BiznesINFO.pl
zarządzanie czasem

https://pixabay.com/pl/photos/klepsydra-czas-godziny-zegar-620397/

Zarządzanie czasem – jak to robić skutecznie?

5 Czerwca 2021

Autor tekstu:

Maciej Blacha

Udostępnij:

Znane przysłowie mówi „czas to pieniądz”. Trudno się z nim nie zgodzić. Czas jest zasobem ograniczonym, dlatego musimy nim zarządzać z głową. Im bardziej skutecznie potrafimy nim zarządzać, tym więcej rzeczy jesteśmy w stanie wykonać. Z tego artykułu dowiesz się, jak zarządzać czasem i jak robić to skutecznie.

Zarządzanie czasem

Czas jest względny – każdy to wie. Gdy robimy rzeczy, które sprawiają nam przyjemność, mija nam on bardzo szybko. Dokładnie przeciwnie jest, gdy poświęcamy go na czynności, których nie chcemy robić - wtedy wydłuża nam się on w nieskończoność. Nieważne jednak, czy robimy coś z przyjemnością czy nie, efektywne zarządzanie zasobami czasu, jest niezwykle ważne dla osiągania celów, które sobie wyznaczyliśmy.

Skuteczne zarządzanie czasem najczęściej polega na jego optymalnym wykorzystaniu w określonym celu. Nieważne, czy są to cele długo-, czy krótkookresowe, najważniejsze jest, by mieć czas je zrealizować. Złe zarządzanie czasem z kolei może doprowadzić do tego, że
praca może zostać wykonana nieefektywnie lub za późno.

Proces zarządzania czasem najlepiej zacząć od analizy jego wykorzystania.

Dokładnie przeanalizuj, na jakie czynności w ciągu dnia najczęściej przeznaczasz swój czas. Możesz zacząć zapisywać całą swoją aktywność i ile na nią poświęcasz. Możesz również użyć specjalnych aplikacji na komórkę, dedykowanych specjalnie do tego. Najlepiej będzie, gdy uwzględnisz wszystkie czynności, bez względu na to, czy dotyczą pracy czy są to np.
rozmowy z przyjaciółmi lub oglądanie śmiesznych obrazków w Internecie. Dzięki temu zobaczysz, na co konkretnie przeznaczasz swój czas i ile w ciągu dnia potrafisz go zmarnować na bezproduktywne skrolowanie facebooka.

Zaplanuj cele i ustaw priorytety

Gdy już wiesz, jak i na co przeznaczasz najwięcej czasu w ciągu dnia, zaplanuj cel, do którego będziesz dążył, i ustal swoje priorytety. Odpowiedz sobie na pytanie, jaki cel chciałbyś osiągnąć następnego dnia i ile czasu chcesz mu poświęcić. Może być to nawet kilka zadań.
Podejdź do tego odpowiedzialnie i ustal sobie ich tyle, ile wiesz, że będziesz w stanie wykonać. Zbyt dużo zadań może Cię zniechęcić. Nie rób sobie też wyrzutów, gdy nie uda Ci się spełnić wszystkich postawionych celów - mało komu to się udaje. Ustal, które zadania są dla Ciebie najważniejsze i na nich skup się przede wszystkim. Jeśli brakuje Ci motywacji, a lista zadań jest długa, możesz zacząć od zadań najprostszych lub tych, które sprawiają
Ci największą przyjemność. Osiągnięcie pierwszych celów zmotywuję Cię do dalszej pracy.

Weryfikuj swoje osiągnięcia

Żeby wiedzieć, czy skutecznie zarządzasz swoim czasem, musisz mieć porównanie. Obserwuj, ile poświęcasz czasu poszczególnym zajęciom i czy włożony wysiłek przynosi oczekiwane rezultaty. Możesz również po zakończeniu przedsięwzięcia poświęcić kilka minut na zastanowienie się, czy zostało ono wykonane poprawnie, z czego jesteś zadowolony, a co należałoby poprawić? Ta wiedza przyda Ci się przy następnym podejściu.

Deleguj zadania

Nie wszystko jesteś w stanie zrobić samemu. Niektóre zadania do realizacji wymagają udziału większej ilości osób. Wtedy trzeba odpowiednio i mądrze podzielić obowiązki.

Delegowanie zadań jest jednym z najtrudniejszych i najważniejszych problemów, z jakimi spotykają się pracodawcy. Nie trudno się temu dziwić, bardzo często traktują oni swoją firmę jak własne dziecko. Podzielenie się odpowiedzialnością jest w tym przypadku bardzo trudne, jednak niezwykle potrzebne, aby firma mogła się rozwijać. Nieumiejętne podzielenie się obowiązkami może prowadzić do spadku motywacji w zespole, powstawania konfliktów, a w ostateczności do nieterminowej realizacji zaplanowanych zadań. Dlatego, aby robić to dobrze, staraj się:

-delegować zadania nieprzekraczające kompetencji pracownika;
-staraj się włączyć pracowników już w początkowej fazie projektu (ułatwi to ich
wdrożenie);
-planuj z rezerwą czasu;
-wynagradzaj za sukcesy - każdy lubi widzieć, że jego praca ma sens.

Wszystkie te zasady można również wykorzystać w innych miejscach niż firma. Również w domu mądry podział obowiązków sprawi, że cała rodzina będzie lepiej zarządzać swoim czasem. Pozwoli to również uniknąć niepotrzebnych kłótni o podział obowiązków.

Posprzątaj bałagan

Bałagan może być największym problemem, z jakim może zmierzyć się twoja produktywność. Nawet jeśli masz przygotowany plan oraz chęci do działania, może zdarzyć się, że większą część czasu przeznaczysz na szukanie potrzebnych narzędzi albo pliku w komputerze. Postaraj się, by twoje narzędzia pracy były uporządkowane. Poukładaj je tak, żebyś zawsze widział, gdzie są, i mógł ich szybko użyć. Jeśli w pracy używasz komputera, poświęć chwilę czasu na to, by posegregować foldery i pliki, tak by mieć do nich łatwy dostęp.

Podobne artykuły

Praca

Na czym polega marketing relacji i czym się wyróżnia?

Czytaj więcej >
W te wakacje wielu pracowników będzie miało krótszy urlop

Praca

Obniżony etat, to nie jedyny problem kryzysu. Zaważy to także na twoim urlopie

Czytaj więcej >
pixabay, Fz

Praca

Płaca minimalna na poziomie 3 tys. zł. Rząd podjął decyzję

Czytaj więcej >
Marek BAZAK/East News

Praca

Emerytury stażowe. Solidarność złoży projekt ustawy w Sejmie

Czytaj więcej >
pixabay, adnovak

Praca

Płaca minimalna do podniesienia. Składki ZUS też

Czytaj więcej >
Pexels/Jeremy Wong

Praca

Kodeks pracy do rewolucyjnej zmiany. Małżeństwo uratuje przed zwolnieniem

Czytaj więcej >