BiznesINFO.pl
Dokumenty jak długo

Obraz Pexels z Pixabay

Wyrzuciłeś ważne dokumenty? Urzędnicy mają cię już na oku

14 Października 2020

Autor tekstu:

Kasper Starużyk

Udostępnij:

Dokumenty do urzędów, ZUS-u, sądów, skarbówki – jak długo należy przechowywać urzędową dokumentację i co grozi za wyrzucenie ważnych dokumentów? Sprawdzamy jakie terminy należy zachować, nim zdecydujemy się na wrzucenie "papierów" do nisz

Faktury, dokumenty, paragony, umowy. Sterty papierów zalegają w twoich szufladach, a na kolejne segregatory brakuje już miejsca na półkach? Sprawdzamy jak długo należy przechowywać dokumentację, aby uniknąć kłopotów. Niestety, nie jest to takie oczywiste.

Jak długo trzymać dokumenty?

Rachunki. Dokumenty potwierdzające zapłatę za telewizję, gaz, internet, wodę i inne usługi zazwyczaj nie są przez nas w ogóle zatrzymywane. Otrzymujemy rachunek, opłacamy, dokument wyrzucamy. Trzeba jednak uważać. Zdarzają się sytuacje, że firma zmieni swoją siedzibę, podczas płatności pomylimy numery kont lub nasza płatność w wyniku błędów systemowych lub ludzkich nie zostanie poprawnie zaksięgowana. Co w takiej sytuacji? Zgodnie z polską literą prawa dostawcy usług mogą upomnieć się o dokumenty potwierdzające płatność do 3 lat. I przez taki czas powinniśmy być w stanie udowodnić, że wywiązaliśmy się z obowiązku płatności.

Problematyczny ZUS. Nie ma szczegółowych przepisów regulujących okres archiwizacji dokumentów, które wymienialiśmy z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Określenie jak długo należy trzymać takie "papiery" jest zatem nieco problematyczne. Aby nie otaczać się stertą niepotrzebnych, zbierających kurz listów i koper, warto poznać ogólne przepisy o okresie przechowywania dokumentów. Wskazują one, że mamy obowiązek przechowywania dokumentów przez pięć lat od daty ich otrzymania lub wysyłki.

Jasno określone w ustawie są nasze obowiązki wobec Urzędów Skarbowych. 5 lat wynosi okres przez jaki zobligowani jesteśmy do archiwizacji zeznań podatkowych, czyli rozliczeń PIT, ale także dokumentów potwierdzających prawa do ulg, czyli np. rachunków za internet, jeżeli skorzystaliśmy z ulgi internetowej. Szczególnie istotne jest sztywne trzymanie się tej cezury przez osoby prowadzące przedsiębiorstwa oraz samozatrudnione. Zgubienie dokumentów może oznaczać poważne kłopoty w przypadku niespodziewanej kontroli fiskusa. 5 lat należy liczyć od końca roku za który został wystawiony dokument. Jeżeli jest to np. PIT za 2019 rok, który rozliczyliśmy w 2020 dokument należy przechowywać do końca 2025 roku. Uwaga! Okres 5-letni może zostać wydłużony przez zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia. Przedsiębiorcy, którzy likwidują swoją działalność wiedzieć także muszą, że zamknięcie działalności nie zwalnia z obowiązku archiwizacji.

Paragonów fiskalnych nie przechowujemy prawie nigdy. A to ogromny błąd. W przypadku zakupu sprzętów elektronicznych lub AGD, które są objęte producenckimi gwarancjami, to właśnie paragon fiskalny jest podstawą do złożenia roszczenia. Jak długo przechowywać takie dokumenty? Najlepiej dokładnie tyle, ile wynosi okres gwarancyjny. Warto również zweryfikować, czy nie zakupiliśmy dodatkowej gwarancji od sklepu, wówczas okres przechowywania paragonu wydłuża się o czas, w którym obowiązuje gwarancja "sklepowa". Uwaga! Papier termiczny bardzo szybko blednie, warto zrobić kserokopię paragonu zaraz po dokonaniu zakupu, inaczej możemy mieć problem ze złożeniem wniosku o naprawę w ramach gwarancji.

Tagi:

ZUSUrząd SkarbowyFiskus

Kasper StarużykAutor

Redaktor naczelny Biznesinfo. Wcześniej w Bankier.pl, gdzie zajmował się wyszukiwaniem najciekawszych informacji gospodarczych z Polski i świata. Dziennikarską pasję odkrył na festiwalu reklamowym Golden Drum w Słowenii. Absolwent ekonomii na wydziale prawa, administracji i ekonomii Uniwersytetu Wrocławskiego i międzynarodowych stosunków gospodarczych Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, a także copywritingu w Szkole Mistrzów Reklamy. Miłośnik historii Hanzy i Morza Bałtyckiego.

Chcesz się ze mną skontaktować?

Napisz adresowaną do mnie wiadomość na mail: kasper.staruzyk@biznesinfo.pl

Podobne artykuły

Jacek Sasin

Polska i Świat

Marszałek Senatu Tomasz Grodzki o dystrybucji węgla przez samorządy. Wyraz kapitulacji rządu

Czytaj więcej >
Pawel Wodzynski/East News

Polska i Świat

Polska kupuje gigantyczną ilość uzbrojenia z Korei Południowej. Kaczyński tłumaczy dlaczego

Czytaj więcej >
Twitter/President of Russia

Polska i Świat

Rosyjska Duma Państwowa poparła aneksję terytoriów Ukrainy. Jednomyślne poparcie

Czytaj więcej >
przychodnia

Polska i Świat

NFZ przejmie część zadań Ministerstwa Zdrowia. Nie otrzyma dodatkowych pieniędzy

Czytaj więcej >
Mateusz Morawiecki: W Polsce są tylko dwie partie, a Niemcy niech sami zbierają szparagi

Polska i Świat

Morawiecki: Atak terrorystyczny na gazociągi Nord Stream jest najprawdopodobniej dziełem służb rosyjskich

Czytaj więcej >
fot. HANDOUT/AFP/East News

Polska i Świat

Prezydent Zełenski odwołał planowany jesienny pobór do armii

Czytaj więcej >