Ważna zmiana dla właścicieli nieruchomości. Uporządkuj dokumentację do tego terminu
Zarządcy nieruchomości dostali od ustawodawcy niespodziewany prezent w postaci pięciu dodatkowych lat na cyfryzację dokumentacji technicznej budynków. Zmiana przepisów ma dać oddech rynkowi, ale dla wielu podmiotów pozorne wydłużenie terminów stanie się zaraz zarzewiem sporych problemów operacyjnych i prawnych.
Tradycyjna, papierowa książka obiektu budowlanego odchodzi do lamusa, choć nieco wolniej, niż pierwotnie zakładano. Jedna kwestia pozostaje niezmienna - cyfrowy wpis musi powstać w ciągu 30 dni od spełnienia wymogów formalnych.
Właściciele nieruchomości powinni wiedzieć o zmianach w przepisach
Zgodnie z nowelizacją Prawa budowlanego z 4 grudnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1847), która weszła w życie 7 stycznia 2026 r., właściciele i zarządcy obiektów z dokumentacją założoną przed 2024 rokiem zyskali spory zapas czasu. Wcześniejsze regulacje wymuszały przejście na platformę c-KOB do końca 2026 roku.
Nowe przepisy przesunęły ten ostateczny termin aż do 31 grudnia 2031 roku. Oznacza to, że pełny obowiązek cyfrowy dla starszych nieruchomości przypadnie dopiero na początek 2032 roku. Czy to oznacza, że branża może głęboko odetchnąć? Tylko po części. Ustawodawca wprowadził bowiem twardy podział rynkowy.
Podmioty oddające obecnie nowe obiekty do użytkowania lub zakładające kolejny tom dotychczasowej dokumentacji muszą prowadzić elektroniczną książkę obiektu budowlanego od razu, bez żadnego okresu przejściowego. Dodatkowo cyfrowy wpis w c-KOB musi powstać w ciągu 30 dni od spełnienia wymogów formalnych.
Jedynym stałym wyłączeniem objęto obiekty na terenach zamkniętych, nadzorowanych przez resorty obrony czy służby specjalne, gdzie papier pozostaje bezterminowym standardem ze względów bezpieczeństwa państwa. System c-KOB stopniowo się rozrasta, ale skala zaległości adaptacyjnych w skali kraju pozostaje zagadką.
Polacy wciąż adaptują się do nowego systemu
Według lipcowych danych Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego w systemie zarejestrowanych jest 83 308 książek obiektów oraz 31 911 użytkowników. Problem polega na tym, że sam nadzór budowlany nie dysponuje pełnymi szacunkami dotyczącymi całkowitej liczby nieruchomości w Polsce objętych tym wymogiem. Trudno zatem ocenić, jaki odsetek rynku faktycznie przeniósł już swoje dane do chmury.
Wśród głównych barier wdrożeniowych państwowy organ wskazuje przede wszystkim zróżnicowany poziom kompetencji cyfrowych, co przy mocno rozproszonej strukturze własnościowej generuje spory opór materii. Przepisy Prawa budowlanego w art. 62 od lat nakładają nakaz wykonywania okresowych kontroli stanu technicznego. Z kolei art. 60b i kolejne precyzują zasady dokumentowania eksploatacji budynku.
Cyfryzacja nie tworzy przy tym żadnych nowych obowiązków weryfikacyjnych - reformuje jedynie samą formę gromadzenia danych. Zamiast zakurzonych segregatorów w kilku podziemnych archiwach, pełna historia eksploatacji, napraw i przeglądów ma być dostępna z poziomu jednego panelu. Eksperci rynku nieruchomości ostrzegają, że sześcioletni bufor czasowy daje właścicielom budynków złudne poczucie komfortu.
Trudności związane z wdrażaniem systemu c-KOB
Migracja do c-KOB w przypadku dużych portfeli komercyjnych czy mieszkalnych to skomplikowany audyt, a nie szybka operacja techniczna. W organizacjach zarządzających kilkudziesięcioma obiektami największą barierą staje się brak spójnych standardów w dotychczasowej dokumentacji.
Przeniesienie danych wymaga skrupulatnej weryfikacji kompletności protokołów z przeglądów, aktualności planów sytuacyjnych czy dowodów wykonania zaleceń pokontrolnych. Eksperci zwracają uwagę, że elektroniczna książka obiektu staje się kluczowym dowodem w sprawach sądowych i postępowaniach odszkodowawczych.
W przypadku wystąpienia awarii lub szkody majątkowej ubezpieczyciele bezwzględnie weryfikują, czy zalecenia po kontroli technicznej zostały realnie wdrożone, a nie tylko zlecone na papierze. Niekompletna historia eksploatacji bezpośrednio utrudnia też ewentualne przekazanie nieruchomości nowemu zarządcy oraz wydłuża czas reakcji podczas oficjalnych kontroli Państwowej Inspekcji Nadzoru Budowlanego.
Odpowiednie uporządkowanie archiwów i wyznaczenie imiennych ról w organizacji do zarządzania dostępami w cyfrowy system c-KOB to proces na wiele miesięcy. Odkładanie tych prac na ostatnią chwilę z pewnością zemści się na operacyjnej sprawności firm.
Obserwuj w Google News
