnienie, które uprawnia do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu, co jest istotne dla optymalizacji podatkowej.

Wiele firm dokonuje w tym okresie tzw. zakupów firmowych, takich jak sprzęt elektroniczny, wyposażenie biura czy oprogramowanie, mając na uwadze ich wpływ na podstawę opodatkowania. Należy jednak pamiętać, że aby dany zakup mógł obniżyć podatek dochodowy w bieżącym roku, musi zostać odpowiednio udokumentowany, a data jego poniesienia powinna mieścić się w roku podatkowym.

To samo dotyczy ewentualnych szkoleń czy kursów podnoszących kwalifikacje, które powinny być opłacone i zrealizowane do końca grudnia. Czy jednak te proste zabiegi faktycznie gwarantują spokój w nowym roku?

Szczególną uwagę warto poświęcić także kwestii inwentaryzacji. Choć obowiązek jej przeprowadzenia może się różnić w zależności od formy prowadzonej księgowości (np. pełna księgowość wymaga dokładniejszego spisu z natury), to jej wykonanie, przynajmniej w uproszczonej formie, jest dobrą praktyką dla każdego przedsiębiorstwa. Umożliwia to nie tylko weryfikację stanu faktycznego majątku, towarów i materiałów, ale także pozwala na wykrycie ewentualnych braków czy nadwyżek, co przekłada się na realne wyniki finansowe i jest istotne z perspektywy rzetelności rozliczeń.

W ten sposób unikamy sytuacji, w której musimy tłumaczyć fiskusowi rozbieżności w prowadzonej dokumentacji. Warto również przypomnieć, że wszelkie niezapłacone faktury, zarówno sprzedażowe, jak i kosztowe, wymagają odpowiedniego podejścia przed zamknięciem roku, zwłaszcza w kontekście ulgi na złe długi (instytucja pozwalająca na korektę podstawy opodatkowania w przypadku nieuregulowanych należności).

Kolejnym ważnym elementem jest weryfikacja danych kontrahentów i dokumentacji, w tym aktualności danych w rejestrze VAT (Krajowy Rejestr Podmiotów, czyli biała lista VAT), co jest podstawą do bezpiecznego rozliczania podatku od towarów i usług (VAT). Oprócz dopilnowania kwestii dokumentacji należy też podjąć kluczowe decyzje, które mogą zaważyć nawet na wysokości opłacanych podatków.

Grudzień - ostateczny termin na kluczowe zmiany i decyzje

Oprócz standardowych procedur księgowych grudzień jest często ostatnim momentem na podjęcie strategicznych decyzji, które mogą zaważyć na finansach firmy w kolejnych latach. Jedną z takich decyzji jest np. zmiana formy opodatkowania, jeżeli przedsiębiorca planuje ją na nadchodzący rok. W Polsce, w zależności od wybranej formy działalności (np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka), przedsiębiorcy mogą wybierać m.in. między skalą podatkową, podatkiem liniowym, a ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (uproszczona forma opodatkowania dla mniejszych podmiotów).

Decyzję o zmianie opodatkowania należy zazwyczaj podjąć i zgłosić do odpowiedniego urzędu do 20 stycznia następnego roku (np. za pomocą aktualizacji wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli CEIDG).

Warto jednak przeanalizować to już pod koniec roku, szacując przyszłe przychody i koszty, aby wybrać optymalny model. Niezdecydowanie do końca grudnia może oznaczać, że przedsiębiorca nie będzie miał wystarczająco dużo czasu na konsultację i podjęcie świadomej decyzji.

Innym aspektem, który wymaga uwagi w kontekście końca roku, jest zamykanie kwestii związanych z zatrudnieniem i kadrami. Wszelkie planowane podwyżki, zmiany umów czy wypłaty premii rocznych powinny być ujęte w kosztach jeszcze w bieżącym okresie podatkowym, jeżeli mają obniżyć podstawę opodatkowania za ten rok.

Pamiętać należy, że data faktycznej wypłaty środków ma kluczowe znaczenie dla momentu zaliczenia ich do kosztów. W przypadku, gdy przedsiębiorca korzysta z różnych ulg podatkowych (np. ulga B+R, ulga na robotyzację, ulga dla innowacyjnych pracowników), konieczne jest zebranie i uporządkowanie całej dokumentacji potwierdzającej prawo do ich zastosowania.

Warto również przejrzeć listę dłużników i wierzycieli, aby rozważyć wspomnianą już wcześniej ulgę na złe długi, pozwalającą na odzyskanie VAT-u lub pomniejszenie podstawy opodatkowania w przypadku nieściągalnych wierzytelności, co może być realnym zastrzykiem gotówki w pierwszym kwartale nowego roku. Jak skutecznie zabezpieczyć firmę przed noworoczną kontrolą?

Zabezpiecz swoją firmę przed kontrolą - odpis aktualizujący i inne triki

Dla wielu przedsiębiorców koniec roku to również czas na analizę sald kont księgowych i podjęcie działań mających na celu maksymalne dopasowanie wyników finansowych do oczekiwanej optymalizacji podatkowej. Jednym z narzędzi, które można wykorzystać w tym celu, jest odpis aktualizujący wartość należności. Odpis taki pozwala na obniżenie wyniku finansowego w przypadku należności, których ściągalność jest wątpliwa (np. z powodu upadłości dłużnika lub długotrwałego procesu sądowego), choć nie jest to równoznaczne z zaliczeniem tego do kosztów uzyskania przychodu w sensie podatkowym (wymagania są tu bardziej restrykcyjne). Księgowe ujęcie odpisu ma jednak wpływ na sprawozdanie finansowe, a tym samym na ocenę kondycji przedsiębiorstwa przez banki czy potencjalnych inwestorów. To subtelna, lecz ważna różnica między wynikiem księgowym a podatkowym.

Kolejnym aspektem, który często jest pomijany, jest weryfikacja polityki rachunkowości (zbiór zasad i reguł dotyczących ewidencji i wyceny majątku firmy) i planu amortyzacji (systematyczne rozłożenie w czasie wartości środka trwałego). W grudniu jest ostatni dzwonek na upewnienie się, że przyjęte zasady są zgodne z obowiązującymi przepisami i realną sytuacją firmy.

Nieprawidłowa amortyzacja środków trwałych (np. samochodów służbowych, maszyn produkcyjnych) może prowadzić do poważnych korekt w rozliczeniach podatkowych, a w konsekwencji, jak już wielokrotnie wspomniano, do zainteresowania ze strony urzędu skarbowego. Warto również przeanalizować planowane na nowy rok inwestycje. Wczesne podjęcie decyzji o nabyciu środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych na początku stycznia może pozwolić na rozpoczęcie amortyzacji już od pierwszego miesiąca nowego roku, co również wpływa na wysokość płaconego podatku dochodowego.

W końcu nie można zapominać o porządku w dokumentach archiwalnych. Choć nie jest to działanie bezpośrednio obniżające podatek, to odpowiednia archiwizacja i digitalizacja faktur, umów oraz innej dokumentacji może znacząco usprawnić ewentualne kontrole i przyspieszyć pracę księgowości w nowym roku. Przygotowanie do przyszłych kontroli skarbowych polega przede wszystkim na tym, by żaden dokument nie był stracony i by wszystkie dane były ze sobą spójne.