Praca zdalna dopuszcza swobodę wyboru miejsca jej wykonywania, jednak nie zawsze. Ekspert tłumaczy zawiłości procedur

Miejsce wykonywania pracy

Bez wątpienia strony zawierające umowę o pracę mają dużą swobodę w określeniu jej elementów istotnych, w tym miejsca pracy. Miejsce pracy może być określone punktowo (adresowo), jak np. adres zakładu pracy lub adres miejsca świadczenia pracy zdalnej przez pracownika. Punktowe (adresowe) miejsce pracy właściwe jest dla takich pracowników, jak np. robotnicy fabryczni lub pracownicy biurowi.

Miejsce wykonywania pracy, a praca zdalna

W kontekście pracy zdalnej, miejsce wykonywania pracy zdalnej musi być przedmiotem wzajemnego ustalenia między stronami stosunku pracy. Co do zasady ma być to miejsce zamieszkania pracownika lub inne wybrane przez niego miejsce (miejsca), na które pracodawca wyraził zgodę. 

Strony mogą przy tym uzgodnić, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę. Przepisy natomiast nie dopuszczają całkowitej swobody wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika (tj. bez uzgodnienia tego miejsca z pracodawcą). 

Takie uzgodnienia mogą być dokonane przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia, np. w formie aneksu. Uzgodnienie to może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej i jest to wyjątek od regulacji zawartej w art. 29 § 4 Kodeksu pracy, zgodnie z którą zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej.

Kiedy możemy mówić o podróży służbowej?

Jeśli pracownik pełni obowiązki służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy – to w świetle art. 75 ust. 5 § 1 Kodeks pracy stanowi to podróż służbową. Za siedzibę pracodawcy w rozumieniu tego przepisu należy uznać jakąkolwiek placówkę, w której zatrudniony jest pracownik.

Aby doszło do podróży służbowej, muszą zaistnieć łącznie trzy warunki: polecenie pracodawcy, zadanie i wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy. 

Innymi słowy: jeżeli pracownik umówił się z pracodawcą na wykonywanie pracy w określonym miejscu, to taka podróż nie stanowi podróży służbowej.

Polecenie podróży służbowej jest przy tym czynnością jednostronną (władczą). Przepisy nie regulują jego formy – forma pisemna jest jednak istotna do celów dowodowych. 

W treści takiego dokumentu niezbędne jest określenie zadania, jakie ma wykonać delegowany pracownik poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce jego pracy, miejscowości docelowej, daty i godziny wyjazdu oraz powrotu, liczby godzin i dni przebywania w podróży, stawki i wartości przysługujących diet (Tak : wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 lutego 1997 r., sygn. akt SA/Sz 122/96).

Kto może się znajdować w podróży służbowej?

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem, podróż służbowa ma charakter incydentalny, tymczasowy i nagły. Zadanie, które zostało zlecone pracownikowi do wykonania w czasie podróży służbowej, musi zatem w zakresie jego obowiązków stanowić zjawisko nietypowe, okazjonalne, które różni się od pracy „określonego rodzaju” do wykonywania, której pracownik zobowiązuje się w stosunku pracy (art. 22 § 1 Kodeksu Pracy) .

Pracownik mający wskazany w umowie o pracę określony obszar jako miejsce wykonywania pracy (pracownik mobilny) nie jest zatem w podróży służbowej, jeżeli tego obszaru nie opuszcza. Podobnie w podróży służbowej nie znajdują się przedstawiciele handlowi (Tak : wyrok sądu najwyższego z dnia 3 grudnia 2008 r., sygn. akt I PK 107/08) oraz inni pracownicy, których praca polega na świadczeniu usług dla kontrahentów pracodawcy (Tak: wyrok sądu najwyższy z dnia 16 listopada 2009 r., II UK114/09) lub na utrzymywaniu kontaktów kontrahentami i pozyskaniu nowych klientów, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy (Tak: wyrok sądu najwyższego z dnia 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt I PKN 350/00).

Odnośnie ruchomego (zmiennego) określenia miejsca pracy – co ma miejsce w przypadku np. pracowników przedsiębiorstwa budowlanego – pracownik przebywa w podróży służbowej wtedy, gdy w celu wykonania krótkotrwałego zadania opuszcza miejscowość stanowiącą jego aktualne, stałe miejsce pracy (np. miejsce, gdzie realizowana jest budowa, na której świadczy pracę), a także wtedy, gdy pracodawca poleci mu świadczyć pracę (wyznaczy ruchome, zmienne miejsce pracy) poza uzgodnionym obszarem geograficznym.