Bank chce zeskanować dowód osobisty? Nie zawsze ma do tego prawo
Pracownik banku prosi o dowód, kładzie go na skanerze i zapisuje kopię w systemie. Klient może uznać, że tak po prostu wygląda każda bankowa procedura. Tymczasem nie każda sprawa uzasadnia zatrzymanie pełnego skanu dokumentu. Sprawdzamy, kiedy bank może kopiować dowód i o co warto zapytać przed jego zeskanowaniem.
ING Bank Śląski ma zapłacić 18,4 mln zł kary za nadmierne i nieuzasadnione kopiowanie dokumentów tożsamości. Skanował dowody nie tylko swoich klientów, ale także osób, które dopiero chciały skorzystać z jego usług. Wyrok nie jest prawomocny, a ING zapowiedział skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Utrzymuje, że pobierał skany tylko wtedy, gdy było to konieczne do realizacji obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a zgromadzone kopie wykorzystywał wyłącznie w tym celu.
Bank żądał skanu nawet przy reklamacji bankomatu
Klient chciał złożyć reklamację na działanie bankomatu w placówce ING. Zamiast od razu przyjąć zgłoszenie, pracownik zażądał zeskanowania dowodu osobistego. Dopiero później ustalił, że osoba w ogóle nie jest klientem banku.
Nie był to jednostkowy błąd pracownika. Od kwietnia 2019 r. do września 2020 r. pracownicy ING mieli skanować dowody przy części spraw załatwianych przez klientów. W praktyce odmowa pozostawienia kopii mogła oznaczać, że klient nie załatwi swojej sprawy. Według UODO bank nie sprawdzał za każdym razem, czy pełny skan był rzeczywiście potrzebny.
UODO opisał również inną sprawę. Klient chciał jedynie otrzymać potwierdzenie spłaty kredytu, ale usłyszał, że musi pozostawić pełną kopię dowodu. Urząd uznał takie żądanie za zbędne, a skan ostatecznie usunięto. Nazwy banku nie ujawniono.
Oba przypadki pokazują, że problemem nie jest samo kopiowanie dokumentów. Banki stosują taką praktykę przy identyfikowaniu klientów i w wielu sytuacjach pozwalają im na to przepisy. Wątpliwości zaczynają się wtedy, gdy żądają pełnego skanu bez sprawdzenia, czy rzeczywiście jest potrzebny.
Pełna kopia dokumentu zawiera między innymi PESEL, wizerunek, datę urodzenia, imiona rodziców oraz serię i numer dokumentu. Jeśli te informacje wyciekną, mogą ułatwić kradzież tożsamości lub próbę wyłudzenia pożyczki.
Bank może skopiować dowód, ale nie przy każdej wizycie
Bank może zeskanować dowód, gdy musi dokładnie potwierdzić tożsamość klienta i zastosować zabezpieczenia przed praniem pieniędzy. Taka potrzeba może pojawić się przy otwieraniu rachunku, ubieganiu się o kredyt, zakładaniu konta przez internet lub aktualizowaniu danych. Pełna kopia bywa również uzasadniona przy niektórych transakcjach na dużą kwotę, transakcjach budzących podejrzenia albo wątpliwościach, czy podane informacje są prawdziwe.
Samo prawo do sprawdzenia, kim jest klient, nie daje jednak bankowi automatycznie prawa do zachowania skanu dowodu. W placówce często wystarczy okazanie dokumentu. Pracownik może spisać potrzebne dane lub porównać je z informacjami zapisanymi w systemie, nie przechowując pełnej kopii.
To bank ocenia, czy w konkretnej sprawie skan jest konieczny, i odpowiada za tę decyzję. Nie może żądać kopii automatycznie tylko dlatego, że przewiduje to jego wewnętrzna procedura. Powinien umieć wyjaśnić, dlaczego samo okazanie dowodu tym razem nie wystarczy.
Bank chce zachować skan? O to możesz zapytać
Gdy pracownik chce zeskanować dowód, zapytaj, do czego potrzebna jest pełna kopia, na jakiej podstawie bank ją zachowa i jak długo będzie przechowywana. Warto również upewnić się, czy tej samej sprawy nie można załatwić po okazaniu dokumentu.
Odmowa przekazania skanu może jednak zablokować usługę. Jeśli kopia jest niezbędna do wymaganej prawem weryfikacji, bank może odmówić otwarcia rachunku lub przeprowadzenia transakcji. W niektórych przypadkach może również zakończyć współpracę z klientem.
Jeżeli chodzi o prostą reklamację, wydanie zaświadczenia albo inną czynność, która nie wymaga szczegółowej kontroli, poproś o uzasadnienie na piśmie. Następnie możesz złożyć reklamację w banku lub skontaktować się z jego inspektorem ochrony danych. Jeśli odpowiedź nadal nie wyjaśnia, po co potrzebny był skan, pozostaje skarga do prezesa UODO. Do skargi warto dołączyć reklamację, odpowiedź banku oraz dokumenty lub wiadomości pokazujące, w jakiej sprawie zażądano skanu.
Zanim zgodzisz się na zeskanowanie dowodu albo odmówisz, zapytaj, dlaczego bank potrzebuje pełnej kopii. Poproś o uzasadnienie na piśmie i zachowaj otrzymaną odpowiedź.
