Wynajmujesz mieszkanie lub biuro? Rozpoczęły się kontrole, za brak tego dokumentu zapłacisz nawet 5000 zł

Obowiązek ukryty w dokumentacji technicznej

Kluczowym momentem dla polskiego rynku nieruchomości był 28 kwietnia 2023 roku, kiedy to w życie weszły znowelizowane przepisy ustawy o charakterystyce energetycznej budynków. Zgodnie z art. 3 ust. 4 wspomnianego aktu prawnego, każdy właściciel nieruchomości ma bezwzględny obowiązek przekazania najemcy świadectwa charakterystyki energetycznej (dokumentu określającego zapotrzebowanie budynku na energię niezbędną do jego ogrzania czy przygotowania ciepłej wody).

Co niezwykle istotne, obowiązek ten nie ogranicza się wyłącznie do nowych umów zawieranych w formie aktu notarialnego. Przepis jest bezlitosny – dotyczy każdej formy udostępnienia lokalu, nawet jeśli porozumienie zostało zawarte drogą mailową, przez portal ogłoszeniowy czy po prostu uściskiem dłoni przy odbiorze kluczy.

Dlaczego ten dokument budzi tyle emocji? Świadectwo charakterystyki energetycznej to nic innego jak "etykieta energetyczna" lokalu. Ma ona informować potencjalnego najemcę, czy mieszkanie, które zamierza wynająć, nie okaże się energetyczną studnią bez dna, generującą bajońskie rachunki za ogrzewanie w okresie zimowym.

W dobie galopujących cen mediów taka informacja stała się fundamentalnym parametrem rynkowym, jednak właściciele masowo ignorują ten wymóg, postrzegając go jedynie jako kolejną biurokratyczną kłodę rzuconą pod nogi przez ustawodawcę. Problem polega na tym, że ignorancja w tym przypadku może zostać wyceniona przez sąd na kwotę do 5000 złotych grzywny, co dla wielu drobnych inwestorów stanowi równowartość dwu- lub trzymiesięcznego zysku z najmu.

Wielu wynajmujących żyje w przekonaniu, że skoro transakcja odbywa się bez udziału notariusza, to nikt nie dowie się o braku certyfikatu. O ile przy sprzedaży nieruchomości rejent ma obowiązek odnotować fakt przekazania dokumentu i pouczyć o konsekwencjach jego braku, o tyle w procesie najmu kontrola wydaje się iluzoryczna.

Policja ani urzędy skarbowe nie dostają automatycznych powiadomień o zawieranych umowach cywilnoprawnych, co utwierdza właścicieli w fałszywym poczuciu bezpieczeństwa. To jednak krótkowzroczne podejście, ponieważ organy nadzoru zaczynają wdrażać mechanizmy wyrywkowej weryfikacji, a głównym źródłem informacji o nieprawidłowościach stają się sami najemcy.

Konflikt o kaucję może skończyć się interwencją urzędników

Zjawisko, które zaczyna dominować na forach prawniczych i grupach dla wynajmujących, to wykorzystywanie braku świadectwa charakterystyki energetycznej jako karty przetargowej w sporach o zwrot kaucji lub stan techniczny mieszkania. Wcześniej najemcy byli w takich sytuacjach na straconej pozycji, musząc udowadniać swoje racje przed sądem cywilnym.

Dziś wystarczy jedno pismo do odpowiedniego inspektoratu, by postawić właściciela pod ścianą. Najemcy, świadomi że właściciel zignorował ustawowy obowiązek, używają groźby donosu o braku dokumentu jako broni, która ma skłonić wynajmującego do odstąpienia od roszczeń za zniszczone panele czy niepomalowane ściany.

Sytuacja jest o tyle skomplikowana, że koszt sporządzenia świadectwa przez uprawnionego audytora to wydatek rzędu od 300 do 800 złotych, zależnie od lokalizacji i typu lokalu. Porównując to z potencjalną grzywną w wysokości 5000 złotych, kalkulacja wydaje się prosta, a jednak oszczędność kilkuset złotych wciąż wygrywa z rozsądkiem.

Właściciele argumentują swoją niechęć skomplikowanym procesem pozyskiwania danych technicznych budynku od zarządców nieruchomości lub wspólnot, które nie zawsze chętnie współpracują w tym zakresie. Warto jednak pamiętać, że dokument ten jest ważny przez 10 lat, o ile w lokalu nie przeprowadzono termomodernizacji zmieniającej jego zapotrzebowanie na energię.

Eksperci rynku nieruchomości wskazują, że brak świadectwa może mieć jeszcze jedną, rzadziej omawianą konsekwencję. Jeśli najemca udowodni przed sądem, że rzeczywiste koszty ogrzewania drastycznie odbiegają od standardów dla danej klasy budynków, o których nie został poinformowany z powodu braku certyfikatu, może domagać się obniżenia czynszu lub nawet odszkodowania. To stawia właścicieli w niezwykle ryzykownej pozycji, gdzie oszczędność na etapie przygotowania lokalu otwiera furtkę do wieloletnich roszczeń finansowych.

Zobacz też: Tak unikniesz podatku od darowizny. Wielu Polaków wciąż o tym nie wie

Rośnie presja na właścicieli biur i lokali usługowych

Choć na ten moment egzekwowanie przepisów faktycznie opiera się głównie na skargach obywatelskich, widać wyraźny trend w stronę pełnej cyfryzacji i automatyzacji nadzoru. Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków oraz systemy Ministerstwa Rozwoju i Technologii są stale integrowane, co w przyszłości pozwoli na automatyczne parowanie danych z ogłoszeń o najmie z bazą wydanych certyfikatów. Już teraz portale ogłoszeniowe wprowadzają pola obowiązkowe dotyczące klasy energetycznej, co jest pierwszym krokiem do stworzenia przejrzystego katalogu ofert zgodnych z prawem.

Dla właścicieli biur i lokali usługowych presja jest jeszcze większa. W sektorze komercyjnym transparentność energetyczna stała się elementem strategii ESG (środowisko, społeczna odpowiedzialność i ład korporacyjny), a brak odpowiednich dokumentów może dyskwalifikować nieruchomość w oczach korporacyjnych najemców. Firmy nie mogą pozwolić sobie na ryzyko prawne związane z użytkowaniem lokalu, który nie spełnia wymogów ustawowych, co sprawia, że posiadanie świadectwa staje się standardem rynkowym szybciej niż wymuszają to same kontrole urzędowe.