Masz firmowe auto? Skarbówka może sprawdzić jego trasę z kamer

Urząd skarbowy sprawdzał ewidencję przejazdów firmowego samochodu, potrzebną do rozliczenia podatku. Z dokumentów wynikało, że danego dnia auto nie było używane. Tymczasem kamery zamontowane przy drogach zarejestrowały jego przejazd przez województwo pomorskie. Fiskus wezwał właściciela do złożenia wyjaśnień i pokazał mu zdjęcia pojazdu. Ponieważ zapisy nie zgadzały się z rzeczywistą trasą, przedsiębiorca musiał poprawić rozliczenie i dopłacić podatek. Odczyt tablicy rejestracyjnej stał się więc dowodem, który podważył dokumentację właściciela auta.

Informacje o takim wykorzystywaniu kamer zainteresowały Rzecznika Praw Obywatelskich, który zapytał skarbówkę, jakie dane zbiera, do czego ich używa i jak długo je przechowuje. Otrzymana w listopadzie odpowiedź potwierdziła, że Krajowa Administracja Skarbowa korzysta z odczytów tablic rejestracyjnych także podczas sprawdzania rozliczeń podatkowych.

Przejazd auta może podważyć rozliczenie podatku

Dane z kamer mają znaczenie między innymi dla osób, które rozliczają firmowy samochód. Zasada dotycząca typowego auta osobowego jest prosta: przy używaniu go do działalności i prywatnie przedsiębiorca odlicza zasadniczo połowę VAT. Pełne odliczenie wymaga wyłącznego użytku firmowego i spełnienia dodatkowych warunków.

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, trzeba wtedy m.in. prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, ustalić zasady wykluczające jazdy prywatne i zgłosić auto do urzędu na odpowiednim formularzu. Sam zapis na papierze, że samochód służy wyłącznie firmie, nie wystarczy, jeśli rzeczywisty sposób jego używania temu przeczy.

Sprawdzanie dokumentów nie musi od razu oznaczać formalnej kontroli. Podczas tzw. czynności sprawdzających urząd wstępnie weryfikuje rozliczenia i może prosić o dokumenty oraz wyjaśnienia. Podatnik często dowiaduje się o tym dopiero z wezwania. Dlatego pismo o rozbieżności między ewidencją a przejazdem auta wymaga rzeczowej odpowiedzi, nawet jeśli nie zapowiada wizyty kontrolerów.

Kamera odczytuje tablicę, urząd łączy informacje

Automatyczny System Rozpoznawania Numerów Rejestracyjnych, określany jako ANPRS PL, pozwala identyfikować przejazdy pojazdów na podstawie odczytów tablic. Korzysta ze specjalnych kamer działających m.in. przy autostradach, drogach ekspresowych i krajowych oraz na trasach granicznych. Gdy samochód mija punkt kontrolny, system robi zdjęcie, automatycznie odczytuje tablicę rejestracyjną i zapisuje miejsce, czas oraz kierunek przejazdu.

Krajowa Administracja Skarbowa traktuje numery rejestracyjne jako dane osobowe, ponieważ można je powiązać z konkretnym samochodem, jego właścicielem lub użytkownikiem. Sam numer nie wskazuje jednak, kto siedział za kierownicą. Informacje o przejazdach urząd może zestawiać z danymi, które już posiada, aby wybierać sprawy wymagające sprawdzenia.

Odczyt z kamery może zostać porównany np. ze zgłoszeniem VAT-26 i ewidencją przebiegu firmowego auta. Jeżeli kamera zarejestruje trasę, której nie wpisano do ewidencji, urząd może poprosić przedsiębiorcę o wyjaśnienia.

Nie oznacza to, że skarbówka automatycznie analizuje każdy zarejestrowany przejazd. Sprawdzenie może obejmować konkretny samochód, grupę pojazdów, trasę, miejsce lub okres. KAS zapewnia, że dane są dostępne tylko dla upoważnionych osób i zabezpieczone przed nadużyciami.

Dane nawet przez pięć lat. KAS odpowiedziała na pytania RPO

Zakres i czas gromadzenia danych wzbudziły wątpliwości Rzecznika Praw Obywatelskich, który zapytał skarbówkę m.in. o podstawę prawną korzystania z odczytów, ochronę prywatności oraz możliwość szerszej analizy pojazdów uchwyconych przez kamery.

KAS wskazała przepisy pozwalające jej przetwarzać te informacje i zapewniła, że wykorzystuje je tylko w zakresie potrzebnym do wykonania konkretnego zadania. Nie podała jednak, ile nieprawidłowości wykryła dzięki danym z kamer. Wyjaśniła, że ANPRS PL jest tylko jednym z wielu wykorzystywanych źródeł, dlatego nie może wyodrębnić spraw ujawnionych wyłącznie za jego pomocą.

W tej samej odpowiedzi KAS podała, że dane z systemu mogą być przechowywane maksymalnie przez pięć lat. Tłumaczy ten limit okresem, w którym urząd może jeszcze sprawdzać rozliczenia podatkowe przedsiębiorcy. To górna granica, a nie obowiązkowy czas przechowywania każdego odczytu. Informacje mogą zostać usunięte wcześniej, jeśli przestaną być potrzebne.

Dla właściciela samochodu najważniejsze jest to, że numer rejestracyjny wskazuje pojazd, ale nie osobę, która nim jechała. Za kierownicą mógł siedzieć pracownik albo ktoś, komu samochód został pożyczony. Jeżeli urząd poprosi o wyjaśnienia, znaczenie mogą więc mieć dokumenty wskazujące, kto i w jakim celu korzystał z auta. Prawidłowo odczytana tablica nie przesądza jeszcze, kto prowadził pojazd ani dlaczego nim jechał.