ewidencja przebiegu pojazdu
Pixabay.com
Autor Tomasz Majta - 29 Listopada 2020

Ewidencja przebiegu pojazdu. Czym jest? Jakie są jej zasady i procedury?

Niejednokrotnie w życiu gospodarczym zdarza się, że przedsiębiorcy decydują się zaangażować prywatny samochód w działalność przedsiębiorstwa. Z wykorzystaniem własnego pojazdu w prowadzeniu działalności gospodarczej wiąże się ponoszenie kosztów utrzymania samochodu takich jak: paliwo, przeglądy, serwisy, opłaty za korzystanie z autostrad. W jakich okolicznościach powinna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu? Na jakich zasadach odbywa się prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu?

Ewidencja przebiegu pojazdu. Czym tak naprawdę jest?

Ewidencja przebiegu pojazdu potocznie nazywana kilometrówką to dokument, który dostarcza informacji dotyczących tras pojazdu, kierowców a także daje informacje o ponoszonych kosztach. Ewidencja przebiegu pojazdu w szczególności powinna zawierać następujące zapisy i dane:

  • imię, nazwisko oraz adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
  • pojemność silnika oraz numery rejestracyjne pojazdu,
  • numer następnego wpisu,
  • datę, cel przejazdu a także opis trasy,
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • stawkę za przebyty kilometr,
  • kwotę wynikająca z iloczynu liczby faktycznie przebytych kilometrów oraz stawki za 1km przebiegu, określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury,
  • dane oraz podpis podatnika.

Ewidencja przebiegu pojazdu. Jakie są zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu?

Ewidencję przebiegu pojazdu należy prowadzić osobno dla każdego wykorzystywanego podczas pracy pojazdu. Uwaga! Ewidencja przebiegu powinna być prowadzona przez faktycznego użytkownika pojazdu – podatnika, pracownika, zleceniobiorcę, w każdym jednak przypadku ewidencja powinna zostać zatwierdzona przez podatnika. Ewidencję przebiegu pojazdu należy prowadzić w sposób ciągły, nieprzerwany, należy ją ponadto uzupełniać na bieżąco. Oznacza to, że dokumentacja powinna zostać zaktualizowana po każdym przejeździe. Podstawowym obowiązkiem pracownika jest stawienie się w miejscu pracy, w związku z tym koszty dojazdu pracownika nie powinny być ujmowane w ewidencji, ponieważ nie jest to użytkowanie pojazdu na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej podatnika. Jednakowoż nie ma żadnych przepisów zabraniających uznawania tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Ewidencja przebiegu pojazdu. Jakie skutki związane są z prowadzeniem ewidencji w sposób nieprawidłowy?

Prowadzenie w sposób nieprawidłowy ewidencji przebiegu pojazdu skutkuje następującymi konsekwencjami:

  • niemożliwością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych użytkowaniem przez zatrudnionych ich prywatnych pojazdów w podróży służbowej oraz w jazdach lokalnych;
  • utratą posiadanego przez zatrudnionych w określonych zawodach osób prawa do zwolnienia z opodatkowania świadczeń stanowiących zwrot kosztów z tytułu użytkowania prywatnego samochodu w jazdach lokalnych, w tym przypadku nie wystąpi obowiązek opłacenia składek na ubezpieczenie społeczne;
  • utratą zwolnienia z opodatkowania świadczeń mających na celu zwrot kosztów używania samochodu prywatnego w trakcie podróży służbowej – ze względu na brak możliwości ustalenia kwoty objętej zwolnieniem;
  • niemożliwością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z użytkowaniem przez przedsiębiorcę lub zleceniodawcę samochodu niezaliczonego do ewidencji środków trwałych podatnika lub nie stanowiącego składnika majątkowego podatnika płacącego podatek dochodowy od osób prawnych.

Ewidencja przebiegu pojazdu. Jakie wydatki podlegają ewidencjonowaniu?

Prowadzenie popularnej kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu, nie zwalnia podatnika z obowiązku dokumentowania wydatków ponoszonych z użytkowaniem pojazdu zgodnego z prawem. Dokumentowaniu w szczególności podlegają wydatki związane z:

  • zakupem paliwa – faktura w każdej sytuacji powinna zawierać numer rejestracyjny pojazdu,
  • zakupem ogumienia oraz innych materiałów eksploatacyjnych,
  • obowiązkowe ubezpieczenia OC, AC, zielone karty,
  • wydatkiem na parkingi,
  • opłatami za gospodarcze korzystanie ze środowiska, związanego z pojazdem,
  • przeglądami technicznymi pojazdu,
  • koszty niewielkich napraw oraz części zamiennych,

Ewidencja przebiegu pojazdu. Dodatkowe informacje

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów zobligowani są do prowadzenia wraz z ewidencją przebiegu pojazdów miesięcznych zestawień ponoszonych wydatków wynikających z faktur, na których widnieje numer rejestracyjny pojazdu. W sytuacji gdy pojazd jest wpisany do ewidencji środków trwałych, do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wszystkie wydatki związane z eksploatacja, pod warunkiem zachowania ograniczenia dotyczącego wielkości odpisów amortyzacyjnych oraz składek na ubezpieczenia. Natomiast w przypadku gdy pojazd nie jest wpisany do ewidencji środków trwałych w przedsiębiorstwie, w koszty uwzględnia się wszystkie rzeczywiste wydatki powiązane z eksploatacja pojazdu – do wysokości wynikającej z iloczynu liczby kilometrów faktycznego przebiegu samochodu oraz stawki z 1 km przebiegu, wyróżnionej w innych przepisach. Uwaga! Powyższe wydatki muszą zostać udokumentowane w ewidencji przebiegu pojazdu w sposób należyty i nie budzący wątpliwości.

Następny artykułNie przegap żadnych najciekawszych artykułów! Kliknij obserwuj biznesinfo.pl na:Obserwuj nas na Google News Google News