Jesteś pracownikiem? 27 stycznia doznasz szoku, wchodzą rewolucyjne zmiany w urlopach

To reguluje Kodeks pracy

Polski Kodeks pracy, uchwalony jeszcze w latach siedemdziesiątych ubiegłego wieku, przez dekady stanowił sztywny gorset dla dynamicznie zmieniającego się rynku zatrudnienia. Choć ustawa ta była wielokrotnie nowelizowana, jej fundamenty pozostawały nienaruszone, strzegąc podstawowych praw osób zatrudnionych, w tym nienaruszalnego prawa do płatnego wypoczynku. Dla każdego zatrudnionego na umowę o pracę wymiar urlopu, wynoszący standardowo 20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy, jest wartością nadrzędną, której naruszenie wiąże się z surowymi karami dla pracodawcy. W praktyce gospodarczej zarządzanie pulą dni wolnych od lat nastręczało wielu trudności, zwłaszcza w sektorach o dużej rotacji kadr czy sezonowości zatrudnienia, gdzie planowanie grafików z dużym wyprzedzeniem bywa wyzwaniem.

W teorii urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystywany w naturze, co oznacza fizyczną nieobecność w firmie w celu regeneracji sił. Przepisy wskazują, że pracodawca powinien udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, choć dopuszczalne jest przesunięcie niewykorzystanych dni ostatecznie do 30 września roku następnego. Rzeczywistość korporacyjna oraz realia małych przedsiębiorstw często weryfikują te założenia, doprowadzając do kumulacji zaległych dni wolnych. Zjawisko "chomikowania" urlopu, wynikające z obawy o stabilność zatrudnienia lub chęci zachowania dni na awaryjne sytuacje, stało się problemem systemowym. Działy HR walczą z nim, wysyłając podwładnych na przymusowe wolne pod koniec roku, by uniknąć konieczności tworzenia rezerw finansowych w bilansach spółek.

Sytuacja komplikuje się w momencie rozwiązania stosunku pracy. Wówczas niewykorzystany urlop przestaje być problemem logistycznym, a staje się konkretnym zobowiązaniem finansowym. Prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni urlopowe jest jednym z nielicznych przypadków, gdy kodeks dopuszcza zamianę wypoczynku na gotówkę. Dla wielu odchodzących osób stanowi to istotny zastrzyk finansowy na start w nowym miejscu lub zabezpieczenie na czas poszukiwania kolejnego zajęcia. Dotychczasowe procedury w tym zakresie, choć teoretycznie funkcjonujące, w praktyce często prowadziły do nieporozumień i opóźnień, które nowelizacja wchodząca w życie 27 stycznia ma na celu uregulować i ograniczyć.

Tak działa wypłata ekwiwalentu za urlop

Moment rozstania z pracodawcą to zazwyczaj stresujący czas, w którym dopełnienie formalności często przysłania kwestie finansowe, choć to właśnie one bywają zarzewiem konfliktów. Procedury związane ze zwolnieniem, okresem wypowiedzenia oraz ostatecznym rozliczeniem wzajemnych zobowiązań obrosły w skomplikowaną praktykę orzeczniczą. Kluczowym elementem procesu jest ustalenie dokładnej liczby dni urlopu przysługującej pracownikowi w momencie ustania stosunku pracy. Do tej pory przepisy nie precyzowały sztywnego terminu wypłaty ekwiwalentu, a interpretacja, czy środki powinny trafić na konto w dniu rozwiązania umowy, czy w terminie wypłaty wynagrodzeń, bywała płynna. W skrajnych przypadkach zmuszało to byłych pracowników do dochodzenia swoich praw przed sądem pracy.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to świadczenie mające rekompensować brak możliwości skorzystania z płatnego wolnego w naturze. Jego wysokość zależy od tak zwanego współczynnika urlopowego, ustalanego odrębnie na każdy rok kalendarzowy, który uwzględnia liczbę dni wolnych od pracy oraz świąt. Mechanizm ten sprawia, że wartość jednego dnia urlopu może się różnić w poszczególnych latach. Dotychczasowa praktyka często wyglądała tak, że pracownik otrzymywał ostatnie wynagrodzenie w standardowym terminie wypłat, natomiast ekwiwalent był przelewany osobnym transferem, niejednokrotnie z opóźnieniem. Rodziło to chaos informacyjny i frustrację.

Brak sztywnego powiązania terminu wypłaty ekwiwalentu z terminem wypłaty ostatniego wynagrodzenia był luką wykorzystywaną przez nieuczciwych lub źle zorganizowanych pracodawców. Kredytowali się oni niejako kosztem odchodzącego personelu. Dla pracownika tracącego źródło dochodu każda kwota jest istotna, a niepewność co do daty wpływu środków za urlop utrudniała planowanie budżetu. Skutki takiego stanu rzeczy były odczuwalne nie tylko dla portfeli pracowników, ale także dla wizerunku firm, które mimo formalnego pożegnania wciąż figurowały w systemach jako dłużnicy wobec byłych podwładnych.

Zobacz też: Upada znana mleczarnia. Pracę tracą wszyscy pracownicy, dostawcy też mają kłopoty

Rewolucja w urlopach, o tym trzeba wiedzieć

Wchodząca w życie we wtorek, 27 stycznia 2026 roku, nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza zmianę, która ma uporządkować kwestię rozliczeń końcowych. Zgodnie z nowymi przepisami termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zostaje ściśle powiązany z datą wypłaty ostatniego wynagrodzenia, a w przypadku gdy termin ten przypada przed rozwiązaniem stosunku pracy, wypłata musi nastąpić w ciągu 10 dni. Oznacza to koniec z dowolnością w dzieleniu przelewów i odwlekaniem płatności pod pretekstem skomplikowanych wyliczeń. Ustawodawca uznał, że procesy te powinny być ze sobą skoordynowane, co wymusi na pracodawcach sprawniejsze zarządzanie zobowiązaniami finansowymi wobec odchodzących pracowników.

Zmiany te wpisują się w szerszy kontekst cyfryzacji działów HR, choć nie wszystkie innowacje wynikają wprost z tej konkretnej nowelizacji. Elektroniczny obieg dokumentacji pracowniczej, który funkcjonuje już na podstawie wcześniejszych regulacji, ułatwia sprawne zarządzanie urlopami. Możliwość składania oświadczeń woli, w tym wypowiedzeń, za pośrednictwem systemów teleinformatycznych czy podpisu elektronicznego, jest już standardem stosowanym przez wiele firm w celu przyspieszenia procedur. Dla działów kadr nowe zasady wypłaty oznaczają konieczność dostosowania procesów płacowych, aby sprawnie naliczać należny ekwiwalent zgodnie z nowymi wymogami terminowymi, niezależnie od tego, czy systemy sumują te kwoty automatycznie, czy wymagają ingerencji księgowej.

Wprowadzenie precyzyjnych zasad dotyczących terminów wypłaty zwiększa bezpieczeństwo finansowe zatrudnionych. Od teraz będą mieli większą pewność co do daty, w której ich konto zasili pełna kwota należnych im środków, czy to w dniu wypłaty, czy w ściśle określonym terminie po ustaniu zatrudnienia. Taka transparentność ma również wymiar psychologiczny, pozwalając na definitywne zamknięcie etapu współpracy. Polskie prawo pracy ewoluuje, dostrzegając, że w dobie bankowości natychmiastowej procedury muszą być jasne i chronić płynność finansową gospodarstw domowych.