Ewidencja środków trwałych
Przedsiębiorca, który prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, a przy tym wykorzystuje w działalności gospodarczej środki trwałe, jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji środków trwałych. Prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych to warunek konieczny, by odpisy amortyzacyjne mogły być podatkowym kosztem uzyskania przychodu firmy. Zadaniem przedsiębiorcy jest dbanie o to, aby odpowiednio rozliczać poniesione koszty. Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych określają przepisy rozporządzenia ministra finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z przepisami ustawy o PIT do środków trwałych należą nieruchomości, grunty, lokale będące odrębną własnością, urządzenia, maszyny, środki transportu, a nawet inwentarz żywy. Środki muszą być wykorzystywane przez podatnika na potrzeby jego działalności gospodarczej.
Kto ma obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych?
Ewidencja środków trwałych i jej prowadzenie są obowiązkowe, aby móc zaliczyć amortyzację w koszty działalności. Zgodnie z art. 22n ust. 6 ustawy o PIT w razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Ewidencję środków trwałych muszą prowadzić:
osoby fizyczne,
spółki cywilne osób fizycznych,
spółki jawne osób fizycznych,
spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą.
Te podmioty mają obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, a zarazem muszą prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W przypadku braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Warto wiedzieć, że od stycznia 2019 roku zniesiono obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia przez podatników ryczałtu.
Co powinna zawierać ewidencja środków trwałych?
Ewidencja środków trwałych może być prowadzona przez przedsiębiorcę za pośrednictwem specjalnych programów do księgowości, które dostępne są w internecie. Może też być sporządzona w formie odręcznego dokumentu. Ewidencja środków trwałych nie posiada określonego wzoru. Jednak formularz musi zawierać informacje, które są wymagane przez organy podatkowe, a należą do nich:
liczba porządkowa,
data nabycia,
określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
wartość początkowa,
symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
stawka amortyzacyjna,
kwota odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres,
dokonywania odpisów, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji,
symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
stawka amortyzacyjna,
zaktualizowana wartość początkowa,
wartość ulepszania zwiększającą wartość początkową,
data likwidacji, przyczyna albo data zbycia,
faktyczna kwota odpisów amortyzacyjnych.
Amortyzacja środka trwałego
Amortyzacja środka trwałego polega na systematycznym odpisywaniu części jego wartości w koszty w związku z jego zużyciem. Zasadniczo wszystkie środki trwałe (za wyjątkiem gruntów) ulegają zużyciu podczas użytkowania. Wraz z upływem czasu oraz zużywaniem się, środki trwałe tracą na wartości. Z tego powodu prezentowanie ich w bilansie w wartości początkowej byłoby błędne, gdyż nie przedstawiałoby rzeczywistego stanu aktywów przedsiębiorstwa. Aby temu zaradzić, rachunkowość wykorzystuje mechanizm księgowy nazywany amortyzacją środków trwałych lub ich umorzeniem.
Amortyzacja jest wartością odpisywaną w koszty w poszczególnym okresie obrachunkowym.
Umorzenie to skumulowana wartość amortyzacji, korygująca wartość środków trwałych wykazywanych w bilansie z ich wartości brutto (wartości początkowej) do wartości netto.
Niskocenne środki trwałe
Gdy przedsiębiorca pozyska środek trwały o niskiej wartości, czyli takiej, która nie przekracza 10 tys. zł netto (w przypadku przedsiębiorców opłacających VAT) lub brutto (w przypadku podatników zwolnionych z VAT). Przepisy podatkowe pozwalają na bezpośrednie zaliczanie ich w koszty. Podatnik nie musi ujmować ich w ewidencji środków trwałych.
