Workflow - na czym polega przepływ pracy?
Coraz częściej w świecie biznesu można spotkać się z terminem workflow. Niewiele jednak osób wie, czym właściwie workflow się wyróżnia. Dlatego w artykule przybliżymy pojęcie workflow, które odnosi się właściwie do każdego aspektu profesjonalnego życia. Odpowiemy na pytanie, czym jest ten proces i na jakie dziedziny oddziałuje. Workflow to obecnie najpopularniejszy sposób zarządzania zespołem ludzi. Najprościej można zdefiniować go jako spojrzenie na organizację pracy. Managerowie firm rozdzielają zadania, kierując się ustalonymi wcześniej wytycznymi. Z poziomu pracownika wygląda to tak, że jest on informowany o tym jakie zadanie ma wykonać, ale nie wie, jakie zastosowanie ani jakie znaczenie będzie maila jego praca.
Workflow, czyli przepływ pracy definicja
Aby dobrze zrozumieć ideę przepływu pracy, trzeba na temat spojrzeć nieco szerzej. Otóż w szerszym aspekcie pojęcie workflow opisuje sposób przepływu informacji między różnymi obiektami, biorącymi udział w jej przetwarzaniu. Z kolei w węższym znaczeniu jest to przepływ dokumentów pomiędzy pracownikami, którzy wykonują zespół określonych czynności. W przypadku procesów komputerowych workflow oznacza automatyzację procesów biznesowych, w trakcie której dokumenty, informacje lub zadania są automatycznie przekazywane od jednego pracownika do drugiego na podstawie odpowiednich procedur. Workflow to również oprogramowanie, które wspomaga pracę zespołu. Pozwala ono przede wszystkim na określenie ról, jakie w przetwarzaniu dokumentów pełnią poszczególne osoby oraz sprecyzowaniu, jakie są stany pośrednie plików. Aby zobrazować to pojęcie, przyjrzyjmy się, jakie ma ono zastosowanie np. w dokumentacji dotyczącej delegacji, gdzie każdy etap powstawania pisma związany jest z określoną grupą osób oraz zmianą statusów dokumentów:
pierwsza osoba wypełnia informacje dotyczące miejsca, do którego pracownik powinien dojechać (powstaje dokument zlecenia delegacji),
zainteresowany odbiera dokument, dodaje termin i środek transportu (powstaje dokument delegacji, który wysyła się do zaakceptowania),
po wykonaniu zadania zostaje on zrealizowany i następuje zwrot kosztów. Dla zilustrowania przebiegu procesu często wykorzystuje się kolorowe grafy.
Jak działa workflow?
System workflow posiada odpowiednią terminologię związaną z opracowywaniem zadań. Najważniejszym terminem jest proces, który określa zadanie, nad którym należy pracować. W obrębie procesu istnieje aktywność - związana z częściami zadania, które zostały przydzielone poszczególnym pracownikom. Można rozróżnić dwa rodzaje aktywności: manualną, wykonywaną przez pracownika, lub automatyczną, wykonywaną przez system. Ostatnim terminem jest tranzycja, czyli warunki, które są potrzebne dla sprawnego przechodzenia z jednej aktywności do kolejnej. Workflow, tak jak każda procedura, charakteryzuje sie tym, że ma swój wyraźny początek i koniec. Pierwszym etapem jest najczęściej zdefiniowanie procesu. W tym miejscu podejmuje się decyzje dotyczące zaangażowanych zespołów pracowniczych, charakterystyki projektu oraz podziału prac. Kolejny element to wdrożenie procesu. Rozpoczyna się praca poszczególnych zespołów pracowników nad zadaniem. Jednocześnie stosowane oprogramowanie udostępnia pozostałym użytkownikom statusy aktywności do wykonywania w postaci aplikacji. Na każdym etapie system sprawdza warunki na tranzycjach i podejmuje decyzje odnośnie następnych aktywności.
Zalety stosowania workflow?
Warto stosować system zarządzania pracą jakim jest workflow. Głównie dlatego, iż dzięki nowoczesnej technologii wiele obowiązków może być zautomatyzowanych. Dla firm jest to oszczędność czasu oraz ograniczenie kosztów związanych z nakładami pracy ludzkiej. Dzięki zastosowaniu odpowiedniego oprogramowania do zarządzania przepływem pracy, można skupić się na lepszym rozdzieleniu zadań. Powoduje to lepsze zarządzanie i kontrolowanie przepływu prac. Tym sposobem za pomocą odpowiedniego oprogramowania workflow można połączyć ze sobą pracę różnych działów i systemów. Programy workflow pozwalają też na błyskawiczne rozwiązywanie problemów. Oznacza to, że informacja na temat przebiegu procesu jest dostępna dużo szybciej, co pozwala natychmiast zareagować na zaistniałe problemy.
Oprogramowanie do zarządzania workflow
Taki program to nie tylko narzędzie pozwalające na obieg dokumentów pomiędzy poszczególnymi pracownikami, lecz pakiet opcji, które umożliwiają zarządzanie procesami biznesowymi. Tego typu oprogramowanie dedykowane jest dla użytkowników działających w branżach związanych z obsługą klientów lub produkcją. Wynika to z faktu, iż działalność takich przedsiębiorstw wymaga bardzo dobrej koordynacji i stanu kontroli zadań, które składają się na poszczególne procesy. Zastosowanie programu workflow w firmie dostarcza informacji dotyczących kontroli i badania metod pracy. Pokazuje, kto i kiedy dokonał zmian w danej operacji, co daje możliwość usprawnienia całego procesu w przyszłości, oraz przedstawia aktualny status jego wykonywania. Oprogramowanie workflow daje też możliwość kontrolowania czasu wykonywania zadania oraz umożliwia modyfikację planu wykonania zgodnie z działaniami w rzeczywistości. Również pracownicy korzystają z rozwiązań workflow. Każdy członek zespołu ma przydzielone zadanie, wszystkie czynności są uporządkowane, a pracownik jest zmotywowany do pracy ponieważ ma świadomość, że jest ważnym ogniwem w łańcuchu działań. Pracownicy mają też świadomość, że dzięki takim rozwiązaniom łatwo jest ustalić źródło opóźnień i błędów.
