Od 1 października ważne zmiany dla przedsiębiorców. Sprawdziliśmy jak będą działać e-Doręczenia

Nowe zasady mogą mieć istotne konsekwencje dla przedsiębiorców, którzy nie będą regularnie sprawdzać elektronicznej skrzynki. Przeoczenie urzędowej korespondencji nie zatrzyma bowiem biegu terminów. Kogo obejmuje obowiązek e-Doręczeń i na co trzeba zwrócić szczególną uwagę?

Od 1 października ważna zmiana dla firm

Zmiana zacznie obowiązywać już 1 października 2026 roku. Jak przypomina Ministerstwo Rozwoju i Technologii, przedsiębiorcy prowadzący działalność wcześniej mają czas na założenie adresu do e-Doręczeń do 30 września. System jest elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru, a przesyłana za jego pośrednictwem korespondencja ma taką samą moc prawną jak tradycyjny polecony.

Samo uruchomienie skrzynki nie wystarczy jednak do uniknięcia problemów. Jeśli pismo wysłane przez urząd nie zostanie odebrane, po 14 dniach może zostać uznane za skutecznie doręczone. Od tego momentu mogą więc zacząć biec terminy związane z daną sprawą, nawet jeśli przedsiębiorca faktycznie nie przeczytał wiadomości.

- Warto pamiętać, że wiadomości otrzymywane za pośrednictwem e-Doręczeń mogą wywoływać skutki prawne. Dlatego skrzynkę do e-Doręczeń należy regularnie sprawdzać, aby nie przeoczyć ważnej korespondencji ani związanych z nią terminów - przekazało ministerstwo w komunikacie.

Ponad 100 mln przesyłek w systemie. Firmy muszą pilnować skrzynek

Regularne sprawdzanie skrzynki jest tym ważniejsze, że e-Doręczenia już teraz są wykorzystywane na dużą skalę. Jak podaje SaldeoSMART, do początku sierpnia za pośrednictwem systemu wysłano ponad 100 mln przesyłek, a w Bazie Adresów Elektronicznych znajdowało się 4,6 mln adresów. Przedsiębiorcy objęci terminem przypadającym na 1 października są ostatnią grupą włączaną do systemu.

- Już dziś przedsiębiorcy otrzymują przez e-Doręczenia pisma urzędowe. W praktyce spotykamy się chociażby z sytuacjami, w których urzędy miast przesyłają w ten sposób decyzje dotyczące podatku od nieruchomości - powiedziała Kamila Cieszkowska, ekspertka SaldeoSMART i właścicielka biura rachunkowego.

Samo utworzenie adresu nie rozwiązuje jednak sprawy – skrzynkę trzeba również aktywować i systematycznie kontrolować. Zdaniem ekspertki firma powinna wyznaczyć osobę odpowiedzialną za obsługę e-Doręczeń oraz jej zastępcę na czas nieobecności. W większych przedsiębiorstwach istotne jest także aktualizowanie dostępów przy zmianach kadrowych, aby ważna korespondencja nie pozostała niezauważona.

Kolejna zmiana już 1 listopada

Sprawna obsługa skrzynki ma znaczenie także w kontaktach z ZUS. Jeśli firma posiada adres do e-Doręczeń, pisma wymagające potwierdzenia odbioru trafiają właśnie tam, a ich kopie są dostępne na PUE/eZUS. Dostęp do korespondencji można również powierzyć pełnomocnikowi, np. księgowemu.

Odebranie wiadomości to jednak dopiero początek. Pismo może wymagać odpowiedzi, zapłaty, przesłania dokumentów lub złożenia wyjaśnień, dlatego istotne jest wskazanie osoby odpowiedzialnej za dalsze działania i pilnowanie terminów.

- Jeżeli pismo wpływa elektronicznie, ale później krąży między mailami i prywatnymi kalendarzami pracowników, firma nadal może stracić kontrolę nad odpowiedzialnością i terminem - przekazała Cieszkowska.

Nowi przedsiębiorcy otrzymują adres do e-Doręczeń podczas rejestracji firmy, ale muszą go jeszcze aktywować. Sama skrzynka jest bezpłatna. Kolejna zmiana nadejdzie 1 listopada, gdy wnioski do CEIDG mają być składane wyłącznie elektronicznie, m.in. przez Biznes.gov.pl, mObywatel lub bank.