Pilny komunikat ZUS dla milionów Polaków. Dezaktywacja nastąpi do końca lutego 2026

ZUS zmienia zasady. System sam zdecyduje, kto straci ePłatnika

Od 7 lutego 2026 r. ZUS wprowadził rozwiązanie, które automatycznie sprawdza przy pierwszym logowaniu użytkownika, czy płatnik składek może korzystać z aplikacji ePłatnik w eZUS. Zgodnie z komunikatem Zakładu, funkcja ta działa bez konieczności osobnej aktywacji przez użytkownika - system sam decyduje o stanie aplikacji. 

Jeśli płatnik nie miał wcześniej dostępu do ePłatnika, a spełnia warunki, narzędzie zostanie mu dopisane automatycznie. Jeżeli zaś nie spełnia kryteriów, usługę dezaktywuje i informuje o tym użytkownika. W przypadku przekroczenia określonego limitu, zgodnie z docelowym mechanizmem, narzędzie zostanie dezaktywowane przy logowaniu. Powiadomienie o zmianie statusu trafia do konta płatnika w eZUS i jest realizowane jednorazowo. Dzięki temu ZUS chce usprawnić obsługę płatników i uniknąć sytuacji, w której aplikacja zostaje aktywowana bez formalnej podstawy. 

To rozwiązanie ma usprawnić zarządzanie uprawnieniami i dostępem do narzędzia ePłatnik, szczególnie w większych organizacjach, gdzie liczba zgłoszonych osób może się zmieniać. W efekcie przy kolejnych logowaniach nie dochodzi do wielokrotnych weryfikacji.

Nie każdy przedsiębiorca zachowa dostęp. ZUS wprowadza twarde progi

Standardowe kryterium dostępu do aplikacji ePłatnik określone w komunikacie ZUS to 100 aktywnych ubezpieczonych. Płatnicy, którzy zgłaszają więcej aktywnych ubezpieczonych, nie powinni używać ePłatnika - w takiej sytuacji ZUS rekomenduje korzystanie z programu “Płatnik” lub innego kompatybilnego oprogramowania do przesyłania dokumentów ubezpieczeniowych. Program Płatnik jest bezpłatny i szeroko stosowany w obsłudze dużych przedsiębiorstw i instytucji. Lista systemów i narzędzi rekomendowanych przez ZUS do obsługi dokumentów jest udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej ZUS.

W komunikacie ZUS zaznaczono jednak, że do końca lutego 2026 r. obowiązuje okres przejściowy - w tym czasie dezaktywacja aplikacji będzie dokonywana tylko wtedy, gdy liczba aktywnych ubezpieczonych przekracza 1000. Dopiero po zakończeniu tego okresu obowiązywać będzie standardowe kryterium, czyli 100 aktywnych ubezpieczonych.

Aby zapewnić płynną obsługę płatników składek, do końca lutego br. dezaktywacja aplikacji będzie realizowana jeżeli liczba aktywnych ubezpieczonych płatnika przekroczy 1000. Po tym czasie będzie realizowana zgodnie z założeniami – po przekroczeniu 100 aktywnych ubezpieczonych - czytamy na stronie ZUS.

Taki etap przejściowy ma na celu zminimalizowanie ryzyka nagłych zmian w dostępie do narzędzi elektronicznych dla przedsiębiorców w okresie adaptacji do nowego systemu eZUS. W praktyce oznacza to, że jeszcze przez kilka tygodni płatnicy z liczbą ubezpieczonych od 101 do 1000 nie zostaną automatycznie pozbawieni dostępu do ePłatnika. Po upływie lutego wyłączona zostanie ta tolerancja i system zastosuje kryterium docelowe.

Księgowi i pełnomocnicy muszą być czujni

ZUS podkreśla, że informacje o dezaktywacji ePłatnika są przekazywane wyłącznie za pośrednictwem wewnętrznej skrzynki Wiadomości w eZUS. Oznacza to, że brak regularnego monitorowania komunikatów systemowych może skutkować opóźnioną reakcją płatnika lub pełnomocnika na zmianę dostępu do narzędzia. W praktyce biura rachunkowe powinny zwrócić szczególną uwagę na sprawdzanie korespondencji systemowej, zwłaszcza w okresie przejściowym, gdy obowiązują tymczasowe progi dezaktywacji.

Co istotne, ZUS nie przewiduje ręcznego przywracania dostępu do aplikacji ePłatnik w sytuacji, gdy została ona dezaktywowana zgodnie z mechanizmem systemowym. Płatnik składek, który utraci dostęp do aplikacji, musi korzystać z innych narzędzi do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych. Z perspektywy organizacyjnej oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania się do zmiany narzędzia, aby uniknąć przerw w obsłudze dokumentów i rozliczeń.