Firma sprawdzi twój dyplom na uczelni. Nie zapyta cię o zgodę

Zmiana ma pomóc firmom sprawdzać, czy kandydaci i pracownicy mają wymagane wykształcenie. Dziś pracodawca nie może zapytać uczelni, czy okazany przez kandydata lub pracownika dyplom jest prawdziwy. Szkoła wyższa nie ma podstawy prawnej, aby odpowiedzieć na takie pytanie.

Nowe zasady jeszcze nie obowiązują. 5 listopada projekt poparły sejmowe komisje edukacji i nauki oraz deregulacji. Teraz musi jeszcze przejść dalsze prace parlamentarne i uzyskać podpis prezydenta.

Firma sprawdzi nawet dyplom sprzed 50 lat

Dyplomy elektroniczne, wydawane w Polsce od 30 czerwca 2026 r., nie będą sprawdzane przez uczelnię. Pracodawca sam zweryfikuje je w państwowym systemie POL-on. Od 1 stycznia 2027 r. elektroniczna wersja dyplomu stanie się obowiązkowa.

Firma będzie mogła zwrócić się do uczelni dopiero wtedy, gdy otrzyma papierowy dyplom i nabierze uzasadnionych wątpliwości co do jego prawdziwości.

We wniosku trzeba będzie podać imię i nazwisko absolwenta, numer dyplomu, zakres sprawdzanych informacji oraz przyczynę podejrzeń. Uczelnia porówna te dane z aktami studenta i księgą dyplomów, ale nie przekaże pracodawcy całej dokumentacji przebiegu studiów.

Przy dyplomach wydanych po 12 lipca 2019 r. pracodawca nie będzie mógł od razu kierować zapytania do uczelni. Od tego dnia zaczęły obowiązywać nowe zasady ochrony takich dokumentów przed fałszerstwem. Firma będzie więc musiała najpierw sama obejrzeć m.in. znaki wodne i elementy widoczne w świetle UV. Dopiero, gdy coś wzbudzi jej podejrzenia, poprosi uczelnię o potwierdzenie danych.

Co ważne, kontrola może sięgnąć nawet 50 lat wstecz. Starsze dyplomy mogą nie mieć współczesnych zabezpieczeń, dlatego ich brak nie będzie oznaczał fałszerstwa. Uczelnia potwierdzi ich prawdziwość na podstawie zachowanej dokumentacji studenta.

Nowe zasady nie obejmą dyplomów zagranicznych. Przy takich dokumentach nadal będą obowiązywały dotychczasowe procedury, a w niektórych zawodach pracodawca może poprosić o potwierdzenie, że dyplom jest uznawany w Polsce.

Bez zgody kandydata, także po zatrudnieniu

Procedura obejmie zarówno osoby ubiegające się o pracę, jak i pracowników już zatrudnionych w firmie. Nie będzie natomiast dotyczyć osób współpracujących wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa-zlecenie lub kontrakt B2B.

Pracodawca nie będzie musiał uzyskiwać zgody właściciela dokumentu. Projekt nie przewiduje również osobnej procedury uprzedniego zawiadamiania absolwenta o wysłaniu zapytania. Firma nie będzie jednak mogła zwrócić się do dowolnej uczelni tylko po to, aby ustalić, czy kandydat kiedykolwiek na niej studiował. Kontrola ma dotyczyć konkretnego dyplomu przedstawionego podczas rekrutacji albo już po zatrudnieniu.

Fałszywy dyplom może zakończyć rekrutację albo pracę

Jeżeli uczelnia nie potwierdzi danych, dalsze kroki będą zależały od rodzaju nieprawidłowości. Brak wykształcenia wymaganego na danym stanowisku może zakończyć rekrutację. Zwykła pomyłka w numerze dokumentu będzie natomiast wymagała wyjaśnienia, a nie automatycznego odrzucenia kandydata.

Poważne konsekwencje mogą spotkać również zatrudnionego już pracownika. Świadome wprowadzenie firmy w błąd może stać się powodem wypowiedzenia umowy, a w najpoważniejszych przypadkach także zwolnienia dyscyplinarnego. Znaczenie będzie miało między innymi to, czy wskazane wykształcenie było konieczne do wykonywania pracy i czy pracownik celowo posłużył się nieprawdziwym dokumentem.

Jeżeli dyplom okaże się podrobiony lub przerobiony, posłużenie się nim jako autentycznym może oznaczać także odpowiedzialność karną na podstawie art. 270 Kodeksu karnego. Jest ona niezależna od tego, czy pracodawca zakończy rekrutację, wypowie umowę czy zwolni pracownika dyscyplinarnie.

Za sprawdzenie dyplomu zapłaci firma. Uczelnia ma 30 dni

Pracodawca prześle wniosek i będzie prowadził całą korespondencję z uczelnią drogą elektroniczną. Szkoła wyższa powinna odpowiedzieć bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 30 dni od otrzymania kompletu dokumentów. Odpowiedź podpisze rektor albo upoważniona przez niego osoba.

Za sprawdzenie zapłaci pracodawca, nie kandydat. Opłata ma wynosić 0,5 proc. średniej krajowej z trzeciego kwartału poprzedniego roku, ogłaszanej przez GUS. Nie będzie więc zależała od zarobków osoby, której dyplom jest sprawdzany. Jej wysokość będzie aktualizowana co roku.

Jeżeli we wniosku zabraknie wymaganych danych albo potwierdzenia wpłaty, uczelnia wezwie firmę do uzupełnienia dokumentów. Pracodawca otrzyma na to siedem dni od odebrania wezwania. Jeśli nie usunie braków w terminie, wniosek pozostanie bez rozpoznania, a wpłacona kwota nie zostanie zwrócona.

Planowane przepisy mają wejść w życie 30 dni po ogłoszeniu ustawy w Dzienniku Ustaw. Papierowy dyplom przestanie być dokumentem, który pracodawca może jedynie przyjąć albo odrzucić na podstawie własnej oceny. Gdy pojawią się konkretne wątpliwości, rozstrzygną je uczelniane akta, a nie wygląd papieru, pieczęci czy podpisu.