Jakie są zasady wystawiania faktury pro forma?
Czym jest faktura pro forma?
W przepisach polskiego prawa faktura pro forma nie istnieje jako dokument księgowy. Jej użycie dopuszcza się jako przedstawienie oferty, wezwanie do zapłaty lub pokazanie, jak będzie wyglądała faktura i jakie będą jej koszty. Faktura pro forma nie nakazuje uiszczenia podatku i nie stanowi podstawy do odliczenia podatku VAT dla żadnej ze stron. Faktura pro forma może być wystawiona w każdym czasie, poza momentem, gdy dojdzie już do zapłaty. Jeśli pro forma stosowana jest jako przypomnienie o terminie zapłaty, powinna być wystawiona kilka dni przed właściwą fakturą. Jeśli używana jest jako wezwanie do zapłaty, w jej treści powinna być zawarta data, w której powinno dojść do transakcji. Częstą formą wykorzystywania pro formy jest również używanie jej jako podstawy dla klienta do zapłaty zaliczki.
Co powinna zawierać faktura pro forma?
Nie ma przepisów, które mówiłyby o tym, w jaki sposób ma wyglądać faktura pro forma, więc swój wzór czerpie z standardowej faktury VAT. Bardzo ważne jest jednak oznaczenie jej jako pro formy w tytule, aby nie było wątpliwości, że jest to dokument handlowy, a nie faktura rodząca obowiązek podatkowy. Inne elementy, które powinna zawierać pro forma, to:
numer faktury,
datę i miejsce wystawienia,
dane i adresy wystawiającego i odbiorcy faktury,
termin płatności oraz realizacji zamówienia/ usługi,
wskazanie, co jest przedmiotem faktury,
ceny netto i brutto za każdy z przedmiotów oraz sumę netto i brutto za całość,
wysokość podatku VAT,
podpisy.
Należy pamiętać, że wystawienie pro formy nie zwalnia z wystawienia faktury właściwej, która jest dokumentem potwierdzającym dostarczenie towaru czy wykonanie usługi.
Może się zdarzyć tak, że faktura pro forma nie pokrywa się z ostatecznym dokumentem księgowym, fakturą właściwą, która zostanie wystawiona po dokonaniu transakcji. Po opłaceniu faktury pro forma istnieje obowiązek wystawienia faktury VAT do 15 dnia kolejnego miesiąca.
Czy istnieje obowiązek opłacenia faktury pro forma?
Pamiętając, że faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, wiemy, że nie jest konieczne jej opłacanie. Płatność w niej uwzględnioną należy regulować w przypadku zainteresowania konkretną ofertą i zaakceptowania jej treści związanej z konkretnym produktem, jego ceną i ilością podaną w fakturze. W momencie jednak, gdy faktura pro forma zostaje podpisana, prawnie zyskuje taki status jak podpisana umowa. Oznacza to, że wraz z podpisem klient zobowiązał się do uregulowania należności przedstawionej w pro formie w określonym terminie.
Dlaczego warto korzystać z faktury pro forma?
Przede wszystkim faktura pro forma w prosty sposób przekazuje przyszłemu kontrahentowi, jakie będą koszty wykonania usługi lub zakupu, nie będzie on więc zaskoczony i – co za tym idzie – może się przygotować na czekające go wydatki. Ponadto na wstępnym etapie rozmów o transakcji wygodniejsze jest dla przedsiębiorców wystawianie pro formy, ponieważ gdy klient wycofa się z zakupu, nie ma konieczności jej korygowania, tak jakby to miało miejsce w przypadku faktury VAT.
