Czas tylko do 30 września, a system gov.pl nie działa. Co grozi przedsiębiorcom za brak e-Doręczeń?

Problemy techniczne tuż przed upływem terminu mogą budzić obawy przedsiębiorców, którzy nie zdążyli jeszcze uruchomić e-Doręczeń. Kluczowe jest jednak to, jakie konsekwencje przepisy przewidują za niedopełnienie obowiązku w terminie i co należy zrobić, jeśli skrzynkę uda się założyć dopiero po 30 września.

Problemy z Biznes.gov.pl

Problem dotyczy przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 2025 rokiem, którzy do 30 września powinni uzyskać adres do e-Doręczeń i aktywować skrzynkę. Jedną z podstawowych dróg dopełnienia tego obowiązku jest złożenie wniosku za pośrednictwem serwisu Biznes.gov.pl.

- Do środy 30 września powinni więc uzyskać firmowy adres i aktywować skrzynkę - podkreśla Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych IFIRMA.PL.

Tuż przed upływem terminu pojawiły się jednak problemy z dostępnością serwisu. Użytkownicy mogą zobaczyć komunikat o czasowych utrudnieniach w dostępie do Biznes.gov.pl i CEIDG, co może uniemożliwiać złożenie wniosku. Adres do e-Doręczeń można również uzyskać w ramach aktualizacji danych we wpisie do CEIDG.

Brak e-Doręczeń po terminie. Czy przedsiębiorcy zapłacą karę?

Awaria serwisu nie oznacza jednak, że przedsiębiorcy, którzy nie zdążą przed 1 października, automatycznie muszą obawiać się kary finansowej. Jak wyjaśniają eksperci, przepisy nakładają obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń, ale nie przewidują odrębnej sankcji pieniężnej wyłącznie za przekroczenie terminu.

- Przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń, ale nie przewidują odrębnej kary pieniężnej ani sankcji wyłącznie za niedopełnienie tego obowiązku w terminie. Nie oznacza to jednak, że można go zlekceważyć. Brak skrzynki może przede wszystkim utrudniać komunikację z administracją, dlatego brak sankcji finansowej nie powinien być utożsamiany z brakiem konsekwencji - wyjaśnia Kamila Cieszkowska, ekspertka SaldeoSMART i właścicielka biura rachunkowego.

Podobnie sytuację ocenia Piotr Szulczewski, prawnik i analityk e-pity. Podkreśla, że możliwość założenia skrzynki nie zniknie po 30 września. Jeśli przedsiębiorca nie mógł złożyć wniosku z powodu awarii, powinien zrobić to możliwie szybko po przywróceniu działania systemu.

- Firmy i tak prędzej czy później nie unikną założenia skrzynki do e-Doręczeń. System po upływie terminu nie zostanie zablokowany, a wniosek należy złożyć niezwłocznie po ustąpieniu awarii. Warto przy tym zachować dowody próby rejestracji (np. zrzut ekranu błędu) – w razie ewentualnego sporu z urzędem posłużą one jako argument potwierdzający, że opóźnienie wynikało z przyczyn leżących po stronie administracji - wskazuje Piotr Szulczewski.

Cieszkowska potwierdza, że obowiązek będzie można dopełnić także po 1 października. Warto jednak zrobić to jak najszybciej, ponieważ przy późniejszej aktualizacji wpisu w CEIDG przedsiębiorca i tak będzie musiał uzupełnić dane dotyczące adresu do e-Doręczeń.

Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?

Jeśli przedsiębiorca chce dopełnić obowiązku mimo problemów z Biznes.gov.pl i CEIDG, może skorzystać z usług kwalifikowanego prywatnego dostawcy e-Doręczeń. Część operatorów udostępnia bezpłatne skrzynki przeznaczone wyłącznie do kontaktu z administracją publiczną. Płatne warianty oferują dodatkowe funkcje, takie jak korespondencja między firmami i osobami fizycznymi, archiwizacja dokumentów czy integracja z systemami przedsiębiorstwa.

- Przedsiębiorca może sam wybrać dostawcę. Musi to być tylko dostawca kwalifikowany spełniający wymogi ustawy - tłumaczy Roman Grąziewicz z Asseco Poland.

Gdy serwis rządowy działa prawidłowo, przedsiębiorca prowadzący już działalność może założyć skrzynkę w ramach aktualizacji wpisu w CEIDG. Po zalogowaniu na Biznes.gov.pl należy wybrać opcję założenia skrzynki do e-Doręczeń, wypełnić i podpisać wniosek, a następnie go wysłać.

Na wskazany adres e-mail powinien później trafić link aktywacyjny. Dopiero po jego użyciu adres do e-Doręczeń zostaje aktywowany i może służyć do odbierania elektronicznej korespondencji.