Praca zdalna na nowych zasadach. Kodeks pracy daje pracownikom te prawa

Praca zdalna po nowemu. Nie każdy przypadek wygląda tak samo

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła jasny podział na różne formy pracy zdalnej, co w teorii miało uporządkować chaos interpretacyjny. W praktyce jednak wiele osób wciąż nie wie, jakie dokładnie uprawnienia przysługują im w konkretnych sytuacjach i od czego one faktycznie zależą. Kluczowe znaczenie ma bowiem nie sama praca poza biurem, ale podstawa prawna, na którą powołuje się pracownik.

Praca zdalna może być wykonywana całkowicie albo częściowo, w modelu hybrydowym. Może zostać ustalona już przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Inicjatywa nie zawsze musi wychodzić od pracownika – coraz częściej to pracodawcy proponują takie rozwiązania jako element polityki firmy lub benefit pozapłacowy.

Co istotne, wniosek o pracę zdalną nie wymaga skomplikowanej procedury. Może zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej, jednak samo jego złożenie nie oznacza jeszcze, że musi zostać zaakceptowany. W tym miejscu zaczyna się zasadnicza różnica pomiędzy poszczególnymi rodzajami pracy zdalnej. Od czego więc zależy decyzja pracodawcy?

Polecenie z góry i wyjątki od reguły

Kodeks pracy przewiduje sytuacje, w których to pracodawca może polecić pracę zdalną, ale katalog takich przypadków jest ściśle ograniczony. Nie jest to narzędzie do dowolnego zarządzania personelem, lecz rozwiązanie zarezerwowane dla okoliczności nadzwyczajnych.

Chodzi przede wszystkim o okresy stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego lub epidemii, a także czas do trzech miesięcy po ich odwołaniu. Drugą grupą sytuacji są zdarzenia o charakterze siły wyższej, gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu.

Nawet wtedy polecenie pracy zdalnej nie jest automatyczne. Pracownik musi wcześniej złożyć oświadczenie, że posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy. Bez tego pracodawca nie może narzucić takiego rozwiązania.

Nowością w przepisach jest także praca zdalna okazjonalna. To forma, która budzi duże zainteresowanie, bo przysługuje każdemu pracownikowi, niezależnie od sytuacji rodzinnej. Ma jednak swoje granice – zarówno czasowe, jak i organizacyjne. Kiedy więc pracodawca nie ma już pola manewru?

Tu pracodawca ma związane ręce. Przepisy mówią wprost

Najdalej idące uprawnienia dotyczą określonych grup pracowników. Rodzice dzieci do 4. roku życia, pracownice w ciąży oraz osoby sprawujące opiekę nad niepełnosprawnym członkiem rodziny znajdują się w szczególnej sytuacji prawnej. W ich przypadku pracodawca co do zasady powinien uwzględnić wniosek o pracę zdalną.

Odmowa jest możliwa tylko wtedy, gdy:

• rodzaj pracy uniemożliwia wykonywanie jej zdalnie,
• organizacja pracy w firmie obiektywnie na to nie pozwala.

Co ważne, pracodawca nie może samodzielnie cofnąć zgody i przywrócić takiego pracownika do pracy stacjonarnej, jeśli nie zmieniły się realne warunki organizacyjne lub charakter wykonywanej pracy.

Podstawę tych uprawnień stanowi konkretny przepis Kodeksu pracy:

„Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek (…) pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny (…) o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika”
– art. 67 § 6 Kodeksu pracy

Dodatkowe uprawnienia przysługują rodzicom dzieci do 8. roku życia. Mogą oni wnioskować o elastyczną organizację pracy, która obejmuje m.in. pracę zdalną, indywidualny rozkład czasu pracy czy obniżenie etatu. W tym przypadku pracodawca może odmówić, ale musi taką decyzję uzasadnić, biorąc pod uwagę potrzeby firmy i organizację pracy.

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej znacząco zmieniły układ sił między pracownikiem a pracodawcą. Choć w wielu przypadkach decyzja nadal zależy od firmy, są sytuacje, w których prawo jednoznacznie staje po stronie pracownika. Kluczowe jest jednak to, na jakiej podstawie składany jest wniosek i do której grupy należy zatrudniony. Brak tej wiedzy może oznaczać niepotrzebną odmowę albo rezygnację z uprawnienia, które faktycznie przysługuje.