Kto może prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Dla kogo jest księga przychodów i rozchodów?

Podatkową księgę przychodów i rozchodów może prowadzić przedsiębiorca, który spełnia trzy warunki:

• rozlicza podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 17% i 32%) lub liniowo, według stawki 19%,

• prowadzi działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, w formie spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,

• przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo przychody spółki nie przekroczyły w poprzednim roku 2 mln euro (limit na 2020 r. wynosi 8 746 800 zł).

Jak prawidłowo prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Księgę przychodów i rozchodów zakłada się na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu całego roku podatkowego lub na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego.

Księgę można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku prowadzenia tradycyjnej, papierowej księgi przychodów i rozchodów wszystkie jej strony muszą być spięte i kolejno ponumerowane.

Prowadząc księgę w formie elektronicznej, należy:

• określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia (przepisy nie wskazują, jak powinna wyglądać taka instrukcja; może to być na przykład dołączony do księgi podręcznik opisujący zasady działania danego programu),

• stosować program komputerowy zapewniający bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz umożliwiający wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,

• przechowywać dane w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem.

Księgi takiej nie trzeba drukować. Można przechowywać ją na dysku twardym komputera zapisaną np. jako pliki PDF, które należy przechowywać w dedykowanych folderach, w porządku chronologicznym, z podziałem na poszczególne okresy rozliczeniowe.

Księgę należy prowadzić rzetelnie i w sposób niewadliwy, ponieważ nierzetelność traktowana jest jako przestępstwo skarbowe, natomiast wadliwość jako wykroczenie skarbowe, za co grozi dopłata podatku oraz kara grzywny.

Za wadliwą uznaje się ewidencję, w której występują błędy formalne, np. niezachowanie formy zbroszurowanej księgi przychodów i rozchodów, brak numeracji stron, brak chronologii.

Za nierzetelną będzie uznana księga, która:

• zawiera wpis o zdarzeniu, które w rzeczywistości nie zaistniało (np. na podstawie tzw. pustej faktury),

• nie zawiera wpisu o zdarzeniu, które rzeczywiście zaistniało (np. nieujawnienie części obrotu),

• zawiera kwoty inne niż zaistniałe w rzeczywistości (np. zaniżenie obrotu).

Dowody księgowe w księdze przychodów i rozchodów

Podstawowym zapisem w księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe, czyli faktury VAT, w tym VAT RR, dokumenty celne, rachunki, a także inne dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem – dzienne zestawienie dowodów sprzedaży, noty księgowe, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych, raporty fiskalne, opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych, dowody wewnętrzne.

Powyższe dokumenty muszą zawierać:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,

• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,

• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość,

• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,

• oznaczenie numerem lub w inny sposób, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.