BiznesINFO.pl
calculator-385506 960 720

Jak rozliczać delegację krajową przedsiębiorcy

10 Czerwca 2021

Autor tekstu:

Stępień Renata

Udostępnij:

Przedsiębiorca ma prawo, a czasami nawet obowiązek do podróży służbowych krajowych. Są one związane z pozyskaniem klientów lub podpisaniem umowy prowadzących do rozwoju firmy. Jednak podróż służbowa wiąże się z dodatkowymi kosztami. Można odliczyć koszty, zaliczając je jako wydatki związane z prowadzeniem firmy, a co za tym idzie obniżyć podatek. Jakie kryteria należy spełnić podczas rozliczania delegacji krajowych przedsiębiorcy?

Podróż służbowa – co to jest?

Podróż służbowa stanowi wyjazd przedsiębiorcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy oraz poza miejsce wykonywania pracy (określone w umowie o pracę) w celach zawodowych (wykonywanie pracy, załatwianie spraw firmowych, inne mieszczące się w zakresie zawodowym).

Jeśli przedsiębiorca odbywa podroż służbową, ma prawo odliczyć od przychodu poniesione na ten cel wydatki, jako koszty uzyskania przychodu. Powinien zachować wszelkie dowody potwierdzające związek podróży z prowadzoną działalnością, np. zebrane podczas niej zamówienia, faktury zakupowe, oferty kontrahentów.

Wyżywienie i diety w podróży służbowej

Jeśli przedsiębiorca wyda pieniądze na wyżywienie podczas podróży, to nawet w sytuacji potwierdzenia ich fakturą nie mogą być rozliczone w ramach delegacji. Dieta bowiem, zgodnie z rozporządzeniem Ministra jest ograniczona limitem takich kosztów. Są one określone w par. 7 ust. 1 oraz par. 13 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.

Z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jasno wynika, że kosztu uzyskania przychodów nie stanowią wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W konsekwencji oznacza to, że do kosztów podatkowych można zakwalifikować jedynie diety do wysokości wynikającej z rozporządzenia.

Wysokość diety krajowej została określona w par. 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Zgodnie z jego treścią wynosi ona 30 PLN (wysokość diety krajowej do końca
lutego 2013 roku wynosiła 23 PLN).

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

– mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

– od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

– do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

– ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Noclegi w podróży służbowej

Przedsiębiorca może zaliczyć wydatek na nocleg jako koszt podatkowy, musi być on potwierdzony fakturą lub rachunkiem. Trzeba pamiętać, że nie można odliczać VAT-u od usług hotelowych. W takiej sytuacji koszt będzie cały kosztem faktury. Podatnik musi pamiętać, że zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt. 4 ustawy o VAT od usług hotelowych nie można odliczyć podatku VAT. W związku z tym, kosztem przedsiębiorcy będzie cała kwota brutto, którą zapłaci za nocleg.

Koszty dojazdu w podróży służbowej

Rozliczanie wydatków związanych z dojazdem zależy od rodzaju środka transportu, którym posługuje się przedsiębiorca. Jeśli będzie to samolot, pociąg lub autobus to trzeba koniecznie mieć fakturę. Bilet może być traktowany jak faktura tylko w określonych sytuacjach.

Jeśli przedsiębiorca będzie wykorzystywał w podróży samochód, to do kosztów podatkowych może zakwalifikować wydatki na paliwo, czy opłaty za autostrady. Jeśli samochód nie jest samochodem firmowym, to przedsiębiorca, który wykorzystuje go w delegacji, może
wydatki związane z nim rozliczać wyłącznie w ramach tzw. kilometrówki.

Czas trwania delegacji

W przepisach nie ma określonego czasu delegacji. Jednak większość ekspertów z prawa pracy wyraża opinie, iż podróż służbowa nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące bowiem dłuższy wyjazd traktowany jest jako oddelegowanie pracownika do wykonywania pracy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy oraz poza miejsce wykonywania pracy (określone w umowie o pracę).



 



 







Podobne artykuły

Biznes Info

Finanse

Ulga podatkowa na 500 zł. Odebrać mogą tylko kierowcy

Czytaj więcej >

Finanse

Kreatywna księgowość – czym jest i co ma na celu

Czytaj więcej >

Finanse

Jakie są najczęstsze metody wyceny przedsiębiorstw?

Czytaj więcej >

Finanse

Działalność gospodarcza w mieszkaniu - jak rozliczyć koszty?

Czytaj więcej >

Finanse

Bony świąteczne - jak je dać pracownikom?

Czytaj więcej >

Finanse

Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych

Czytaj więcej >