Nowe zasady przy kasach w Lidlu. Od 2 lutego klienci muszą się dostosować

Zmiany od lutego w Lidlu. Cyfrowa kontrola nad każdym paragonem z NIP

Początek lutego 2026 roku zapisze się w pamięci przedsiębiorców jako moment ostatecznego przejścia w erę pełnej cyfryzacji rozliczeń. Lidl, jako jeden z liderów rynku handlowego w Polsce, staje się poligonem doświadczalnym dla nowych przepisów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System ten, będący ogólnopolską platformą teleinformatyczną, służy do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (dokumentów elektronicznych o ściśle określonym formacie XML).

Czytaj więcej: Od 1 lutego polskie firmy czeka wstrząs. Nowy obowiązek grozi opóźnieniami w płatnościach

Dla przeciętnego właściciela firmy oznacza to, że każda transakcja biznesowa, nawet ta najmniejsza, znajdzie się pod natychmiastowym nadzorem administracji skarbowej. Nowe regulacje mają na celu uszczelnienie systemu podatkowego i eliminację zjawiska tzw. pustych faktur, jednak w praktyce codziennych zakupów spożywczych czy biurowych wprowadzają one niemałe zamieszanie logistyczne.

Dotychczas wystawienie faktury do paragonu wydawało się formalnością, którą załatwialiśmy niemal „od ręki” przy stanowisku kasowym. Od 1 lutego 2026 roku mechanizm ten ulega całkowitemu przeobrażeniu, ponieważ faktura przestaje być jedynie wydrukiem z kasy, a staje się zapisem cyfrowym w centralnej bazie danych.

Warto zauważyć, że zmiana ta dotyczy setek tysięcy mikroprzedsiębiorców, którzy regularnie zaopatrują się w sieciach dyskontowych. Choć Ministerstwo Finansów argumentuje, że automatyzacja procesów docelowo przyspieszy pracę księgowości i skróci czas oczekiwania na zwrot podatku VAT, pierwsze tygodnie obowiązywania nowych zasad w tak dużej skali, jak sieć Lidl mogą być sprawdzianem cierpliwości zarówno dla personelu, jak i samych kupujących.

Nowa droga po fakturę prowadzi przez biuro kierownika

Najbardziej odczuwalną zmianą dla klientów biznesowych w Lidlu będzie procedura uzyskiwania dokumentów przy zakupach o większej wartości. Zgodnie z nowymi wytycznymi, faktury do paragonów z numerem NIP, których wartość brutto przekracza kwotę 450 złotych, nie będą już generowane bezpośrednio przy kasie. Klient, po opłaceniu towaru, będzie musiał udać się do biura kierownika sklepu.

To właśnie tam zostanie wszczęta procedura wystawienia faktury ustrukturyzowanej, która następnie zostanie przesłana do nabywcy w formie elektronicznej. Takie rozwiązanie ma zapewnić poprawność integracji z systemem KSeF, ale jednocześnie oznacza, że proces zakupowy wydłuży się o czas niezbędny na dopełnienie formalności biurowych.

Taka faktura zostanie już przesłana do KSeF, a klient otrzyma jej wizualizację. Dokument będzie zawierał jeden kod QR, który umożliwi bezpośredni dostęp do faktury w systemie KSeF. - informuje resort finansów.

Co istotne, w przypadku zakupów poniżej progu 450 złotych, paragon z NIP nadal może pełnić funkcję faktury uproszczonej, o ile zawiera wszystkie niezbędne dane. Jednak przekroczenie tej magicznej bariery choćby o złotówkę uruchamia już pełną ścieżkę raportowania cyfrowego. Klienci muszą zatem przywyknąć do nowego sposobu zarządzania dokumentacją księgową, w którym papierowy wydruk staje się jedynie potwierdzeniem technicznym, a nie właściwym dokumentem podatkowym.

Zmiana ta nie dotyczy faktur imiennych wystawianych dla konsumentów prywatnych, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej. W ich przypadku obowiązek elektronicznego obiegu dokumentów w ramach KSeF nie występuje, co oznacza, że procesowanie ich zakupów pozostanie na dotychczasowych zasadach i nie będą one trafiać do centralnego rejestru.

Zobacz też: Harmonogram niedziel handlowych w 2026. Wiadomo, czy 1 lutego Polacy zrobią zakupy

Koniec z notami korygującymi i surowe rygory poprawek

Prawdziwa rewolucja kryje się jednak w sposobie poprawiania błędów na dokumentach. Z dniem 1 lutego 2026 roku Lidl całkowicie przestaje akceptować noty korygujące wystawiane przez nabywców. Jest to bezpośrednie następstwo wdrożenia KSeF, który z zasady eliminuje tę formę prostowania pomyłek.

Dotychczas, jeśli na fakturze widniał błędny adres lub literówka w nazwie firmy, nabywca mógł samodzielnie wystawić notę i przesłać ją do sprzedawcy. Teraz każda, nawet najdrobniejsza zmiana, będzie wymagała wystawienia faktury korygującej przez sprzedawcę w systemie centralnym. Proces ten staje się znacznie bardziej złożony i rygorystyczny, co w praktyce wymusza na klientach ogromną uważność już w momencie podawania danych do paragonu z NIP przy kasie.

Istnieje tylko jeden wyjątek od tej zasady: noty korygujące wystawione do 31 stycznia 2026 roku będą honorowane, pod warunkiem że dotyczą faktur wydanych przed tą datą. Po tym terminie system staje się nieubłagany.

Każda korekta musi przejść przez system e-Faktur, co oznacza, że błędny dokument musi zostać „wyzerowany” i zastąpiony nowym wpisem w bazie rządowej. To ogromne wyzwanie administracyjne dla sieci handlowych, które obsługują tysiące transakcji dziennie. Eksperci finansowi podkreślają, że nowa procedura ma wyeliminować nadużycia, ale dla małych firm może oznaczać wzrost kosztów obsługi księgowej.