Od 1 lutego rewolucja w fakturach. Firmy z nowym obowiązkiem

Cyfrowa rewolucja przyspiesza, firmy nie mogą tego ignorować

Jeszcze kilka lat temu elektroniczne fakturowanie było dla wielu firm jedynie dodatkiem do tradycyjnych rozwiązań. Część przedsiębiorców traktowała je jako wygodną alternatywę, inni podchodzili do niego z dużą rezerwą. Dziś jednak cyfryzacja rozliczeń podatkowych staje się faktem, a administracja skarbowa coraz wyraźniej sygnalizuje, że odwrót od tego kierunku nie jest możliwy.

Wprowadzenie jednolitego systemu fakturowania to nie tylko zmiana technologiczna. To także nowy sposób komunikacji między firmami a państwem. Dane przesyłane w czasie rzeczywistym pozwalają urzędom szybciej analizować transakcje i reagować na potencjalne nieprawidłowości. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność większej precyzji i dostosowania procesów wewnętrznych. Czy każda firma jest na to gotowa? I czy rzeczywiście nowy system okaże się ułatwieniem, a nie dodatkowym obciążeniem?

Zmiany obejmą więcej niż tylko księgowość

Choć na pierwszy plan wysuwa się kwestia faktur, w praktyce nowy obowiązek dotyka znacznie szerszego obszaru działalności firm. Konieczne staje się nie tylko dostosowanie systemów księgowych, ale również przeszkolenie pracowników, zmiana procedur obiegu dokumentów oraz weryfikacja współpracy z kontrahentami. Dla dużych podmiotów to często kosztowny i czasochłonny proces.

Dodatkowe emocje budzi fakt, że obowiązek nie zostanie wprowadzony jednocześnie dla wszystkich. Ustawodawca zdecydował się na etapowe wdrażanie zmian, co z jednej strony daje firmom czas na przygotowanie, z drugiej jednak rodzi wiele pytań. Kto musi działać natychmiast, a kto może jeszcze poczekać? Jakie ryzyko wiąże się z odkładaniem wdrożenia na ostatnią chwilę?

Wielu przedsiębiorców wciąż analizuje sytuację, próbując ocenić, jak duży wpływ nowe regulacje będą miały na ich codzienną działalność. Niepewność sprawia, że temat wraca w rozmowach branżowych coraz częściej, a zainteresowanie szczegółami rośnie z tygodnia na tydzień.

Od 1 lutego obowiązek staje się faktem. Kogo dotyczy KSeF

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur obejmuje największe firmy, których roczny obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł brutto. To właśnie te podmioty jako pierwsze muszą w pełni przejść na nowy system. Kolejne etapy przewidziano na 1 kwietnia 2026 roku, kiedy do KSeF dołączą małe i średnie przedsiębiorstwa, oraz na 1 stycznia 2027 roku, gdy obowiązek obejmie najmniejsze podmioty o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł.

Wiceminister finansów i zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej Zbigniew Stawicki podkreślał, że nowy system ma kluczowe znaczenie dla finansów publicznych:

KSeF pozwoli między innymi na uszczelnienie systemu podatkowego i umożliwi szybsze kontrolowanie wystawionych faktur.

Resort szacuje, że dzięki temu budżet państwa może zyskiwać nawet do 2 mld zł rocznie. Co istotne, w 2026 roku podatnicy nie będą karani za brak przystąpienia do systemu, co ma umożliwić spokojne wdrożenie nowych rozwiązań.

Doradczyni podatkowa z Grant Thornton Małgorzata Samborska zwraca uwagę, że zmiany nie będą szczególnie odczuwalne dla konsumentów:

Osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej, będą miały niewielką styczność z systemem KSeF. Konsumenci otrzymają wizualizację faktury w formie dla nich przystępnej.

KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie oraz przechowywanie faktur online. Aby rozpocząć pracę z systemem, przedsiębiorca musi się zalogować, wygenerować certyfikat oraz połączyć KSeF z używanym oprogramowaniem do fakturowania. Ministerstwo Finansów udostępnia również bezpłatne narzędzia, w tym aplikację Podatnika KSeF i aplikację Mobilna KSeF.

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat. Choć początkowo może wydawać się jedynie kolejnym obowiązkiem administracyjnym, w rzeczywistości oznacza nowy sposób kontroli i obiegu dokumentów. Dla jednych firm będzie to szansa na uporządkowanie procesów, dla innych wyzwanie wymagające szybkich decyzji. Jedno jest pewne — temat KSeF jeszcze długo nie zniknie z agendy przedsiębiorców.