Dokumentowanie obecności pracownika w pracy – lista obecności

Ewidencja czasu pracy a lista obecności

Sporządzanie ewidencji czasu pracy i listy obecności jako jednego dokumentu jest błędem. Niestety, wielu pracodawców uważa te dwa dokumenty za możliwe do stosowania zamiennie. Tymczasem, zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników oraz listę przybycia i obecności pracownika w pracy jako dwa oddzielne dokumenty kadrowo-płacowe.

Sposób prowadzenia listy obecności nie jest ujęty w przepisach i pracodawca ma dowolność w formie jego prowadzenia. Może to być wydrukowana lista obecności lub dokument elektroniczny. W małych firmach dopuszczane jest ustne potwierdzanie przybycia i obecności w pracy.

Jakie informacje powinna zawierać lista obecności pracownika?

Lista obecności powinna zawierać następujące informacje:

• imię i nazwisko pracownika, dla którego prowadzona jest dana lista,

• podpis pracownika oraz kierownika jednostki, której podlega pracownik,

• dane kierownika, który odpowiada za jednostkę i może potwierdzić faktyczny stan z zadeklarowanym czasem pracy na liście,

• okres, którego dotyczy prowadzona lista (najczęstsze i najbardziej przejrzyste są listy miesięczne).

Na liście obecności warto umieścić również sumaryczny zapis danych. Dzięki temu od razu będzie widoczne, ile dni lub godzin pracownik przepracował w wybranym okresie, ile miał nieobecności i nadgodzin.

Kto nie musi ewidencjonować czasu pracy?

Kodeks pracy wskazuje przypadki, w których pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania czasu pracy pracowników. Są to:

• praca na nocnej zmianie,

• wypłacanie pracownikowi ryczałtu za nadgodziny,

• zadaniowy system czasu pracy,

• zarządzanie zakładem pracy przez pracownika w imieniu swojego pracodawcy.

Lista obecności a RODO

W myśl przepisów RODO zabronione jest przetwarzanie danych osobowych dotyczących stanu zdrowia. Niedopuszczalne jest zatem wykazywanie w liście obecności pracowników przyczyn nieobecności pracowników – choroby, zasiłku macierzyńskiego, opiekuńczego. Dlatego na liście obecności pracownika wpisuje się tylko potwierdzenie obecności bądź nieobecność, a przyczynę nieobecności wpisuje się tylko w ewidencję czasu pracy.