Cyberatak na ePUAP. Jak wysłać pismo i nie przegapić terminu?

- Wykryty i zatrzymany został cyberatak na państwowy system ePUAP - przekazał we wtorek wieczorem wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski. System odłączono prewencyjnie. Nie podano jeszcze terminu przywrócenia jego pełnej funkcjonalności.

Dziś rano na stronie ePUAP nadal wyświetla się komunikat o niedostępności skrzynek obywateli i urzędów. Oznacza to problemy zarówno z wysyłaniem dokumentów, jak i odbieraniem korespondencji. Sam fakt, że działa strona główna platformy, nie oznacza jeszcze przywrócenia wszystkich usług.

ePUAP nie działa? Tak wyślesz pismo do urzędu

Niedostępność ePUAP nie oznacza całkowitego paraliżu kontaktu z administracją. Jeżeli masz aktywną skrzynkę e-Doręczeń, w wielu sprawach wyślesz pismo przez edoreczenia.gov.pl lub mObywatel.gov.pl. To dwa odrębne systemy, dlatego niedostępność jednego nie oznacza automatycznie awarii drugiego.

Sprawdź stronę urzędu i pouczenie otrzymane w swojej sprawie. Jeżeli jest specjalny formularz, skorzystaj z niego. Pismo ogólne wybierz, gdy formularza nie ma. Wymagany podpis trzeba złożyć elektronicznie.

Nie masz skrzynki e-Doręczeń? Sam profil zaufany nie wystarczy – trzeba uzyskać adres i aktywować skrzynkę. Gdy termin mija za chwilę, sprawdź w pouczeniu, czy pismo możesz złożyć osobiście w biurze podawczym właściwego urzędu albo wysłać pocztą.

Nie wszystkie sprawy prowadzone elektronicznie można przenieść z ePUAP do e-Doręczeń. Nie oznacza to jednak, że nie da się ich załatwić inną drogą. Przykładowo skargę do sądu administracyjnego składa się za pośrednictwem urzędu, którego działania dotyczy. 

Te same zasady dotyczą przedsiębiorców. Awaria może utrudnić firmie wysłanie dokumentu lub odebranie pisma znajdującego się w ePUAP. Nie blokuje jednak firmowej skrzynki e-Doręczeń ani innych systemów, z których korzystają ZUS i administracja skarbowa. Przed wysłaniem dokumentu trzeba więc sprawdzić, jaki kanał został wskazany w konkretnej sprawie.

Czekasz na pismo lub wysłałeś je przed awarią?

ePUAP i e-Doręczenia działają jak dwie osobne skrzynki pocztowe. Pismo, które czeka w ePUAP, nie pojawi się automatycznie w e-Doręczeniach – nawet jeśli teraz założysz tam konto. Jeśli pilnie potrzebujesz dokumentu, zadzwoń do urzędu prowadzącego sprawę i zapytaj, czy może udostępnić go inną dozwoloną drogą.

Sprawdź również e-Doręczenia, bo urząd mógł skierować odpowiedź właśnie tam. Zwykły e-mail może być tylko powiadomieniem o czekającym dokumencie.

Jeżeli wysyłałeś pismo przez ePUAP tuż przed przerwą, sprawdź, czy masz zapisane urzędowe poświadczenie przedłożenia, czyli UPP. To elektroniczny odpowiednik potwierdzenia przyjęcia przesyłki. Brak UPP oznacza, że nie powinieneś zakładać, iż dokument skutecznie dotarł. Gdy nie możesz sprawdzić statusu w systemie, potwierdź wpływ pisma bezpośrednio w urzędzie.

Termin nadal biegnie. Zwykły e-mail może nie wystarczyć

Awaria systemu nie zatrzymuje automatycznie biegu terminów. Jeżeli musisz złożyć odwołanie, uzupełnić dokumenty albo odpowiedzieć na wezwanie, sprawdź pouczenie. Najbezpieczniej zadziałać przed upływem terminu, korzystając z e-Doręczeń, biura podawczego właściwego urzędu lub poczty – zależnie od procedury. Zachowaj potwierdzenie wysyłki albo złożenia dokumentu.

Nie traktuj zwykłego e-maila jako uniwersalnego zamiennika. W wielu postępowaniach wiadomość wysłana na adres urzędu może nie wywołać skutku prawnego. Telefon pozwoli ustalić właściwą drogę, ale również nie zastąpi złożenia pisma.

Zachowaj zrzut ekranu pokazujący komunikat o niedostępności ePUAP albo błąd, który pojawił się podczas próby wysłania pisma. Zapisz również dokładną datę i godzinę tej próby. Jeśli termin mimo to minął, w postępowaniu administracyjnym można wystąpić o jego przywrócenie. Nie jest to jednak automatyczne przedłużenie ani gwarancja zgody urzędu. Wniosek trzeba złożyć w ciągu siedmiu dni od ustania przeszkody. Razem z nim należy wysłać spóźnione pismo np. odwołanie lub brakujące dokumenty  oraz uprawdopodobnić, że terminu nie dotrzymano bez własnej winy.