Kiedy trzeba prowadzić ewidencję środków trwałych?
Czym jest środek trwały?
Ustawa o PIT definiuje pojęcie środka trwałego jako stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością oraz maszyny, urządzenia, środki transportu i inne przedmioty.
Przewidywany okres użytkowania środka trwałego powinien być dłuższy niż rok oraz wykorzystywany przez przedsiębiorcę na potrzeby związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Czym jest ewidencja środków trwałych i kto musi ją prowadzić?
Ewidencja środków trwałych jest spisem rzeczowych składników majątku, które wykorzystuje się do prowadzenia działalności gospodarczej. Do jej sporządzania zobowiązany jest przedsiębiorca prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz ryczałtowcy.
Obowiązek ten określają przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zgodnie z którym osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, obowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Prowadzanie ewidencji środków trwałych jest niezbędne do zaliczania amortyzacji w koszty działalności. W razie jej braku dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
Jakie elementy powinna zawierać ewidencja środków trwałych?
W związku z brakiem określonego wzoru ewidencji środków trwałych dokument powinien zawierać przynajmniej takie informacje, jak:
liczbę porządkową,
datę nabycia,
datę przyjęcia do używania,
określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
wartość początkową,
stawkę amortyzacyjną,
kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów,
zaktualizowaną wartość początkową,
zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.
Jak dokonywać wpisów do ewidencji środków trwałych?
Wpisu środka trwałego do ewidencji środków trwałych należy dokonać najpóźniej w miesiącu, w którym dany środek został przekazany do użytkowania. Wpis dokonywany jest na podstawie dokumentu, z którego wynika wartość początkowa środka trwałego.
Aby móc amortyzować składnik majątku, należy określić wartość początkową środka trwałego. Wartością początkową jest cena zakupu takiego środka powiększona o koszty uzyskania go, czyli koszty transportu, ubezpieczenia, montażu, opłat notarialnych, skarbowych, odsetek, prowizji, pomniejszone o należny podatek od towarów i usług (VAT niepodlegający odliczeniu zwiększa wartość początkową środka trwałego). W przypadku importu cena nabycia zawiera cło i podatek akcyzowy od przywozu składników majątku.
