To obowiązek każdego właściciela nieruchomości. Za brak dokumentu nawet 5 tys. zł kary

Nowe standardy informacyjne na polskim rynku nieruchomości

Rynek nieruchomości w 2026 roku funkcjonuje w warunkach pełnej cyfryzacji i zaostrzonych norm unijnych, które kładą ogromny nacisk na to, jak budynki radzą sobie z zatrzymywaniem ciepła i zużyciem energii. Świadectwo charakterystyki energetycznej (dokument określający zapotrzebowanie na energię niezbędną do zaspokojenia potrzeb związanych z użytkowaniem budynku) przestało być jedynie ciekawostką dla pasjonatów ekologii.

To oficjalna metryka obiektu, która w precyzyjny sposób opisuje, ile prądu, gazu czy ciepła z sieci miejskiej pochłonie dana przestrzeń w ciągu roku. Dokument ten zawiera wskaźniki zapotrzebowania na energię użytkową, końcową oraz pierwotną, a także emisję dwutlenku węgla. Dla przeciętnego Kowalskiego najważniejszą informacją jest jednak to, że certyfikat ten stał się nieodzownym elementem niemal każdej transakcji, a jego brak paraliżuje procesy notarialne.

Wprowadzenie tych regulacji wynika bezpośrednio z unijnych dyrektyw, które nakazują państwom członkowskim monitorowanie standardów energetycznych zasobów mieszkaniowych. Państwo egzekwuje ten obowiązek, aby wymusić na właścicielach modernizację najstarszych i najbardziej energochłonnych budynków, co w skali makro ma doprowadzić do znacznej redukcji emisji gazów cieplarnianych.

Informacja o klasie energetycznej pozwala potencjalnemu najemcy lub kupującemu oszacować realne koszty utrzymania lokalu, zanim jeszcze podpisze jakąkolwiek umowę. Bez tego dokumentu konsument pozostawałby w niepewności, narażając się na nieprzewidziane wydatki związane z niedogrzaniem lokalu lub nieszczelnymi oknami, co w dobie wysokich cen surowców energetycznych ma kluczowe znaczenie dla domowego budżetu.

Trzy sytuacje, w których ten dokument staje się niezbędny

W 2026 roku prawo precyzyjnie wskazuje trzy kluczowe momenty, w których posiadanie świadectwa charakterystyki energetycznej nie jest wyborem, lecz twardym obowiązkiem ustawowym. Pierwszym i najbardziej powszechnym scenariuszem jest sprzedaż nieruchomości na rynku wtórnym. Notariusz przy sporządzaniu aktu notarialnego ma obowiązek odnotować w treści dokumentu, że świadectwo zostało przekazane nabywcy. 

Jeśli sprzedający go nie posiada, urzędnik musi pouczyć strony o grożącej karze grzywny. Druga sytuacja dotyczy wynajmu lokalu – niezależnie od tego, czy mówimy o mieszkaniu w bloku, czy o lokalu użytkowym. Właściciel musi udostępnić certyfikat najemcy w momencie podpisywania umowy.

Trzeci przypadek obejmuje nowo wybudowane budynki, gdzie świadectwo jest załącznikiem do zawiadomienia o zakończeniu budowy lub wniosku o pozwolenie na użytkowanie.

Warto zadać sobie pytanie: kto właściwie odpowiada za brak tego dokumentu? Litera prawa nie pozostawia tu złudzeń – odpowiedzialność spoczywa wyłącznie na właścicielu lub zarządcy nieruchomości. To on musi zadbać o to, by uprawniony audytor sporządził stosowne wyliczenia. Czy można uniknąć tego obowiązku? Wyłączenia są bardzo nieliczne i dotyczą głównie budynków mieszkalnych przeznaczonych do użytkowania nie dłużej niż 4 miesiące w roku, obiektów zabytkowych (o ile nie dokonano w nich zmian naruszających ich charakter) oraz wolnostojących budynków o powierzchni użytkowej poniżej 50 metrów kwadratowych.

Dla zdecydowanej większości uczestników rynku ścieżka na skróty jest jednak zamknięta. Dokument zachowuje swoją ważność przez 10 lat, chyba że w międzyczasie przeprowadzono termomodernizację, która zmieniła charakterystykę energetyczną budynku – w takim przypadku konieczne jest sporządzenie nowej ekspertyzy.

Zobacz też: Pellet bije rekordy cen, Polacy kombinują ze zbożem. Ekspert ostrzega: Jeden błąd i po piecu

Finansowe konsekwencje ignorowania przepisów

Brak świadectwa charakterystyki energetycznej to ryzyko, które w 2026 roku wyceniane jest przez system sprawiedliwości wyjątkowo wysoko. Kara grzywny za niedopełnienie tego obowiązku może wynieść nawet 5 000 złotych. Choć sądy często orzekają niższe kwoty, najwyższa sankcja grozi w sytuacjach, gdy właściciel świadomie wprowadza w błąd drugą stronę transakcji lub uporczywie ignoruje wezwania do uzupełnienia dokumentacji. 

Grzywna jest nakładana na podstawie przepisów Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia, co oznacza, że sprawa trafia na drogę sądową. Warto przy tym pamiętać, że koszt samego dokumentu jest niewspółmiernie niższy niż potencjalna kara. W 2026 roku cena sporządzenia świadectwa dla mieszkania oscyluje w granicach od 400 do 700 złotych, natomiast w przypadku domów jednorodzinnych kwoty te zaczynają się od około 800 złotych i mogą sięgać 1 200 złotych w zależności od skomplikowania bryły i lokalizacji.

Inwestycja w certyfikat jest więc racjonalnym krokiem nie tylko z punktu widzenia legalności transakcji, ale i czystego rachunku ekonomicznego. Co więcej, brak dokumentu przy sprzedaży może stać się dla kupującego argumentem do negocjacji ceny lub, w skrajnych przypadkach, roszczeń z tytułu rękojmi za wady prawne nieruchomości. Państwowe służby coraz częściej weryfikują obecność numerów świadectw w centralnym rejestrze prowadzonym przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Każdy certyfikat musi zostać tam wprowadzony przez osobę uprawnioną, co generuje unikalny numer identyfikacyjny.