W 2024 roku obowiązkiem wszystkich przedsiębiorców będzie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Na razie jest to rozwiązanie dla chętnych, ale z czasem przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury tylko elektronicznie i to zgodnie z urzędowym wzorem. Ministerstwo Finansów tłumaczy, że ma to na celu m.in. uszczelnienie polskiego systemu podatkowego.
KSeF będzie obowiązkowy
KSeF, czyli urzędową platformę umożliwiającą wystawianie i odbieranie e-faktur, uruchomiono w 2022 roku. Utrzymuje ją 24 godziny na dobę Centrum Informatyki Resortu Finansów.
Na razie przedsiębiorcy mogą korzystać z tego systemu dobrowolnie, gdyż wciąż dopuszczalne jest korzystanie z innych systemów rozliczania lub wystawianie faktury w formie papierowej.
Ministerstwo Finansów poinformowało, że w przyszłym roku ma się to zmienić — korzystanie z KSeF będzie obligatoryjne. Wówczas prowadzący firmy zaczną wystawiać i odbierać ustrukturyzowane e-faktury tylko za pośrednictwem tego systemu. Dokumenty wystawione w inny sposób zostaną uznane za nieważne.
Faktury tworzone zgodnie z założeniami KSeF są zapisywane w formacie XML. Zawarte w nich dane mają format cyfrowy, możliwy do odczytania przez system IT (w przeciwieństwie do faktur typu PDF). Wprowadzenie standaryzowanych faktur ma zagwarantować szybsze dokumentowanie transakcji oraz przyspieszenie realizacji płatności.
Co to oznacza w praktyce?
Polski system podatkowy zostanie uszczelniony, a skarbówka zyska dostęp do wszystkich faktur od razu po ich wystawieniu. Natomiast sami przedsiębiorcy — jak czytamy na stronie Ministerstwa Finansów — mogą liczyć na następujące korzyści:
szybszy zwrot VAT — termin skróci się o 20 dni, z 60 do 40,
prostsze korygowanie faktur,
brak konieczności samodzielnego archiwizowania faktur (będą w bazie przez 10 lat),
długotrwałe pozostawienie faktur w systemie (na wypadek ich zagubienia) — będą w bazie przez 10 lat,
zdjęcie obowiązku raportowania plików JPK_FA.
Jak korzystać z KSeF?
Aby ułatwić powszechne fakturowanie w KSeF już teraz udostępniliśmy przedsiębiorcom darmową Aplikację Podatnika KSeF, która posiada funkcjonalności pozwalające na zarządzanie procesem fakturowania w każdym przedsiębiorstwie. Niedawno zintegrowaliśmy też aplikację e-mikrofirma z KSeF. To bardzo ważna aktualizacja dla mikroprzedsiębiorców — informował w grudniu Mariusz Gojny, zastępca Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Dodał również, że w najbliższym czasie przedsiębiorcy zyskają dostęp do aplikacji mobilnej KSeF. Zwłaszcza tym, którzy działają w terenie, pozwoli to wystawiać i dobierać faktury w dowolnym miejscu.
Poza darmowymi narzędziami Ministerstwa Finansów prowadzący firmy mogą też korzystać z komercyjnych oprogramowań finansowo-księgowych, które są zintegrowane z KSeF.
