Jak rozliczać delegację krajową przedsiębiorcy

Podróż służbowa – co to jest?

Podróż służbowa stanowi wyjazd przedsiębiorcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy oraz poza miejsce wykonywania pracy (określone w umowie o pracę) w celach zawodowych (wykonywanie pracy, załatwianie spraw firmowych).

Jeśli przedsiębiorca odbywa podroż służbową, ma prawo odliczyć od przychodu poniesione na ten cel wydatki, jako koszty uzyskania przychodu. Powinien zachować wszelkie dowody potwierdzające związek podróży z prowadzoną działalnością, np. zebrane podczas niej zamówienia, faktury zakupowe, oferty kontrahentów.

Wyżywienie i diety w podróży służbowej

Jeśli przedsiębiorca wyda pieniądze na wyżywienie podczas podróży, nawet w sytuacji potwierdzenia ich fakturą, nie mogą być rozliczone w ramach delegacji. Dieta bowiem, zgodnie z rozporządzeniem Ministra jest ograniczona limitem takich kosztów. Są one określone w par. 7 ust. 1 oraz par. 13 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.

Z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jasno wynika, że kosztu uzyskania przychodów nie stanowią wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W konsekwencji oznacza to, że do kosztów podatkowych można zakwalifikować jedynie diety do wysokości wynikającej z rozporządzenia.

Wysokość diety krajowej została określona w par. 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Zgodnie z jego treścią wynosi ona 30 PLN (wysokość diety krajowej do końca lutego 2013 roku wynosiła 23 PLN).

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

– mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

– od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

– do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

– ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Noclegi w podróży służbowej

Przedsiębiorca może zaliczyć wydatek na nocleg jako koszt podatkowy, musi być on potwierdzony fakturą lub rachunkiem. Trzeba pamiętać, że nie można odliczać VAT-u od usług hotelowych. W takiej sytuacji koszt będzie cały kosztem faktury. Podatnik musi pamiętać, że zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt. 4 ustawy o VAT od usług hotelowych nie można odliczyć podatku VAT. W związku z tym, kosztem przedsiębiorcy będzie cała kwota brutto, którą zapłaci za nocleg.

Koszty dojazdu w podróży służbowej

Rozliczanie wydatków związanych z dojazdem zależy od rodzaju środka transportu, którym posługuje się przedsiębiorca. Jeśli będzie to samolot, pociąg lub autobus to trzeba koniecznie mieć fakturę. Bilet może być traktowany jak faktura tylko w określonych sytuacjach.

Jeśli przedsiębiorca będzie wykorzystywał w podróży samochód, to do kosztów podatkowych może zakwalifikować wydatki na paliwo, czy opłaty za autostrady. Jeśli samochód nie jest samochodem firmowym, to przedsiębiorca, który wykorzystuje go w delegacji, może wydatki związane z nim rozliczać wyłącznie w ramach tzw. kilometrówki.