Czym jest nota księgowa i kiedy z niej korzystać?
Czym jest nota księgowa?
Jest to uniwersalny dokument księgowy, który może być przyjmowany i wystawiany przez organizacje pozarządowe w sytuacji rozliczenia dokonywanego między partnerami. Nota księgowa jest potwierdzeniem dokonania operacji gospodarczej, do której doszło między jednostką a kontrahentem.
W jakim celu może zostać wystawiona nota księgowa?
Nota księgowa może zostać wystawiona w określonych sytuacjach. Ze względu na jej cel wyróżniamy noty: uznaniową, obciążeniową oraz obciążeniowo-uznaniową. Może zostać wystawiona w celu:
dokonania rozliczeń między organizacjami i członkami ( np. dotyczących składek członkowskich),
obciążenia dłużnika odsetkami od niezapłaconych zobowiązań,
obciążenia karą umowną,
nałożenia na wierzyciela odszkodowania lub odsetki naliczone od niezapłaconych zobowiązań,
sprostowania błędnie wystawionych dowodów dla operacji niezwiązanych z podatkiem VAT.
Co powinna zawierać nota księgowa?
Zawartość treści noty księgowej regulowana jest przez Ustawę o rachunkowości. Nie ma konkretnego, obowiązującego dla noty księgowej wzoru, jednak według przepisów musi ona zawierać:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
określenie stron dokonujących rozliczenia, w tym ich nazw i adresów,
datę dokonania operacji, a gdy dowód sporządzono pod inną datą, także i jego datę,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Ponadto, co ważne, nie ma obowiązku, by nota księgowa posiadała podpis odbiorcy, ale jest konieczne, by była opatrzona podpisem nadawcy. Nota ta wystawiana jest w dwóch egzemplarzach, z czego oryginał trafia do odbiorcy, a kopia do nadawcy. Należy też pamiętać, że w przypadku noty obciążeniowej, jeśli dotyczy ona waluty innej niż złoty polski, w jej treści konieczne jest podanie kwoty przeliczonej na złotówki. Przeliczenia powinniśmy dokonać według kursu, który obowiązuje zgodnie z datą wystawienia noty.
Czy nota księgowa może stanowić dowód księgowy?
Jeśli notę księgową chcemy włączyć w koszty, musi ona stanowić dowód księgowy. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia PKPiR, by dokument mógł być dowodem księgowym musi w sposób wiarygodny określać wystawcę lub wskazywać strony uczestniczące w operacji gospodarczej, musi zawierać datę wystawienia dowodu i datę dokonania operacji gospodarczej. Nota musi wskazywać też na przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilość. Dodatkowo nota musi być podpisana przez osoby do tego uprawnione oraz oznaczona numerem, który pozwala na zidentyfikowanie jej z odpowiednimi zapisami księgowymi.
