Kto może prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
pixabay.com
Autor Magdalena Chajzler - 30 Listopada 2020

Kto może prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Kto może ewidencjonować przychody i koszty dla celów podatku dochodowego w księdze przychodów i rozchodów? Jak prawidłowo ją prowadzić i zachować spójność? Jak przejść z ksiąg rachunkowych na księgę przychodów i rozchodów, a jak z księgi przychodów i rozchodów na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych?

Dla kogo jest księga przychodów i rozchodów?

Podatkową księgę przychodów i rozchodów może prowadzić przedsiębiorca, który spełnia trzy warunki:

  • rozlicza podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 17% i 32%) lub liniowo, według stawki 19%,
  • prowadzi działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, w formie spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
  • przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo przychody spółki nie przekroczyły w poprzednim roku 2 mln euro (limit na 2020 r. wynosi 8 746 800 zł).

Jak prawidłowo prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Księgę przychodów i rozchodów zakłada się na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu całego roku podatkowego lub na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego.

Księgę można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku prowadzenia tradycyjnej, papierowej księgi przychodów i rozchodów wszystkie jej strony muszą być spięte i kolejno ponumerowane.

Prowadząc księgę w formie elektronicznej, należy:

  • określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego do jej prowadzenia (przepisy nie wskazują, jak powinna wyglądać taka instrukcja; może to być na przykład dołączony do księgi podręcznik opisujący zasady działania danego programu),
  • stosować program komputerowy zapewniający bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz umożliwiający wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi,
  • przechowywać dane w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem.

Księgi takiej nie trzeba drukować. Można przechowywać ją na dysku twardym komputera zapisaną np. jako pliki PDF, które należy przechowywać w dedykowanych folderach, w porządku chronologicznym, z podziałem na poszczególne okresy rozliczeniowe.

Księgę należy prowadzić rzetelnie i w sposób niewadliwy, ponieważ nierzetelność traktowana jest jako przestępstwo skarbowe, natomiast wadliwość jako wykroczenie skarbowe, za co grozi dopłata podatku oraz kara grzywny.

Za wadliwą uznaje się ewidencję, w której występują błędy formalne, np. niezachowanie formy zbroszurowanej księgi przychodów i rozchodów, brak numeracji stron, brak chronologii.

Za nierzetelną będzie uznana księga, która:

  • zawiera wpis o zdarzeniu, które w rzeczywistości nie zaistniało (np. na podstawie tzw. pustej faktury),
  • nie zawiera wpisu o zdarzeniu, które rzeczywiście zaistniało (np. nieujawnienie części obrotu),
  • zawiera kwoty inne niż zaistniałe w rzeczywistości (np. zaniżenie obrotu).

Dowody księgowe w księdze przychodów i rozchodów

Podstawowym zapisem w księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe, czyli faktury VAT, w tym VAT RR, dokumenty celne, rachunki, a także inne dokumenty stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem – dzienne zestawienie dowodów sprzedaży, noty księgowe, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych, raporty fiskalne, opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych, dowody wewnętrzne.

Powyższe dokumenty muszą zawierać:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość,
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,
  • oznaczenie numerem lub w inny sposób, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Jakie ewidencje należy prowadzić wraz z księgą przychodów i rozchodów?

Oprócz księgi przychodów i rozchodów należy prowadzić:

  • ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
  • ewidencję sprzedaży – jeżeli prowadzenie księgi zleciłeś biuru rachunkowemu i nie prowadzisz ewidencji na kasie fiskalnej,
  • ewidencję przebiegu pojazdów – jeśli samochód jest środkiem trwałym firmy, wykorzystywanym wyłącznie na cele działalności gospodarczej i chcesz odliczyć 100% wydatków na jego użytkowanie,
  • ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych – jeśli prowadzisz działalność kantorową.

Od 2020 r. nie ma natomiast obowiązku prowadzenia karty przychodów pracowników oraz ewidencji wyposażenia o wartości początkowej ponad 1 500 zł i przewidywanym okresie używania krótszym niż jeden rok.

Jak długo trzeba przechowywać księgę przychodów i rozchodów?

Księgę przychodów i rozchodów należy przechowywać w siedzibie przedsiębiorstwa lub w miejscu wykonywania działalności albo w biurze rachunkowym, które prowadzi księgę dla przedsiębiorcy. W takim przypadku przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania w firmie ewidencji sprzedaży. Powinna ona zawierać numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz wysokość tego przychodu. Jeśli przedsiębiorca prowadzi ewidencję na kasie fiskalnej, jest zwolniony z ewidencjonowania sprzedaży.

Księgę przychodów i rozchodów należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tej księgi.

Metoda kasowa i memoriałowa na przełomie roku

Za dzień poniesienia kosztu uważa się co do zasady dzień wystawienia faktury lub rachunku albo innego dowodu stanowiącego podstawę do ujęcia kosztu w księdze przychodów i rozchodów. Zasada ta nie odnosi się do kosztów na przełomie roku. W tym przypadku do wyboru są dwie metody ewidencjonowania:

  • metoda memoriałowa, w której koszty dzieli się na bezpośrednio i pośrednio związane z osiągniętym w danym roku przychodem:
    - koszty pośrednie – nie można ich jednoznacznie przyporządkować do konkretnego przychodu (np. wydatki na reklamę, czynsz), należy je ewidencjonować na podstawie daty wystawienia faktury przez twojego dostawcę,
    - koszty bezpośrednie – można je przyporządkować do przychodu, należy je ująć w tym roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody – ale tylko do dnia złożenia deklaracji podatkowej za dany rok,
  • metoda kasowa (uproszczona) polegająca na ujmowaniu kosztów w księdze przychodów i rozchodów w dniu ich poniesienia, nie trzeba dzielić tych kosztów na pośrednie i bezpośrednie oraz przyporządkowywać poniesionych kosztów do konkretnych przychodów.

Jak wygląda księga przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów zawiera 17 kolumn, a jej zawartość jest ściśle określona i wynika ze wzoru zamieszczonego w załączniku nr 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W związku z tym powinna zawierać w następującym porządku:

  1. Kolumna 1 – numer zapisów do księgi. Tym samym numerem oznaczasz dowód stanowiący podstawę zapisu.
  2. Kolumna 2 – data wynikająca z dokumentu stanowiącego podstawę wpisu.
  3. Kolumna 3 – numer faktury lub innego dowodu.
  4. Kolumna 4 i 5 – dane kontrahentów.
  5. Kolumna 6 – opis zdarzenia gospodarczego, np. zakup materiałów, czy wypłata wynagrodzeń za dany okres.
  6. Kolumna 7 –przychody ze sprzedaży.
  7. Kolumna 8 – pozostałe przychody, np. z odpłatnego zbycia składników majątku czy z otrzymanych kar umownych.
  8. Kolumna 9 – suma przychodów z kolumn 7 i 8.
  9. Kolumna 10 – zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu.
  10. Kolumna 11 – koszty uboczne zakupu, np. dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.
  11. Kolumna 12 – wynagrodzenie brutto wypłacane pracownikom.
  12. Kolumna 13 – pozostałe koszty, niewymienione w kolumnach 10–12, np. czynsz za lokal, opłata za energię elektryczną, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę.
  13. Kolumna 14 – suma wydatków z kolumn 12 i 13.
  14. Kolumna 15 – kolumna jest wolna. Można w niej wpisywać inne zdarzenia gospodarcze niż wymienione w kolumnach 1–13.
  15. Kolumna 16 – koszty działalności badawczo-rozwojowej.
  16. Kolumna 17 – uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2–16. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek.

Jak przejść z ksiąg rachunkowych na księgę przychodów i rozchodów?

Jeśli przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą indywidualnie, w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, a jego przychody za poprzedni rok spadły poniżej progu 2 mln euro, może zrezygnować z prowadzenia ksiąg rachunkowych i przejść w danym roku na księgę przychodów i rozchodów. O tym fakcie nie ma obowiązku informować urzędu skarbowego.

UWAGA! Zrezygnować z prowadzenia ksiąg rachunkowych nie mogą spółki handlowe, np. spółka akcyjna czy spółka z o.o.

Rezygnując z prowadzenia ksiąg rachunkowych, należy zamknąć księgi na koniec roku, uzgodnić salda oraz sporządzić sprawozdanie finansowe i spis z natury wszystkich towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów.

Prowadząc działalność w formie spółki jawnej osób fizycznych lub w formie spółki partnerskiej, kierownik jednostki (np. wspólnik) powinien także złożyć w KRS oświadczenie o braku obowiązku sporządzania i składania rocznego sprawozdania finansowego. Należy to zrobić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego (do 30 czerwca następnego roku).

Jak przejść z księgi przychodów i rozchodów na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych?

Przejście na ryczałt oznacza zmianę formy ewidencji. Nie ma obowiązku zgłaszać prowadzenia ewidencji przychodów w urzędzie skarbowym.

Na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych można przejść, jeśli:

  • w poprzednim roku przychody z samodzielnie prowadzonej działalności gospodarczej nie przekroczyły równowartości 250 tys. euro (w 2020 r. ta kwota odpowiada 1 093 350 zł),
  • działalność nie należy do kategorii wyłączonej z możliwości płacenia ryczałtu w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne - jest to m.in. świadczenie usług rachunkowo-księgowych czy prowadzenie apteki.

UWAGA! Nie można zmienić formy opodatkowania w trakcie roku podatkowego.

Do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca osiągnie pierwszy przychód w roku podatkowym, należy zgłosić wybór ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych do urzędu skarbowego. Jeśli działalność gospodarcza powadzona jest w formie spółki, oświadczenie o wyborze ryczałtu składają wszyscy wspólnicy do urzędów skarbowych zgodnych z miejscem zamieszkania.

Przed zmianą formy opodatkowania należy zamknąć księgę przychodów i rozchodów, dokonać spisu z natury wszystkich towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów; jak również ustalić dochód i wynikający z niego podatek.

Roczne podsumowanie księgi przychodów i rozchodów oraz ustalenie dochodu

Po zakończeniu roku podatkowego należy zamknąć księgę przychodów i rozchodów i podsumować poszczególne kwoty.

Oprócz tego należy sporządzić spis z natury, który wykonuje się na 31 grudnia każdego roku i obejmujący:

  • towary handlowe,
  • materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
  • półwyroby,
  • produkcję w toku,
  • wyroby gotowe,
  • braki i odpady.

W spisie z natury nie ujmuje się wyposażenia i środków trwałych.

Spis z natury powinien zawierać następujące dane:

  • nazwisko i imię właściciela zakładu (nazwę firmy),
  • datę sporządzenia spisu,
  • numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
  • szczegółowe określenie towaru i innych składników objętych spisem,
  • jednostkę miary,
  • ilość stwierdzoną w czasie spisu,
  • cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
  • wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
  • łączną wartość spisu z natury,
  • klauzulę „Spis zakończono na pozycji...",
  • podpisy osób sporządzających spis,
  • podpis właściciela zakładu (wspólników).

Po sporządzeniu spisu z natury należy dokonać jego wyceny w terminie 14 dni od sporządzenia spisu. Będzie to ostatni zapis w księdze podatkowej danego roku.

Określenie wartości powinno zostać dokonane według następujących kryteriów:

  • materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub nabycia (albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia),
  • półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia,
  • odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania,
  • produkcję niezakończoną przy działalności usługowej i budowlanej wycenia się według kosztów wytworzenia (nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji niezakończonej),
  • produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

UWAGA! Wartości materiałów i towarów handlowych według cen zakupu można podwyższyć o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu (np. transportu, załadunku czy ubezpieczenia). W tym celu ustala się procentowy wskaźnik kosztów ubocznych nabytych dóbr w stosunku do ogólnej ich wartości. Jednostkową cenę zakupu podwyższa się o wskaźnik.

Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, wyceniają towary, od których przysługiwało prawo odliczenia VAT, według cen netto. W pozostałych przypadkach wyceny należy dokonać zgodnie z wartością brutto.

Wartość spisu ujmuje się w ostatniej pozycji księgi przychodów i rozchodów. Spis z natury można wpisać do ewidencji według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli zostało sporządzone odrębne szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie to powinno być przechowywane łącznie z księgą. Spis z natury sporządzony na koniec roku podlega również ujęciu w księdze przychodów i rozchodów jako pierwsza pozycja nowego roku.

Ustalenie dochodu

Dochód ustala się, odejmując od przychodu koszty jego uzyskania. By ustalić koszty uzyskania dochodu, należy:

  • do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego dodać wartość zakupu towarów handlowych i materiałów,
  • odjąć wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego,
  • dodać wartość pozostałych wydatków.

Tak wyliczony dochód jest przenoszony do zeznania rocznego.

Następny artykułNie przegap żadnych najciekawszych artykułów! Kliknij obserwuj biznesinfo.pl na:Obserwuj nas na Google News Google News